Herbert Kindermann, Geschäftsführer bei Metasonic

BPM-Systeme erfordern in der Regel eine intensive und vor allem zentrale IT-Unterstützung. Vor allem ihre Anpassung an die Prozesse und Arbeitsabläufe eines Unternehmens ist ein zeitlich aufwändiges Procedere, das nicht nur die IT vor große Herausforderungen stellt, sondern auch Mitarbeiter aus den Fachabteilungen häufig überfordert. Dennoch ist die möglichst weitgehende Integration von Arbeitsabläufen und Workflows heute die Voraussetzung für Handlungsfähigkeit eines Unternehmens.

Herbert Kindermann, Geschäftsführer bei Metasonic, erläutert im Interview mit dem DOK.magazin seinen Ansatz des subjektorientierten Geschäftsprozessmanagements und somit das, was Metasonic von den zahlreichen Anbietern einer BPM-Suite unterscheidet.

Herr Kindermann, erläutern Sie doch zu Beginn kurz, wie sich der subjektorientierte Ansatz Ihrer BPM-Software zeigt.

Ganz grundsätzlich setzt unsere Vorgehensweise direkt bei jedem Prozessbeteiligten an: Im Gegensatz zu einer zentralen Organisationssteuerung herkömmlicher BPM-Software startet unsere Modellierung der Prozesse aus einer Ich-Perspektive: Jeder Beteiligte legt dabei sein Verhalten individuell fest, die Abstimmung erfolgt anschließend über Kommunikation …

… doch wie lässt sich dabei eine „gemeinsame Sprache“ finden, die anschließend auch technisch umgesetzt werden kann?

Die Software lässt sich mit fünf grafischen Modellierungsbausteinen programmieren, die unserer Erfahrung nach ausreichen, um alle Situationen in einem Geschäftsprozess intuitiv zu beschreiben. Dabei legt jeder Einzelne aus seiner Perspektive in einer Kapsel fest, was er benötigt. Dazu gehört beispielsweise auch, wann ich jemandem was schicke und wann ich von jemandem was brauche.
Diese Vorgehensweise macht die Programmiersprache einfach, da die fünf Symbole immer jeweils einen Beteiligten im Prozess darstellen, also Sie oder mich oder jemand anderen, zudem die Nachricht, die zwischen uns hin und her geht, die dann innerhalb einer Verhaltensweise – die wir Subjekt nennen – durch den Handelnden symbolisch freigegeben wird.

Und diese Modellierungsbausteine wendet dann jeder Beteiligte an?

Genau. Wenn Sie Ihre Modelle dann erstellt haben und der Kollege oder ihre Kollegin dies ebenfalls getan haben, können Sie sich einloggen und schon mal ausprobieren. Im Anschluss lassen sich Bildschirmmasken mit Daten erstellen. Diese werden dann mit den IT-Systemen verbunden, so dass die Daten aus Ihren Kundendatenbanken gelesen werden. Am Ende entsteht darüber eine Web-Applikation. Sie brauchen einen Browser, loggen sich ein und sind, gesteuert durch Kommunikation, mit allen Beteiligten in Verbindung.
Es gibt übrigens ein schönes Video von Detecon in Youtube zu S-BPM [1]. Die Detecon wendet unsere Methode und unsere Software bei ihren Kunden an und der Film zeigt ganz plakativ, wie S-BPM wirkt.

Mit welchem Werkzeug werden die Prozesse gestaltet, so dass darüber ausführbare Ablaufmodelle definiert werden können?

Für diesen Zweck haben wir Metasonic Touch entwickelt. Mit Metasonic Touch ist jeder in der Lage, die IT-Unterstützung für die eigenen Arbeitsabläufe selbst zu gestalten. Dabei handelt es sich um einen Tisch mit Multi-Touch-Display, auf dem mit drei Arten von Modellierungsbausteinen spielend einfach die Arbeitsabläufe eines Mitarbeiters definiert werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Wissen schnell und einfach in die Ablaufmodelle einfließt.
Im linken und rechten Bereich der Modellierungsoberfläche befinden sich bis zu zwei kommunizierende Teilnehmer. In der Mitte kann nun mit den Modellierungsbausteinen das Verhalten definiert werden. Die Bausteine haben an der Unterseite eine eindeutige Codierung, über welche sie von einer integrierten Kamera automatisch erkannt werden. Schiebt man zwei dieser Bausteine gegeneinander, entsteht eine Verbindung zwischen beiden. Diese wird auf die Oberfläche des Tisches projiziert. Versieht man diese Verbindungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten noch mit Richtungspfeilen, entsteht so das jeweilige Verhalten. Dieses wird dann in die Suite importiert und kann als Webanwendung sofort ausgeführt werden.

Seitdem wir den Tisch haben, ist vielen erst klargeworden, was in Metasonic steckt. Auch, weil bei der gemeinsamen Arbeit am Tisch viel Erfahrung ausgetauscht wird. Stellen Sie sich einen Arbeitsplatz mit einem jungen, unerfahrenen, aber dynamischen Mitarbeiter und einer älteren, erfahrenen Fachkraft vor. Gemeinsam sollen sie eine Vorgehensweise modellieren und können nun ihre Ideen für den Gegenüber visualisieren und nachvollziehbar darstellen.

Multi-Touch-Display zur Modellierung von individuellen Arbeitsabläufen

Das scheint sich nun auch international herumzusprechen …

Unser Tisch steht in Tokio, in Russland, im Silikon Valley, bei VW sowie bei der Telekom. Auch in Dubai und Abu Dhabi hat sich der Effekt gezeigt. Ein weiterer Tisch kommt nach Riad. Somit geht unsere Entwicklung in die ganze Welt, da jeder versteht, dass damit die Softwareentwicklung wirklich in die Fachabteilung verlegt wird. Und das so gut wie papierlos.

Neben der reinen Funktionsweise ist aber auch die Dokumentation ein wichtiges Thema.

Es gibt die Möglichkeit, eine Art Prozesshandbuch zu erstellen. Das machen aber die wenigsten, da Papier bei den schnellen Veränderungszyklen einfach gar nicht mehr so lange hält. Aber man hat jederzeit eine HTML-Darstellung zur Verfügung – selbst im laufenden Prozess – und damit eine Livedokumentation. Nur wenn dann etwas zertifiziert wird, rufen unsere Kunden hin und wieder einen aktuellen Status ab, erzeugen PDFs und drucken diese dann aus.
Zur Einführung der Methode können Sie auch einen Beamer oder einen Projektor anschließen und haben dann dieselbe Softwareumgebung wie auf einem Laptop zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie in einem Workshop alles an die Wand beamen und das Vorgehen erläutern. Der Nachteil ist aber, dass dann nicht jeder selbst aktiv werden kann.

Lässt sich Ihre Software auch als Management-Tool einsetzen?

Dazu müssen es viele Leute nutzen. Aus den Daten können wir anschließend Dashboards und Performance Dashboards aufbauen. Ein Manager oder ein Teamleiter, egal auf welcher Ebene, kann dann sehen, wie die Prozesse laufen, wo die Ausreißer sind, wo und wie Verzögerungen entstehen. Anschließend kann das Team darangehen, die Prozesse anzupassen, um die erkannten Schwachpunkte zu beseitigen.
Letztendlich ist das Thema Prozessmanagement kein Thema, um Software zu erzeugen, sondern um Performance zu steuern, um die Qualität hoch zu halten sowie zugesicherte Lieferzeiten einhalten zu können. Performance-Management ist somit das Ergebnis von BPM.

Ist das Thema Sicherheit ein großes Thema bei Ihnen?

Natürlich muss die IT-Sicherheit verantwortlich und vorausschauend gehandhabt werden. Für unsere Kundendaten muss die größtmögliche Vorsorge getroffen werden. Doch ist Sicherheit ja kein unlösbares Thema und wir haben innerhalb der Allgeier Gruppe jede Menge Möglichkeiten.
Darüber hinaus reden wir von Sicherheitsstufen in vielen unterschiedlichen Levels. Wir haben auch eine Umgebung, die Militär-zertifiziert ist, zusätzlich zu den ganz normalen Internetsicherheitsstandards, die heute von jeder Web-Applikation eingehalten werden müssen. Viele Kunden haben darüber hinaus ihre eigenen VPNs, die abgesichert sind.

Was sind die Anforderungen und Schwierigkeiten, die von Kundenseite an Sie herangetragen werden?

Die meisten kämpfen damit, dass Softwareerstellung zu lange dauert. Denn immer mehr Firmen merken, dass ihre Softwareumgebung einen Release-Zyklus von drei bis sechs Monaten hat. Niemand kann mehr so lange warten. Deswegen sucht man heute bei der sogenannten bimodalen IT nach einer Kombination zwischen der Standard IT, die bereits vorhanden ist und zwischen einer ganz agilen IT, die man integrieren und am besten selber handeln kann. Wir stellen genau diesen zweiten Teil zur Verfügung, der mit SAP, Oracle und IVM sehr gut integriert ist, um in dieser agilen Welt Zugriff auf sämtliche, bereits vorhandene Daten zu haben.
Passend hierzu gibt es das Schlagwort dynaxitiy – Dynamik und Komplexität. Das sind die beiden Treiber, die für uns und unsere Kunden die Schlüssel sind.

Da alles immer individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst wird, wie lange dauert es, bis Sie das Tool installiert haben?

Die Installation dauert einen Tag und die Einweisung in die Vorgehensweise berechnen wir mit etwa fünf Tagen. Dann hat man das erste Training und Verständnis hinter sich, wie man mit unserer Lösung arbeiten kann.

Herr Kindermann, wir danken Ihnen für dieses informative Gespräch.

www.metasonic.de

Herbert Kindermann, Geschäftsführer bei Metasonic. Die Metasonic GmbH entwickelt spezifische Business-Software und leistet darüber hinaus einen umfassenden Support. Mit den innovativen Softwareprodukten der Tochtergesellschaft der Allgeier IT Solutions AG gestalten und optimieren die weltweit tätigen Kundenunternehmen ihre Geschäfts- und Arbeitsabläufe anhand von IT-gestützten Applikationen.

Quelle:

[1] https://www.youtube.com/watch?v=BQ4VwX5cAlA oder https://plus.google.com/+HerbertKindermann/posts