With a Little Help from My Friends

Autor – Ian Bamber, Head of Product – Document Process Automation bei Bottomline Technologies EMEA

SharePoint hat sich in den letzten Jahren zu einer Standardkomponente innerhalb von Unternehmensinfrastrukturen entwickelt. Dennoch ist mit der Einführung nicht automatisch eine erfolgreiche Anwendung verbunden. Eine kürzlich von der AIIM herausgebrachte Studie [1] ergab, dass mangelnde Anwenderakzeptanz, komplexe Upgrade-Szenarien und das notwendige Vorhalten von unterschiedlichen Versionen es Unternehmen erschweren, SharePoint einzusetzen, und sie teilweise sogar davon abhalten.

In diesem Zusammenhang stellt sich zudem die Frage, wie viele Unternehmen die Dokumentenmanagement- und Collaboration-Funktionalität der Plattform tatsächlich vollständig ausschöpfen. In der zitierten Umfrage gaben lediglich sechs Prozent der befragten Unternehmen an, dass die SharePoint-Implementierung ein großer Erfolg war. Ein Drittel, so ein weiteres Ergebnis der Studie, hat Probleme bei der Implementierung und weitere 28 Prozent berichteten, dass sie nur langsam Fortschritte erzielen. Die größten Herausforderungen liegen in der Benutzerakzeptanz, der Ausweitung auf weitere Geschäftsfelder und der Governance sowie in der Vereinheitlichung der Metadaten.

Darüber hinaus ist es vielen Unternehmen bisher noch nicht gelungen, die Vorteile des Zusammenspiels zwischen der Collaboration-Plattform und einem Enterprise-Content-Management-System zu nutzen. Der entscheidende Mehrwert eines ECM-Systems liegt jedoch darin, dass alle transaktionalen Inhalte, die applikationsübergreifend – vom Enterprise-Records- bis hin zum Customer-Relationship-Management – entstehen, vorgehalten werden. Die Geschäftsprozesse müssen dabei anwenderfreundlich gestaltet sein und gleichzeitig sicherstellen, dass die damit verbundenen Inhalte richtig gespeichert werden, und zwar sowohl im Hinblick auf die Einhaltung der Compliance als auch bezüglich der Bereitstellung der Informationen innerhalb der jeweiligen Applikationen. Diese Anforderung stellt das eigentliche Problem dar: Es gibt keinen Zweifel, dass die SharePoint-Plattform hervorragende Funktionen bereitstellt. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen ist aber, dass diese von allen Anwendern in der gleichen Art und Weise genutzt werden, um den notwendigen Verbreitungsgrad und die geforderte standardisierte Integration in die Geschäftsprozesse zu erreichen. Die Realität zeigt, dass es ohne hohen Anpassungsaufwand in der Regel bei den nicht automatisierten Geschäftsprozessen bleibt, die dann zu einer anarchischen Content-Storage-Umgebung führen.

Voraussetzung: einheitliche Klassifikation von Informationen und Dokumenten

Um eine zentrale Plattform für das Records Management zu realisieren, müssen alle Informationen einheitlich nach denselben Indizierungsrichtlinien gespeichert werden. Doch sind diese Prozesse in SharePoint zeitintensiv. So ist man beispielsweise bei der Rechnungsprüfung mit zahlreichen eingehenden Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen konfrontiert (wie beispielsweise E-Mails oder E-Commerce-Anwendungen). Um sicherzustellen, dass jedes ein- und ausgehende Dokument richtig in der SharePoint-Library gespeichert wird, muss man den richtigen Zielbereich kennen und die Dokumente korrekt indizieren. Dazu müssen papierbasierte Dokumente gescannt und Informationen aus dem ERP-System abgefragt werden – ein Prozess der aufwändig und zudem fehleranfällig ist. Die Folgen sind nicht selten unübersichtliche Taxonomien und Ordnerstrukturen, die das Wiederfinden von Daten ineffizient machen – oft eine der Ursachen für die mangelnde Benutzerakzeptanz.

Anwender fordern demgegenüber ein effizientes Informationsmanagement, das in die Geschäftsprozesse integriert ist. Die Verarbeitung von Rechnungen und deren Speicherung in SharePoint darf höchstens einen zusätzlichen Mausklick erfordern – im Gegensatz zu den zahlreichen Möglichkeiten, die in der Standardanwendung vorgesehen sind. Um sicherzustellen, dass ein Dokument in einem Prozess berücksichtigt und mit der richtigen Klassifizierung in der SharePoint-Library abgespeichert ist, sind daher Integrationen und Anpassungen notwendig. Nur so kann sichergestellt werden, dass abgelegte Dokumente innerhalb einer ERP-Anwendung einfach wiederauffindbar sind.

Third-Party-Programme schließen Lücke zwischen SharePoint und Geschäftsanwendungen

Durch den Einsatz von Third-Party-Programmen kann SharePoint in Kernprozesse integriert und dabei die Klassifikation von Informationen und Datenstrukturen vereinheitlicht werden. Die AIIM-Befragung ergab hier, dass sich etwa zwei Drittel der Unternehmen mit Third-Party-Produkten beschäftigen, um Probleme in den Bereichen Storage-, Metadaten- und Content-Management zu lösen. Deren Einführung kann die Lücke zwischen SharePoint und Geschäftsanwendungen schließen und dafür sorgen, dass ein- und ausgehende Informationen richtig indexiert und gespeichert werden – beispielsweise indem automatisch dieselben Rechnungs- und Lieferantennummern verwendet werden wie in dem ERP-System. Das Ergebnis ist ein vollständig überprüfbares und konsistentes Daten-Repository, das ganzheitlich Dokumente Compliance-konform aufbewahrt und Anwendern komfortabel zur Verfügung stellt – und das dann auch akzeptiert und genutzt wird.

Im weiteren Verlauf können sukzessive weitere Abteilungen wie beispielsweise das Personalmanagement oder die Kundenbetreuung einbezogen werden, denn auch sie profitieren von einer SharePoint-Integration unter Einbindung eines Third-Party-Produktes. Zusätzlich werden auf diese Weise komplexe Upgrade-Szenarien umgangen – denn SharePoint-Updates gleichen nicht selten fast einer Migration, da auch die Anpassungen dabei berücksichtigt werden müssen. Auch in der AIIM-Umfrage wurden Update-Probleme oft genannt. Mehr als ein Drittel der Befragten gaben an, mindestens zwei Versionen im Einsatz zu haben, bei großen Organisationen sind es sogar mindestens drei. Mit dem Einsatz eines Third-Party-Produktes, das SharePoint mit den Applikationen integriert, werden diese Hürden beim Upgrade umgangen.

Fazit

Ein ECM soll in erster Linie helfen, Informationen einfach wiederzufinden, und eine robuste Collaboration-Plattform zur Verfügung stellen. Da die Stärke von SharePoint in seiner Flexibilität und seinen geschäftsübergreifenden Nutzungsmöglichkeiten liegt, ist seine Integration in die Geschäftsprozesse eine große Herausforderung. Third-Party-Produkte sorgen für die Integration in die Geschäftsprozesse und sichern die Informationsqualität und Benutzerfreundlichkeit. Nur wenn Dokumente schnell erfasst werden und es einheitliche Regeln gibt für den Umgang mit ihnen, kann eine sichere, zentrale Plattform entstehen, die Informationen einfach zur Verfügung stellt und Compliance- sowie Collaboration-Anforderungen gleichermaßen erfüllt. (sf)

Literaturhinweis
[1] AIIM-Studie: SharePoint 2013 – Clouding the Issues (http://www3.bottomline.co.uk/sharepoint)

www.bottomline.de

Ian Bamber ist Head of Product – Document Process Automation bei Bottomline Technologies EMEA. Bottomline Technologies ist Anbieter von Cloud-basierten Zahlungs-, Rechnungs- und Banking-Lösungen für Unternehmen, Finanzinstitutionen und Banken weltweit. Die Lösungen des Unternehmens werden eingesetzt, um Prozesse zu verschlanken, zu automatisieren und zu verwalten, die Zahlungs-, Rechnungs-, globale Bargeldverwaltungs-, Lieferkettenfinanz- und -transaktionsdokumente beinhalten.