Autor – Christian Marchsreiter ist CEO bei smartwork solutions GmbH
Es war ein alltäglicher Vorgang, der uns inspirierte: Vor uns lag wieder einmal ein mehrseitiges Protokoll zu einem Meeting mit einem Kunden, das zwischen allen Beteiligten noch inhaltlich abgestimmt werden musste. Das Dokument zirkulierte in der Folge etliche Male zwischen allen Beteiligten. Dabei entstanden immer neue Haupt- und Zwischenversionen mit ständig neuen Änderungsvorschlägen, Kommentaren und parallelen E-Mails. Und mit jeder neuen Version wuchs das ungute Gefühl, dass man ‒ wieder einmal ‒ die Kontrolle verliert über den Änderungsverlauf und die Kommunikation. Und das, obwohl wir modernste Textverarbeitungs- und Versionierungslösungen einsetzten.
Dokumente zwischen Mitarbeitern abzustimmen oder mit Geschäftspartnern zu verhandeln, ist eine gewaltige Herausforderungen, die heute in praktisch allen Unternehmen und Branchen tagtäglich bewältigt werden muss. Warum aber ist die Abstimmung eines Dokuments oftmals so aufwändig und bisweilen nervenaufreibend? Was müsste eine optimale Lösung leisten, um den Ablauf viel einfacher und schneller zu machen? Und welche Technologien braucht es dazu? Zur Klärung dieser Fragen haben wir uns weit vor der Entwicklung unserer eigenen Web-App sehr viele Gedanken gemacht und drei grundsätzliche Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert und in unserer Lösung umgesetzt:
Änderungen übersichtlicher verwalten
Änderungsvorschläge und Kommentare werden heute meist in nur einem Dokument erfasst und als neue Version abgespeichert. Dadurch entstehen jedoch schnell sehr viele Versionen ein und desselben Dokuments – jede allerdings mit unterschiedlichem Inhalt. Chaos und Mehraufwände sind vorprogrammiert. Dateiversionierungssysteme können per se keine Lösung sein, denn sie verwalten nur die einzelnen Versionen eines Dokuments, nicht jedoch deren Inhalte. Aber genau darum geht es beim gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument.
Die Lösung liegt auf der Hand: Idealerweise gibt es nur mehr eine einzige Version eines Dokuments, welche alle Änderungen und Entscheidungen enthält – also die komplette Entstehungsgeschichte des Dokuments. So kann ein User bei Bedarf jederzeit Abschnitt für Abschnitt nachvollziehen, wer wann was vorgeschlagen, akzeptiert oder abgelehnt hat. Konzepte, die Änderungen isoliert in Dateien speichern, sowie simple Web-Editoren wie z.B. GoogleDocs, Evernote oder Quip können dies nicht leisten.
Übersicht über alle Änderungen am Dokument
Kombiniert man jedoch die vertraute Optik einer Textverarbeitungssoftware mit einer modernen, hochflexiblen Datenbank und neuartigen Speicherlogiken, sind genau solche Funktionen möglich, welche die Verwaltung von Änderungen dramatisch vereinfachen können.
Änderungen schneller verstehen
Wer kennt das nicht: Man bekommt mal wieder eine neue Version (oder vielleicht sogar mehrere neue Versionen eines Dokuments) und muss erst mühsam herausfinden, worin die Unterschiede zur letzten abgestimmten Vorversion liegen. Dabei behindert besonders die Tatsache, dass man z. B. in Word oder Google Docs akzeptierte bzw. abgelehnte Änderungsvorschläge nicht erkennen kann. Um diese Entscheidungen sichtbar zu machen, führt bis heute kein Weg daran vorbei, die Versionen manuell miteinander zu vergleichen und Korrektur zu lesen, was oftmals extrem aufwändig ist. Und: Jede neue „Compare Version“ vergrößert die Anzahl von Versionen.
Auch hier ist die Lösung einfach: Ein User muss alle Arten von Änderungen (bestehende wie auch neu hinzugekommene Vorschläge sowie Entscheidungen) in einer einzigen Ansicht sehen können. Dabei „weiß“ das Dokument immer, welche Vorschläge und Entscheidungen der jeweilige User noch nicht gesehen hat und hebt diese für ihn individuell farblich hervor. Egal, ob ein Dokument geöffnet wird oder man in Echtzeit mit Kollegen oder Geschäftspartnern daran arbeitet. So ist sichergestellt, dass ein User immer sofort erkennen kann, was sich gerade geändert hat.
Änderungen verwalten und visualisieren
Die technische Umsetzung hat es jedoch in sich, denn simples Vergleichen von einer bzw. mehreren Versionen liefert nicht das gewünschte Ergebnis. Um Änderungen wesentlich flexibler und intelligenter verwalten und visualisieren zu können, braucht es völlig neue, konzeptionelle Ideen und Technologie, die nur ein Ziel erreichen müssen: die ständigen Versionsvergleiche und das zeitraubende Korrekturlesen endlich vollständig überflüssig zu machen.
Einfacher kommunizieren
Inhaltliche Abstimmung ohne Kommunikation gibt es nicht. Sie erfolgt aber heute nicht nur im Dokument, sondern auch parallel über E-Mails – meist immer dann, wenn etwas vertraulich diskutiert werden muss. Ich denke noch mit Grauen an Vertragsverhandlungen zurück und die ellenlangen Briefing-E-Mails, die ich von unseren Anwälten erhielt und die Sätze beinhalteten wie „Zu Punkt 13.a: Hier sollten wir aufpassen, dass …“. So werden wichtige Informationen, die eigentlich ins Dokument und dort direkt an die entsprechende Stelle gehören, in einem zweiten System unstrukturiert gesammelt. Da sind Fehler vorprogrammiert.
Idealerweise erfolgt die Kommunikation also komplett im Dokument, d. h. eine optimale Lösung muss einem User die Möglichkeit bieten, nicht nur Konversationen zu führen mit allen Beteiligten, sondern wahlweise auch nur mit bestimmten Personen. Dann werden parallele E-Mails komplett überflüssig. Wenn ein User auch noch kategorische Unterschiede zwischen Notizen, Kommentare, Fragen oder Aufgaben machen kann, kann wirklich professionell in einem Dokument kommuniziert werden.
Unterschiedliche Annotationen im Dokument
Um es gleich vorwegzunehmen: Diese Verbesserungen können nicht erreicht werden, wenn wir weiterhin nach dem mittlerweile über 31 Jahre alten Prinzip (ja, so alt ist Microsoft Word) arbeiten, jedes Mal eine neue Version eines Dokuments zu erzeugen, wenn wir Änderungen vorgenommen haben. Leistungsstarke Dateiversionierungssysteme oder immer einfacher bedienbare Programme zum Vergleichen von Dateien sind keine Lösungen, sondern allenfalls Schmerzhemmer. Wenn Sie möglichst schnell von München nach Hamburg kommen wollen, hilft es Ihnen ja auch nichts, sich einen bequemeren Sattel für Ihr Pferd kaufen oder 365 Pferde vor Ihre Kutsche zu spannen. Sie brauchen ein komplett anderes Beförderungskonzept – in diesem Fall ein Flugzeug.
Fazit
Das Flugzeug in der Textverarbeitung ist das Web – nur dass wir noch nicht einmal ansatzweise begonnen haben, richtig damit zu fliegen. Wir nutzen die vorhandenen Möglichkeiten noch viel zu wenig. Dabei muss allen klar sein, dass die Zukunft der Textverarbeitung im Web liegt. Denken Sie nur einmal daran, wie schnell, stabil und hochverfügbar es in nur drei bis fünf Jahren sein wird.
Wer dann immer noch Dateien produziert oder mit technologisch veralteten Web-Editoren arbeitet, um Dokumente mit Kollegen oder Geschäftspartnern abzustimmen, hat einfach auf das falsche Pferd gesetzt. Dabei gibt es bereits heute Technologien, die die Zusammenarbeit an Dokumenten in einer neuen Dimension ermöglichen. Lernen Sie sie kennen. Und nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil. Sie können nur gewinnen.
www.tools-berlin.de
tools Expo + Konferenz
16. und 17. Juni 2015, Berlin
Die Veranstaltung findet zum zweiten Mal auf dem Gelände der Messe Berlin statt. Unter dem Motto „working webbased“ stellt sie die geschäftliche und fachbereichsbezogene Perspektiven webbasierter Lösungen fundiert und praxisnah in den Vordergrund. Business-Entscheider können sich auf der tools schnell und effektiv orientieren, weil hier die webbasierten Lösungen thematisch nach Einsatzbereichen strukturiert sind. Die Expo und Konferenz bieten praktisches Testen, Information, Weiterbildung, optimales Benchmark sowie Networking, um das passende Tool zur Optimierung der Geschäftsprozesse zu finden. Veranstaltet wird die tools von der Messe Berlin GmbH.
www.smashdocs.net
Christian Marchsreiter ist CEO bei smartwork solutions GmbH. smartwork solutions entwickelt mit SMASHDOCs eine Web-App zum einfachen, gemeinsamen Erstellen und Überarbeiten von Dokumenten. Mit SMASHDOCs werden alle Änderungen in einer einzigen Version abgespeichert. Die Web-App verfügt über eine neuartige Technologie zur Verwaltung und Visualisierung von Änderungen. Das Unternehmen mit Sitz in München wurde im Jahr 2013 gegründet.
