Autor – Klaus Lindinger, Sales and Business Development Director Deutschland bei der Diligent Corporation
Die Anforderungen an die Führungs- und Kontrollgremien in Unternehmen werden immer größer. Nicht zuletzt, weil die Öffentlichkeit Geschäftsführung und Aufsichtsrat zunehmend schärfer beobachtet. Im Zuge dessen spielt Kommunikation eine tragende Rolle, um Entscheidungen zu treffen und entschlossen vorzugehen. Die digitale Revolution der vergangenen Jahre, einhergehend mit Echtzeitkommunikation, verlangt den Führungskräften von heute daher zunehmend 24/7-Erreichbarkeit und immer schnellere Entscheidungen ab.
Bei der Umsetzung dieser Anforderungen sind zeitgemäße Antworten gefragt – um die Kommunikation zu erleichtern und den Workflow in den Unternehmen zu beschleunigen. Die Richtung ist dabei eindeutig: weg von den herkömmlichen Papierunterlagen, hin zur digitalen Vorstandskommunikation. Die Lösung können Board Portale sein, um die Zusammenstellung, Verteilung und Aktualisierung von Geschäftsunterlagen zu vereinfachen. Damit werden effiziente und sichere Kommunikationsprozesse auf den höchsten Führungsebenen in Unternehmen ermöglicht.
Kommunikation auf höchster Ebene
Bei Board Portalen handelt es sich um Software-as-a-Service-Angebote, mit deren Hilfe Führungsgremien Sitzungsunterlagen erhalten und Informationen teilen können. Board Portal-Lösungen übernehmen die sichere digitale Verwahrung von Unterlagen wie Berichten, Arbeitsdokumenten und Anlagen für Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen sowie von archivierten Dokumenten aus vorherigen Meetings. Zusätzlich stellen Vorstandsportale Informationen des Führungsgremiums wie Statuten, Ausschusssatzungen und Nachfolgepläne bereit. Ebenso gehören Terminkalender und ein Adressbuch zum Funktionsumfang. Die Mitglieder des Führungsgremiums können die Dokumente mit persönlichen Kommentaren versehen, ihre Kommentare mit anderen Mitgliedern ihrer Wahl teilen oder über Beschlüsse abstimmen und an Befragungen teilnehmen.
Um die Daten immer in der richtigen Version zur Verfügung zu stellen, können diese durch das Sekretariat des Führungsgremiums mit minimalem Aufwand aktualisiert werden. Auch lassen sich Zugriffsberechtigungen in der Weise festlegen, dass bestimmte Dokumente nur für ausgewählte Mitglieder zugänglich sind. Berechtigungen können dabei jederzeit neu angepasst werden. Anwender stellen darüber hinaus schnell fest, dass ausgereifte Board Portale viele Eigenschaften aufgreifen, die die Arbeit mit Papierunterlagen bisher praktisch gemacht haben. Hierzu zählen das schnelle Durchblättern, Reiter und Lesezeichen zur besseren Übersicht setzen sowie handschriftliche Anmerkungen, Markierungen und Haftnotizen hinzuzufügen. Nicht zuletzt kann das Unternehmenssekretariat die Direktoren über Aktualisierungen informieren, während diese das Portal als Basis für ihre Diskussionen verwenden.
Für welche Unternehmen lohnen sich Board Portale?
Für die Entscheidungsträger in den Unternehmen bedeutet ein Board Portal jederzeitigen Zugriff über Tablets oder Laptops auf die aktuellsten Versionen der Sitzungsunterlagen – online und offline. Außerdem vereinfachen die Portale den Umgang mit den zahlreichen Berichten, Tabellen und Anlagen, die oft Teil der Sitzungsunterlagen sind. Die Entscheider haben Informationen und Aktualisierungen früher zur Hand, können schneller auf aktuelle und archivierte Materialien zugreifen und sich vorab mit anderen Mitgliedern abstimmen.
Seit über zehn Jahren auf dem Markt, sind Board Portale mittlerweile wesentlich benutzerfreundlicher geworden und werden inzwischen nicht nur von börsennotierten Unternehmen, sondern von Organisationen jeglicher Größe genutzt, darunter Privatunternehmen, Stiftungen, Behörden und Kommunalverwaltungen. Jede Organisation, deren Führungsmitglieder sich häufig an unterschiedlichen Orten aufhalten, kann von einem Board Portal profitieren, ebenso wie jene, bei denen große Mengen an Informationen für die Führungsgremien anfallen.
Und das Thema Datensicherheit?
Board Portale können die Lösung für Führungskräfte sein, um in kürzerer Zeit bessere Entscheidung zu treffen. Was bleibt, sind Fragen des Datenschutzes. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, verfolgen die führenden Board-Portal-Anbieter verschiedene Strategien zum Datenschutz: Sie verfügen über eigene Server, die in hochsicheren Rechenzentren stehen. Dort werden die Daten jedes Kunden getrennt von denen anderer verwahrt, auch werden sämtliche Daten mithilfe bewährter Verschlüsselungstechnologien geschützt.
Die Arbeitsprozesse des Portals folgen international anerkannten Branchenstandards für den Umgang mit vertraulichen Informationen. Und da das Portal zentral durch das Unternehmenssekretariat oder speziell autorisierte Mitarbeiter des jeweiligen Kunden kontrolliert wird, lässt sich der Zugriff bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts unterbinden – insgesamt also gute Voraussetzungen, die Sicherheit von Board Portalen zu gewährleisten.
Board Portale – Nachgefragt
Bisher sind digitale Lösungen für Vorstands- und andere Gremiensitzungen hierzulande eher Geheimtipps für Insider als gängige Praxis – in Deutschland setzen erst wenige Firmen Board Portale ein. In anderen Ländern dagegen gehören diese Lösungen zum Unternehmensalltag.
Das DOK.magazin sprach mit einem Experten auf diesem Gebiet, Klaus Lindinger, Sales and Business Development Director Deutschland bei der Diligent Corporation, und fragte nach: Wie steht es um die Board Portal Lösung in Deutschland?
Wer setzt Board Portale ein?
Board Portale, in unserem Falle Diligent Boards, verwenden Teams im Senior Management, nicht-geschäftsführende Mitglieder der Geschäftsleitung und Aufsichtsräte. Auch die Administratoren, die diese Gremien unterstützen, setzen Diligent Boards ein. Unter unseren Anwendern finden Sie führende Unternehmer wie berühmte Politiker und sogar weltbekannte Wissenschaftler. Seit Januar 2015 arbeiten wir mit mehr als 3.000 Organisationen weltweit zusammen. Die Zahl der einzelnen Anwender in diesen Organisationen übersteigt inzwischen die 100.000er Marke. Auch in Deutschland werden Diligent Boards bei einigen namhaften Partnern eingesetzt, darunter drei der 30 führenden Aktiengesellschaften im DAX, z.B. die Deutsche Börse.
Wie sicher sind Board Portale?
Vergleichsweise sehr sicher! Obwohl sich ein Restrisiko in der IT leider nie ganz ausschließen lässt. Jedoch ist das relative Risiko beim Einsatz von Diligent Boards bei weitem geringer als die Alternative: Gremien-Informationsmaterial physikalisch oder via E-Mail zuzustellen – häufig verbunden mit einem Kontrollverlust über die Daten. Der Einsatz unserer Lösung verringert diese Risiken deutlich. Die Daten werden verschlüsselt und es gibt Vorkehrungen gegen unbefugte Zugriffe nicht autorisierter Personen.
Unsere Server für die deutschen Kunden stehen in Deutschland und werden von einer GmbH betrieben. Die Daten werden nach den neusten Verschlüsselungsstandards mit AES 256 Bit und während der Übermittlung mit mindestens AES 128 Bit verschlüsselt.
Herr Lindinger, wir danken Ihnen für diese Informationen.
www.diligentboardbooks.de
Klaus Lindinger, Sales and Business Development Director Deutschland bei der Diligent Corporation. Diligent ist der führende Anbieter sicherer Lösungen im Bereich der Unternehmensführung und Zusammenarbeit für Führungskräfte wie Aufsichtsräte und Vorstände. Über 3.100 Kunden und 100.000 Benutzer in mehr als 60 Ländern vertrauen auf Diligent, um sicheren, intuitiven Zugang zu ihren höchst zeitkritischen und vertraulichen Informationen zu gewährleisten
