Vor und hinter den Kulissen von Supplier Portalen

Autor – Michael Haak, Product Manager, ReadSoft AG

Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung bearbeiten tagtäglich Nachfragen von Lieferanten, die sich nach dem Status von Bestellungen und Rechnungen erkundigen: Wurden neue Bestellungen getätigt? Könnten Sie die Auftragsnummer bestätigen? Wurde die Rechnung bereits bearbeitet? Wann kann ich mit dem Zahlungseingang rechnen? Entsprechend viel Zeit verbringen Mitarbeiter mit der Klärung und Beantwortung dieser Fragen, mit der Korrektur bei abweichenden Bestelldaten und mit der Aktualisierung von Lieferanten-Stammdaten.

Dieser Aufwand lässt sich mit einem Lieferantenportal spürbar reduzieren. Ein sogenanntes Supplier Portal ermöglicht es Lieferanten, Rechnungen direkt aus den hinterlegten Bestelldaten zu erzeugen und zu versenden, Anhänge hochzuladen und den aktuellen Bearbeitungsstatus jeder Rechnung einzusehen. Darüber hinaus können Dienstleister und Lieferanten ihre Stammdaten im Supplier Portal einsehen, verwalten und bei Bedarf selbst aktualisieren. Rechnungsempfänger müssen dafür nicht notwendigerweise zusätzliche Hard- oder Software installieren, wenn sie sich für eine webbasierte Lösung entscheiden, die als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wird.

Kommunikationskanal für den Zahlungsverkehr

Der Rechnungsempfänger kann mit einem zentralen Portal zur Bestellungs- und Rechnungsverwaltung die damit verbundenen Prozesse erheblich beschleunigen ‒ vor allem durch die Reduzierung telefonischer Nachfragen. Die Generierung der Rechnungen aus den Bestelldaten durch den Lieferanten sorgt zudem für eine spürbar optimierte Datenqualität und durch die erhöhte Transparenz verbessern sich die Lieferantenbeziehungen. Darüber hinaus sorgt die elektronische Übermittlung dafür, dass die Rechnungsdaten schneller weiterverarbeitet werden können; sie müssen dann nicht noch zusätzlich für die Zahlung aufbereitet werden.

Unternehmen können es ihren Lieferanten freistellen, ob sie das Supplier Portal für den Informationsaustausch nutzen möchten, und ihnen individuell einzelne Funktionalitäten zur Verfügung stellen – beispielsweise die Berechtigung, die Stammdaten eigenständig zu ändern. Sie laden den Lieferanten ein, sich online über einen sicheren Zugang zu registrieren. Nimmt er die Einladung an, werden die Daten bei der Registrierung gegen bekannte Stammdaten im System validiert und der Lieferant wird für die Nutzung des Supplier Portals freigeschaltet. Eine weitere attraktive Funktion eines Supplier Portals sind sogenannte dynamische Skonti: Dabei können Lieferanten dem Kunden je nach Zahlungsziel unterschiedliche Skonti anbieten – je schneller die Zahlung erfolgt, desto höher und flexibler können Skonto-Anreize gegeben werden. Da das Supplier Portal bei sämtlichen Transaktionen als einheitlicher, zentraler Kommunikationskanal fungiert, ist die komplette Korrespondenz jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Netzwerkeffekt oder individuelles Branding

Ein Supplier Portal lässt sich entweder klassisch on-premise implementieren oder als Software-as-a-Service-(SaaS)-Lösung. Das Lieferantenportal auf den hausinternen Servern zu installieren, bietet sich vor allem für große Konzerne an, die Wert auf eine eigene Software legen, die zudem entsprechend gebrandet ist. Ein individuelles Branding kommt jedoch auch für diejenigen Unternehmen in Frage, die die Vorteile der Cloud schätzen. Es handelt sich dann um eine individuelle Anwendung aus der Cloud, die allein von dem betreffenden Unternehmen und seinen Lieferanten genutzt wird.

Bei einem Cloud Portal hingegen, das unbegrenzt viele Unternehmen einschließlich deren Lieferanten gemeinsam verwenden können, müssen Anwender auf ein individuelles Branding verzichten. Dafür profitieren sie von dem Netzwerkeffekt, der sich hier einstellt, sowie von den generellen Vorteilen von Cloud Computing (flexible Inanspruchnahme von IT-Strukturen, die nicht inhouse betrieben werden müssen, automatisierte Updates, eine hochskalierbare Installation etc.). Ein Lieferant kann somit idealerweise die Rechnungsstellung für sämtliche seiner Kunden über ein und dieselbe Cloud-Anwendung abwickeln. Das macht die Verwendung des Supplier Portals für Lieferanten attraktiver, wovon wiederum die Auftraggeber-Unternehmen profitieren: Diese können im besten Fall alle ihre Lieferanten für die Nutzung des Portals gewinnen und so ihre Kreditorenbuchhaltung einheitlich optimieren.

Die von der übrigen Unternehmens-IT entkoppelte Architektur des Portals sorgt dabei für zusätzliche Datensicherheit. Die Synchronisation mit dem SAP-System, um die erstellten Rechnungen für anschließende Geschäftsprozesse zugänglich zu machen, erfolgt einseitig von innen nach außen. Dazu wird einmalig festgelegt, in welchen Abständen sich das SAP-System mit dem Supplier Portal synchronisieren soll. Viele Unternehmen haben einen oder zwei feste Wochentage, an denen Rechnungen bezahlt werden – die Synchronisation kann beispielsweise auf den Morgen dieser Tage terminiert werden.

Lieferantenportal ‒ Rechnungsstatus

E-Invoicing Portal: automatisierte Rechnungsverarbeitung

Eine weitere Möglichkeit, die Rechnungsverwaltung zu optimieren, bietet ein sogenanntes E-Invoicing Portal – eine Portallösung, die den Eingang, die Verarbeitung sowie den Ausgang von elektronischen Rechnungen automatisiert. Unternehmen erhalten Rechnungen meist in unterschiedlichen Formaten: Papierrechnungen, E-Mail-Rechnungen, PDF-Rechnungen, EDI-Rechnungen, Rechnungen im XML-Standardformat ZUGFeRD etc. Mit einem E-Invoicing Portal lassen sich sämtliche Formate schnell und effizient verarbeiten: Die zentrale E-Invoicing-Plattform, an die das ERP-System des Unternehmens angebunden wird, fungiert als Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangskanal. Alle eingehenden Rechnungen konvertiert die Software automatisiert in das vom Rechnungsempfänger gewünschte Format. Die Eingangsrechnungen werden für den Nutzer übersichtlich in einem Dashboard dargestellt.

Unternehmen können bei Rechnungsprozessen 60 bis 80 Prozent der Kosten einsparen, wenn sie papierbasierte Prozesse durch automatisierte, elektronische Abläufe ersetzen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Marktstudie des Beratungsunternehmens Billentis zum Thema E-Invoicing [1]. Mit einer E-Invoicing-Lösung in Verbindung mit einem Lieferantenportal könnte beispielsweise ein großes Telekommunikationsunternehmen seinen Aufwand für die Bearbeitung von 1,2 Millionen Rechnungen von 40.000 Lieferanten erheblich reduzieren: Allein aufgrund des Supplier Portals würde sich die Anzahl von 9.500 Rückfragen, die die Mitarbeiter innerhalb eines Monats bewältigen müssten, halbieren.

Zukunftsszenario: Cloud Business-System

Viele Unternehmen sind derzeit dabei, einzelne Buchhaltungsprozesse wie die Rechnungsbearbeitung über eine SaaS-Lösung in die Cloud auszulagern. Konsequent weitergeführt, könnte die Entwicklung in einem Zukunftsszenario wie diesem münden: Unternehmen beziehen die Softwarelösungen für sämtliche Buchhaltungsprozesse – vom Stammdatenmanagement über Finanzprozesse bis zum Reporting – flexibel aus einem sogenannten Cloud Business-System (CBS). Dabei sind Lieferanten und Auftraggeber über Portale miteinander vernetzt und können darüber Geschäftsprozesse nach definierten Workflows effizient steuern. Das Cloud Business-System eines Softwareanbieters bedient im Idealfall alle auf dem Markt erhältlichen ERP-Systeme und deren verschiedene Versionen. Ist es mit bestimmten ERP-Systemen nicht kompatibel, können die betroffenen Unternehmen das Cloud Business-System eines anderen Anbieters nutzen, das sich dann wiederum mit anderen Cloud Business-Systemen vernetzen lässt. Schließlich sind solche Systeme nicht nur für den Bereich Buchhaltung denkbar, sondern für viele weitere Geschäftsprozesse, beispielsweise das Personalmanagement. Die vielfältigen Vorteile einzelner Portallösungen potenzieren sich somit in einem übergreifenden CBS-Portal.

Quellennachweis:
[1] „E-Rechnung. Drei Impulsgeber verändern den Markt.“ Studie, Billentis, Oktober 2014, eBook/PDF, 148 Seiten, http://info.readsoft.com/DEeInvoicingCampaign_Oct14_Rechnungsverarbeitung-KMU.html.

www.readsoft.de

Michael Haak, Product Manager bei der ReadSoft AG, einem führenden Lösungsanbieter für Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die deutsche ReadSoft AG ist eine Tochter der schwedischen ReadSoft Gruppe. Weltweit beschäftigt ReadSoft über 500 Mitarbeiter. Auf dem deutschen Markt ist das Unternehmen seit 1996 aktiv und hat heute in den Niederlassungen in Frankfurt, Hamburg und Berlin über 120 Mitarbeiter.