Silvia Hänig, iKOM Kommunikationsberatung
und
Wolfgang Miedl, Fachredakteur und Mitinitiator der Studie
Mit SharePoint hat Microsoft im Lauf der vergangenen 15 Jahre – nicht zuletzt dank seiner zahlreichen Business-Partner – ein mächtiges Werkzeug für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit in deutschen Unternehmen eingeführt. Was am Anfang als pure Plattformen für Dokumentenmanagement an den Start geschickt wurde, wird heute viel facettenreicher eingesetzt: Als Plattform für Wissenstransfer, Social Intranet, Lieferantenportal, Website, um nur einige zu nennen. Diese enorme Spannbreite an Anwendungsszenarien ist für Microsoft Fluch und Segen zugleich. Einerseits gab sie dem Konzern aus Redmond Anlass für stetig erweiterte Funktionalitäten wie Wikis, Foren oder Communities. Andererseits führte dieser gigantische Funktionsumfang irgendwann auch dazu, dass weder Partner noch Kunde wirklich sagen konnten, wofür sie SharePoint im eigenen Hause tatsächlich einsetzen und wohin sie es weiterentwickeln wollen.
Der Ruf nach einer validen Faktenbasis wurde im Anwenderlager laut. Ein geeigneter Zeitpunkt für die Professoren Arno Hitzges und Thorsten Riemke-Gurzki von der Hochschule der Medien Stuttgart (alljährlicher Ausrichter des SharePoint Forums in Stuttgart), um Deutschlands größte SharePoint Anwenderstudie zu konzipieren. Nach zwei kleineren Erhebungen in den Vorjahren startet man in diesem Jahr Jahr die bislang größte Anwenderbefragung im deutschen Markt. Die Studienverfasser fragten über 300 Business-Anwender aus Unternehmen sowohl kleiner und mittlerer Größe als auch Konzernen nach deren tatsächlichen Einsatzszenarien von SharePoint sowie nach deren Entscheidungsprozessen rund um die Nutzung der Plattform. Schließlich investieren Unternehmen oftmals große Summen in SharePoint, die sich in den Folgejahren amortisieren sollen. Aber warum ist die Studie zur besseren Orientierung der Anwender gerade jetzt sinnvoll?
Microsoft befindet sich im Umbau
Der weltgrößte Softwarehersteller befindet sich derzeit in einer Phase des umfassenden Umbruchs, der praktisch alle Bereiche des Konzerns erfasst hat. „Cloud first, mobile first“ lautet die Losung des noch nicht lange amtierenden Ballmer-Nachfolgers Satya Nadella, und die Verschiebung des Fokus in Richtung Cloud-basierende Softwareangebote geht rasant voran. SharePoint ist von diesem Strategie-Schwenk unmittelbar betroffen, denn das erklärte Ziel der Redmonder lautet, Office 365 als Cloud-basierende Plattform für die Office-, Produktivitäts- und Collaboration in den Unternehmen zu etablieren.
Die spannende Frage für die Unternehmen ist dabei, wie ernst es ihr Lieferant noch den klassischen SharePoint Server (On-Premise) nimmt. Zunächst hatte der rapide Schwenk in Richtung Cloud vor rund zwei Jahren tatsächlich für einige Unruhe sowohl bei den Anwendern als auch bei den Partnern gesorgt. Das Unbehagen hat man in Redmond offenbar wahrgenommen, und so waren im Vorfeld der SharePoint 2016-Markteinführung deutliche Bekenntnisse seitens der Konzernspitze für eine Fortsetzung der bewährten Server-Version zu vernehmen. Zuletzt auf der European SharePoint Conference 2015 im November stellte Office-365-Chef Jeff Teper unmissverständlich klar: „Wir bringen SharePoint wieder an die Front.“
On Premise dominiert weiterhin Hosting und die Cloud
Ein erster Blick in die Studienergebnisse verrät, dass derzeit 65 Prozent ihren SharePoint im Unternehmen – also on Premise – betreiben, nur 17 Prozent wollen SharePoint aus der Cloud beziehen. Wobei letzteres nicht zwingend das Microsoft-Ein erster Blick in die Studienergebnisse verrät, dass derzeit 65 Prozent ihren SharePoint im Unternehmen betreiben, 17 Prozent zum Teil On Premise und zum Teil gehostet, und weitere 17 Prozent SharePoint aus der Cloud beziehen. Wobei letzteres nicht zwingend das Microsoft-Angebot SharePoint Online bedeutet, sondern auch das stark verbreitete Hosting per Dienstleister. Es bleibt die Frage, wie Microsoft selbst oder auch im Partnerverbund mit entsprechenden Beratungsangeboten in den Markt geht. Denn eines ist sicher, treffen die technischen Weiterentwicklungen und Serviceangebotes den Nerv des Kunden und sind mit seiner Anwendungssituation kompatibel, dürfen sich viele Partner über regen Zuspruch seitens ihrer Kunden freuen.
Bis dahin müssen aber noch einige weitere Hausaufgaben gemacht werden, bei deren Bearbeitung die Studie als Transparenz-Barometer dienen kann. Beispielsweise wenn es um die Verantwortlichkeiten und Entscheider geht, die beim SharePoint-Einsatz mitreden dürfen. Denn neben der IT, die SharePoint aus der eher technischen Brille betrachtet, stammen viele der Befragten auch aus den Unternehmensbereichen Marketing, HR oder der Unternehmenskommunikation. Und diese Positionen benötigen seitens Microsoft und seiner Partner künftig andersartige Argumente, um sich auf eine Weiterentwicklung einzulassen.
Dokumentenmanagement ganz oben, OneDrive hinter den Erwartungen
Diese Vielfalt an Ansprechpartnern im Unternehmen erklärt auch die diversen Aufgabenstellungen, die mittels SharePoint gelöst werden sollen. Sehr hoch im Kurs steht nach wie vor das Dokumentenmanagement, gefolgt von Wissensmanagement und Workflowprozessen. Innerhalb des Funktionsumfanges des Servers sind aktuell 80 Prozent der Befragten mit den Teamsites zufrieden, gefolgt von der Suche mit 76 Prozent sowie den Projektsites, mit denen noch 70 Prozent übereinstimmend zufrieden sind.
Nicht besonders gut schneidet der Cloud-Speicher OneDrive (for Business) ab. Genutzt wird er nur von 43 Prozent, und nur 28 Prozent sind damit zufrieden. Das dürfte Microsoft insofern zu denken geben, als OneDrive for Business inzwischen strategisch als zweite Säule neben SharePoint positioniert wurde. Wikis werden von 70 Prozent genutzt, 36 Prozent der Antworten fielen zufrieden aus. Bei den MySites liegt die Nutzung bei 64 Prozent, zufrieden sind 45 Prozent.
Social Collaboration zwischen Akzeptanz und Ablehnung
Auch in punkto Social Collaboration scheint SharePoint zumindest bei den Microsoft-orientierten Kunden eine zentrale Rolle im Markt zu spielen. Über die Hälfte der Befragten setzt auf SharePoint als zentrale Kollaborations-Plattform, Yammer kommt bei 22 Prozent zum Einsatz, während unter den abgeschlagenen Verfolgern vor allem IBM Connections heraussticht.
Allerdings ist es mit dem Nutzungsgrad dieser Tools noch nicht so weit her, die Hälfte der Befragten gibt an, dass ihre Mitarbeiter die Plattform noch zu wenig nutzen. Diejenigen, die sie einsetzen, nennen als wichtigsten Mehrwert der Social-Apps die Vernetzung der Mitarbeiter, es folgen Zusammenarbeit, Reduzierung der E-Mails sowie internes Wissensmanagement. Bei der Frage nach den Hindernissen wurde zuerst genannt, dass die Mitarbeiter solche Angebote nicht nutzen, dann, dass kein geschäftlicher Mehrwert erkennbar ist sowie „Informationsmüll“ ausgetauscht werde. Zusätzlich zum Stand des Business-Einsatzes wurde auch noch die Rolle von SharePoint als strategische Plattform für die digitale Transformation abgefragt. Hier zeigte sich, dass immerhin 39 Prozent auf das Microsoft-System setzen.
Die kompletten Studienergebnisse werden in einer folgenden Ausgabe veröffentlicht.
Silvia Hänig, iKOM Kommunikationsberatung, lenkt die kommunikativen Geschicke rund um die Studienvermarktung. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre internationale und nationale Erfahrung im Kommunikations-Management bei Innovationsführern, High-Tech Unternehmen sowie Professional Services Anbietern.
Wolfgang Miedl, Fachredakteur, ist Inhaber des Themenportals www.sharePoint360.de und Mitinitiator der Studie.
