Autor – Sebastian Wenzky, Head of Enterprise Content Management/Portals bei it-novum
Geschäftsinformationen und Unternehmensdaten werden oft in einer heterogenen Systemlandschaft mit verschiedenen Anwendungen für z. B. Bürokommunikation (E-Mail, Geschäftsbriefe), Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Qualitätsmanagement etc. gesammelt und verwaltet. Obwohl die SAP-Lösungen fast alle Geschäftsbereiche abdecken und SAP als de-facto-Standard für ERP bezeichnet werden kann, liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb der SAP-Welt. Die für die Geschäftsprozesse wichtigen Informationen sind somit auf mehrere Systeme verteilt. Im Geschäftsalltag bedeutet das: zeitintensive und mühsame Wege zur Information führen über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche.
Die Kluft überwinden
Wie werden Daten, Informationen und Dokumente „transparent“ und für jeden Mitarbeiter zugänglich? Lässt sich die berüchtigte Kluft zwischen der SAP-Welt und den anderen Anwendungen überwinden? Die Antwort lautet ja, wenn SAP und Dokumentenmanagement miteinander verbunden werden z. B. durch den Einsatz der Open Source Enterprise-Content-Management-Software von Alfresco.
Informationen und Dokumente werden unabhängig von der verwendeten Software und die Verknüpfung der beiden Systeme ermöglicht es, Belege, die in SAP erzeugt wurden, in Alfresco zu automatisieren und strukturiert abzulegen. Dadurch können sie von jedem Mitarbeiter aufgerufen und zur Weiterverarbeitung genutzt werden (unabhängig von einem SAP-Zugang). Außerdem lassen sich weiterführende Informationen, die zu dem Vorgang gehören, in den Strukturen als Vorgangsmappe anzeigen. Umgekehrt ist es möglich, SAP-Funktionen aus Alfresco heraus aufzurufen.
Anwendungsunabhängige Informationen
Informationen werden anwendungsunabhängig. Aufgrund des Open-Source-Subskriptionsmodells von Alfresco fallen keine Lizenzkosten an, sondern nur eine jährliche Gebühr. Die grafische, webbasierte Oberfläche von Alfresco ist übersichtlich gestaltet und die Web-Architektur ermöglicht es, innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Standorten gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Auch Kunden oder Lieferanten können standortübergreifend auf gemeinsame Informationen zugreifen, die für sie relevant sind, z. B. wenn sie Rechnungen oder Bestellungen mitsamt dem Geschäftsvorfall einsehen möchten. Dazu lassen sich Freigabeprozesse einrichten und entsprechende Berechtigungen vergeben. Um die Erreichbarkeit noch zu verbessern, kann das System zusätzlich in Unternehmensportale eingebunden werden.
Praxisfall Ausgangsbeleg
ERP-Systeme wie SAP besitzen einen sehr geordneten Belegaufbau, der für sich betrachtet aus einer Vielfalt von Informationen und Buchungssätzen, den Metadaten, besteht. Wird ein Beleg innerhalb eines Geschäftsvorfalls, z. B. eine Ausgangsrechnung, benötigt, wird in SAP der erforderliche Beleg zunächst erzeugt und einem dahinterliegenden Archivsystem übergeben. Üblicherweise ist dieses Archivsystem in der Lage, neben dem normalen Dokumentenzugriff aus SAP dem archivierten Beleg zusätzliche Buchungssätze (eben die Metadaten) mitzugeben. Nach diesen Metadaten kann der Anwender dann im Archivsystem suchen.
Sollen darüber hinaus Dokumente, die zu dem betroffenen Geschäftsvorfall gehören, aus anderen Anwendungssystemen mit dem Vorgang verbunden werden, braucht man eine Logik, die in der Lage ist, am Prozess beteiligte Dokumente und Informationen zu erkennen und in einer übersichtlichen Ansicht bzw. einer Vorgangsakte abzubilden. Durch eine Verknüpfung von SAP und Alfresco ist es möglich, Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen zu identifizieren und sie über logische Verknüpfungen miteinander zu verbinden. Ändern sich die Prozesse, werden Systemänderungen an der Schnittstelle über Konfigurationen parametrisiert und die Abläufe so angepasst.
Praxisfall Eingangsbeleg
Geht ein Dokument, z. B. eine Rechnung, im Unternehmen ein, wird es normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht. Daher ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen auch weniger von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen abhängig oder beinflussbar.
Auch für eine automatisierte Verschlagwortung bietet sich die Schnittstelle an. Beziehungen zwischen den Dokumenten und den Geschäftsvorfällen lassen sich herstellen, indem über die Schnittstelle eine eindeutige Nummer vergeben wird. Über diese Nummer findet sie die Metadaten der vorgelagerten Prozesse und macht sie dem aktuellen Beleg verfügbar. Auf ähnliche Weise lassen sich alle Informationen finden, die einen Bezug zu den vorgelagerten Prozessen haben.
Realisierung
Für die Realisierung dieses Szenarios gibt es bereits eine Schnittstelle, den ITN Connector DMS. Der Connector ist als eigenständige Komponente konzipiert und entwickelt und lässt sich je nach Bedarf auf einem unabhängigen Webserver wie z. B. Apache Tomcat betreiben. Technisch betrachtet, ist der ITN Connector DMS zweigeteilt: Während der ITN Content Server hauptsächlich Dateien von Alfresco in SAP bekannt macht und sie in Alfresco ablegt, übernimmt der Connector den Austausch von allen anderen Informationen wie beispielsweise der Metadaten. Bei manchen Funktionen überschneiden sich die Komponenten, um keine dritte Komponente einführen zu müssen.
Bild: Architektur des ITN Connector DMS
Der Vorteil dieser modularen Architektur ist, dass sich die Schnittstelle leichter in eine IT-Landschaft integrieren lässt. Beide Module können direkt auf dem Alfresco-Server eingesetzt werden oder einzeln auf je einem eigenen Server oder zusammen auf dem SAP-Server laufen. Durch den modularen Aufbau ist der ITN Connector DMS zudem weitgehend von SAP entkoppelt. Die Funktionalitäten werden durch die Konfiguration des Connectors aktiviert und müssen nicht wie bei anderen SAP-Schnittstellen (ArchiveLink-Modulen) durch Eingriffe in SAP oder durch ABAP-Programmierung geschaffen werden. Dadurch können zum einen SAP-Belege automatisiert, strukturiert und vorsortiert als Dokumente in Alfresco abgelegt werden. Zum anderen lassen sich Vorgangsmappen übersichtlich in Form von Anlagelisten in SAP darstellen. Über die Metadaten können alle Belege und Dokumente über Suchfilter gefunden werden, die in Alfresco eingestellt werden – auch in der Kombination.
Datenintegration
Nehmen wir das zuvor bereits erwähnte Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die in Alfresco beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Eingangsbelege, die in Alfresco abgelegt wurden und in SAP verarbeitet werden, können auf verschiedene Art und Weise mit SAP verknüpft werden. Der ITN Connector DMS bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus Alfresco heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden. Durch die Schnittstelle lassen sich auch nachträglich Verknüpfungen herstellen. Dabei muss die SAP-Buchungsnummer, die vom ITN Connector DMS überprüft wird, in Alfresco eingegeben werden. Sobald ein Eingangsbeleg mit SAP verknüpft wurde, kann der Beleg über die Schnittstelle mit den in SAP erfassten Daten in den vordefinierten Ablagestrukturen abgelegt werden.
Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP läuft der Prozess andersherum ab: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version in Alfresco abgelegt. Die Schnittstelle berücksichtigt dabei alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe. Der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus Alfresco möglich. Dafür reichert die Schnittstelle den abgelegten Beleg mit Metadaten an. Alfresco bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert, für die keine Metadaten zur Verfügung stehen oder zu denen man keine Metadateninformationen besitzt.
Fazit
Durch eine Schnittstelle zwischen SAP und Alfresco ist es möglich, SAP-Buchungen im Dokumentenmanagementsystem Alfresco zu finden und nachzuvollziehen. Dokumente werden so anwendungsunabhängig und Geschäftsprozesse hören nicht mehr bei einer Anwendung auf, sondern verlaufen durchgehend und damit effizienter. Der ITN Connector DMS hilft, die Kluft zwischen SAP und externen Anwendungen zu schließen.
www.it-novum.com/alfresco-sap.html
Sebastian Wenzky, Head of Enterprise Content Management/Portals bei it-novum. Die it-novum GmbH mit Zentrale in Fulda und einer Niederlassung in Wien ist ein IT-Beratungshaus mit langjähriger Erfahrung in den Bereichen SAP, Open Source sowie Infrastruktur- und Servicemanagement. Der IT-Berater und Implementierer zählt zu den Vorreitern, wenn es um Open Source-Lösungen in geschäftsrelevanten und geschäftskritischen Einsatzfeldern geht.
