Henning Mallok, Vertriebsleiter von gds – global document solutions
Sie sind nicht sonderlich beliebt, doch unentbehrlich – und im Regelfall sogar gesetzlich vorgeschrieben: Technische Dokumentationen von der Betriebsanleitung bis zu Konformitätserklärungen. Werden die Anleitungen ohne Redaktionssystem erstellt, bestehen sie nicht selten aus sehr großen Word-Dokumenten und sind meist kompliziert in der Handhabung und Verwaltung des inhaltlichen Informationsbestandes. Formatfehler, falsche Umbrüche und Schwierigkeiten bei der Kapitelnummerierung sind bei der Erstellung an der Tagesordnung. Und doch sind Dokumentationen unentbehrlich: Sie müssen den Anwender zum sicheren und effizienten Umgang mit einer Anlage befähigen, die EG-Maschinenrichtlinie schreibt sie obendrein zwingend vor.
Ist eine Betriebsanleitung fehlerhaft, kann dies für den Hersteller beträchtliche Haftungstatbestände nach sich ziehen. Für die Technischen Redakteure der Bentec GmbH, einem der führenden Hersteller von Maschinen und Anlagen im Bereich Tiefbohrtechnik, ist die Arbeit an einer Dokumentation nicht nur in dieser Hinsicht ein anspruchsvolles Unterfangen: Bohranlagen für die Öl- und Gasindustrie sind komplexe Produkte. Für die redaktionelle Aufbereitung müssen die relevanten Daten in der Regel aus den Dokumentationen der selbstgefertigten Komponenten sowie zahlreicher Zulieferprodukte zusammengestellt werden.
Modularisierung der Dokumentation
Ohne eine übergeordnete und modulare Verwaltung der Inhalte ist eine mehrsprachige Ausarbeitung, Verwaltung und Publizierung von Anleitungen zeitaufwendig und kostenintensiv – so auch bei Bentec. Dort wird mit jedem Produkt eine 200 bis 300 Seiten umfassende Anleitung in der Sprache des Ziellandes ausgeliefert. Um diese Vorgänge zu vereinfachen, setzt das Unternehmen das Redaktionssystem docuglobe ein. Die Lösung arbeitet mit wiederverwendbaren Textbausteinen. Ändern sich Teile eines sogenannten Informationsmoduls, werden die Anpassungen automatisch im ganzen Dokumentenstamm übernommen.
Die Inhalte lassen sich dank dieses Aufbaus in unterschiedlichen Dokumenten mehrfach verwenden, wenn inhaltliche Schnittmengen es ermöglichen. So gibt es zwischen den verschiedenen Bohranlagentypen bei Bentec zum Beispiel große Gemeinsamkeiten bei Hebewerken, Drehtischen, Bohrstangenantrieben oder Spülpumpen.
Auf diese Weise greifen die Technischen Redakteure auf einen wachsenden Pool finalisierter Inhalte zu. Das steigert die Datenkonsistenz der Betriebsanleitungen und der Fokus verschiebt sich auf die produktspezifischen Inhalte eines Projekts. So konzentrieren sich die Mitarbeiter auf auftragsspezifische Elemente wie Schallschutz- und Beheizungsmaßnahmen, Footprints oder Mobilitätskomponenten. Dazu auch Martin Ostmeier, Technischer Redakteur bei Bentec: „Hauptsächlich sind wir schneller als früher, weil unsere Redakteure keinen Arbeitsaufwand in die Erstellung der redundanten Komponenten unserer Bohranlagen investieren müssen.“
Neben den Vorteilen für Technische Redakteure zahlt sich der Einsatz von docuglobe auch für Konstrukteure und Entwickler aus. Insbesondere dann, wenn es sich um Anlagen handelt, die zwar individuell und kundenspezifisch angepasst werden, aber auf einer identischen Datenbasis aufbauen. Hier können Entwickler bei Folgeaufträgen auf die Stammdaten einmalig angelegter Baugruppenbestandteile zurückgreifen und von der stringenten Projektdokumentation profitieren.
Übersetzungen und Ausschreibungen
Neben beschleunigten Arbeitsabläufen in der Redaktion profitiert Bentec von reduzierten Kosten bei Übersetzungsdienstleistungen. Darüber hinaus wird docuglobe für die Erstellung von Angeboten und Ausschreibungen im Bentec-Vertrieb eingesetzt. Hier wurden die Prozesse auf ähnliche Weise wie im Bereich der Technischen Dokumentation verschlankt: Denn auch Vertriebsdokumente bestehen zum großen Teil aus wiederkehrenden Inhalten, die mit Hilfe des Redaktionssystems immer wieder zu neuen Varianten zusammengesetzt werden können. Der Zusammenstellungsprozess wird für die Vertriebsmitarbeiter von Bentec durch eine Dialogsteuerung deutlich erleichtert.
Fazit
Generell wird in Unternehmen beim Thema Redaktionssysteme nach wie vor eher zögerlich umgedacht: 2005 nutzten nur 20 Prozent der Unternehmen laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (tekom) entsprechende Content Management Systeme. Im vergangenen Jahr waren es immerhin schon 40 Prozent. Weitere zehn Prozent sind dabei, ein entsprechendes System einzuführen oder suchen nach passenden Anbietern. „Diese Zahlen sind mit Vorsicht zu genießen“, sagt Ulrich Pelster, Geschäftsführer der gds-Gruppe, die das Redaktionssystem docuglobe entwickelt hat – denn die Erhebung beschränkte sich auf tekom-Mitglieder. „Insgesamt verzichten immer noch schätzungsweise 90 Prozent der Unternehmen auf geeignete Softwarelösungen.“
Dabei können über entsprechende Systeme wesentliche Vereinfachungen im Workflow realisiert, potenzielle Fehlerquellen eliminiert und Kosten gesenkt werden. 50 Prozent der befragten Anwender der tekom-Studie beurteilten die Kosten-Nutzen-Relation positiv, weitere 16 Prozent sogar sehr positiv. Vor allem in Hinblick auf die weitere Vernetzung von Prozessen in der Produktion sieht Pelster Handlungsbedarf: „Auf dem Weg zur Industrie 4.0 machen sich viele Unternehmen derzeit intensiv Gedanken über Potenziale der Effizienzsteigerung durch Vernetzung. Die Technische Dokumentation aber wird hierbei noch immer vernachlässigt. So bleiben die Chancen zum Aufbau eines integrierten Wissensmanagements häufig ungenutzt.“
Henning Mallok, Vertriebsleiter von gds – global document solutions. Das Unternehmen steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Das Redaktionssystem docuglobe ist bei über 400 Unternehmen im Einsatz und sorgt für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung.
