Axel Schlender, Solution Consultancy Manager, Kodak Alaris Germany GmbH

Papierbasierte Prozesse sind nicht nur teuer, sie hemmen auch die digitale Transformation – und sind in Zeiten einer Kommunikation in nahezu Echtzeit nicht mehr tragbar. Als Lösung bietet sich hier eine frühzeitige Digitalisierung der Papierdokumente an, und zwar dort, wo sie anfallen. Denn meist sind papierbehaftete Prozesse wiederkehrende Routinevorgänge, die sich sehr einfach automatisieren und somit effizienter gestalten lassen. Sinnvoll wäre eine Art „digitale Firewall“, die verhindert, dass Papier und somit Medienbrüche überhaupt ins Unternehmen und die Prozesse gelangen.

Dabei ist das Input Management einer der wesentlichen und zentralen Prozesse einer digitalen Transformationsstrategie, wenn auch eine isolierte Betrachtung des Input Managements zu Insellösungen führt. Erst die Analyse der Gesamtzusammenhänge in Verbindung mit ECM, ERP, CRM und anderen zentralen Anwendungen führt zum gewünschten Erfolg auf dem digitalen Weg.

Digitale Erfassung – zentral oder dezentral?

In den meisten mittleren und größeren Unternehmen hat sich in der Vergangenheit die zentrale Erfassung durchgesetzt. Papierdokumente landen in einem zentralen Posteingang, dem „Digitalen Mailroom“ und werden dort zentral gescannt. Dieses frühe Erfassen bedeutet, dass die Dokumente vor der Weiterbearbeitung im Unternehmen digitalisiert werden. Dieses Verfahren sorgt für Papierfreiheit in den Folgeprozessen.

Die dezentrale, also verteilte Erfassung behebt den räumlichen und zeitlichen Nachteil des physischen Papiertransportes. Lieferscheine, Rechnungen, Schadensmeldungen oder Kunden- sowie Patientendokumente, um nur einige Bespiele zu nennen, werden direkt dort, wo sie anfallen, erfasst. Der Mitarbeiter, der mit dem aktuellen Geschäftsvorfall befasst ist, digitalisiert die Papierdokumente und versieht sie mit den entsprechenden Schlüsselinformationen (Indexwerten). Dieses Verfahren wird auch als transaktionsbasiertes Erfassen bezeichnet. Der große Vorteil liegt darin, dass durch die frühe Digitalisierung die Informationen sofort für die Weiterbearbeitung zur Verfügung stehen.

In diesen Prozess können nicht nur firmeneigene Abteilungen und Niederlassungen integriert werden, sondern auch Kunden, Lieferanten, Agenturen oder externe Mitarbeiter. Damit entstehen offene, transparente und effizientere Unternehmen, eine ganz entscheidende Entwicklung im Zuge der digitalen Transformation. Daher ergänzen diese Verfahren den heute üblichen zentralen Posteingang und werden zukünftig eine große Rolle spielen – besonders bei weltweit tätigen Unternehmen oder Firmen mit vielen Filialen.

Die Zukunft: Browserbasiertes Capturing und mobile Apps

Mit webbasierten (browserbasierten) und mobilen Erfassungsverfahren kann jeder Mitarbeiter, zu jeder Zeit, an jedem Ort vollkommen unabhängig von Hardware und Betriebssystemen Papierunterlagen digitalisieren. Dabei wird keinerlei Software mehr auf den Endgeräten der Mitarbeiter installiert. Trends wie cloudbasiertes Arbeiten mit Thin Clients und BYOD (Bring your own Device) erfordern darüber hinaus ein Umdenken bei den Erfassungslösungen. Da die erforderliche Software bei webbasierten Lösungen zentral auf einem Server und nur im Moment des Erfassens auf dem Thin Client läuft, ist der IT-Aufwand für Administration, Softwareverteilung, Joberstellung, Gruppen- und User-Verwaltung etc. sehr viel geringer. Darüber hinaus sind die Anwendungen der Benutzer immer auf dem aktuellsten Stand – eine vorteilhafte Kombination für zentrale Administration und die verteilte Erfassung.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich moderne Scanlösungen in nahezu jede Geschäftsanwendung einbinden lassen. So muss der Nutzer nicht die gewohnte Anwendung verlassen, um ein Dokument zu erfassen – er drückt ganz einfach den Scan-Button. Mobile Apps wiederum werden vor allem dort eingesetzt, wo einzelne Blätter und Belege erfasst werden müssen, eine örtliche und räumliche Flexibilität erforderlich ist und der Einsatz von zusätzlicher Hardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte nicht sinnvoll sind.

Die neue Freiheit: „Wireless“

WLAN-Geräte, wie zum Beispiel innovative Scanner, bieten enorme Vorteile: Man spricht von sogenannten „Shared Ressources“, also der gemeinsamen und flexiblen Nutzung durch viele Mitarbeiter. Die Administration erfolgt zentral und die Nutzung über Browser. Professionelle WLAN-Scanner überbrücken darüber hinaus die technologische Lücke zu vielen Endgeräten, die durch den Siegeszug von Smartphones und Tablets entstanden ist.

Das Besondere an dieser neuen Generation von Scannern ist, dass sie sich von mobilen Geräten ansteuern lassen, aber auch von fest installierten Scanlösungen und über browserbasierte Erfassungssoftware, das macht sie zu flexiblen Erfassungsgeräten heute und in Zukunft. Die wireless Scanner finden ihren Einsatzort dort, wo sie benötigt werden – am Arbeitsplatz, zentral für eine Workgroup, an einem Bankschalter oder Kundentresen. Durch den flexiblen Einsatz reduziert sich der Bedarf an Hardware, Software und Service erheblich.

Zeitgemäße Lizenzmodelle

In der Vergangenheit haben transaktions- und volumenbasierte Lizenzmodelle dominiert. Das ist in der Regel für Hersteller ein gutes, aber für den Anwender mitunter problematisches Bezahlmodell. Gerade bei schwankenden Volumen sind die Kosten schwer kalkulierbar. Sogenannte Flatrate oder auch „Concurrent“ Lizenzmodelle, bei denen Lizenzen gemeinsam genutzt werden, werden sich durchsetzen.

Innerhalb des Input Managements bedeutet das, dass Ressourcen gemeinsam genutzt werden können, nicht jeder Mitarbeiter muss z. B. einen Scanner besitzen. Genau das gleiche gilt für Softwarelizenzen: Nicht alle Mitarbeiter nutzen alle Lizenzen zur gleichen Zeit. In der Praxis zeigt sich, dass je nach Branche und Anwendung, nur etwa 25 bis 75 Prozent aller Mitarbeiter gleichzeitig an einem System arbeiten. Deswegen bieten sogenannte „Concurrent“-Lizenzmodelle in verteilten Umgebungen einen wesentlichen Vorteil.

Festpreis-, Flatrate- oder „Concurrent“-Lizenzmodelle sind daher unabhängig von der Frequenz, dem Volumen und der Art der Nutzung und für die meisten Firmen im Vergleich zu traditionellen volumen- oder transaktionsbasierten Kostenmodellen wesentlich besser kalkulierbar und deutlich attraktiver. Mobile Anwendungen mit Apps komplettieren diese enorm kostengünstige Variante des verteilten Erfassens.

Compliance und Datensicherheit

Für alle Erfassungsverfahren, egal ob dezentral oder zentral, gelten verschiedene rechtliche Grundsätze und juristische Bestimmungen, z. B. der GoBD, SOX, der rechtssicheren, revisionskonformen Aufbewahrung etc. Die Bitkom hat das Thema in zehn Grundsätzen festgehalten. Eine wesentliche Aussage: „Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.“ Klingt sehr einfach und sollte selbstverständlich sein.

Die Realität ist sehr häufig aber eine ganz andere. Nach dem Scannen muss absolut sichergestellt sein, dass der Inhalt und jedes Detail (Stempel, Unterschriften) korrekt und vollständig wiedergegeben werden, besonders, wenn Bilder digitalisiert werden, also in schwarz/weiß. Das ist dann der Fall, wenn in verteilten Umgebungen mit unterschiedlichen Endgeräten gearbeitet wird. Gerade hier spielt die Bildgröße eine ganz wesentliche Rolle, denn diese ist später für eine schnelle Anzeige der Bilder (schnelles Wiederfinden/Retrieval, Download) besonders bei mobilen Endgeräten von ganz wesentlicher Bedeutung für die Akzeptanz der Anwender. Die Bildgrößen sollten so minimal wie möglich sein. Voraussetzung dafür ist eine exzellente Bildverarbeitung, die Kontraste verstärkt und Bilder hoch komprimieren kann.

Darüber hinaus geht es im Zusammenhang mit Compliance und Datensicherheit auch häufig darum, Zugriffsrechte zu regeln, die Datenübertragungssicherheit zu gewährleisten, Fremdzugriffe zu verhindern und Sicherheitskonzepte in verteilten Umgebungen abzubilden. In web- oder browserbasierten Umgebungen werden häufig Sicherheitsverfahren angewandt, wie zum Beispiel JAAS (Java Authentification and Authorization System), SSL-Verschlüsselung, LDAP, AD, SSO, Kerberos, etc. Am Wichtigsten ist allerdings eine durchgehende und lückenlose Dokumentation aller Verfahrensabläufe, die den Prozess auf sicherheits- und verfahrenstechnischer Ebene transparent beschreibt.

Fazit

Bisher reichte eine zentrale Erfassung von Papierdokumenten in den meisten Unternehmen aus. Doch in einer Zeit der Kommunikation in Echtzeit und hohen Kundenanforderungen ist die dezentrale Digitalisierung ein absolutes Muss. Genau dafür gibt es neue Scanner-Technologien und -Lösungen, zum Beispiel von Kodak Alaris, die einfach, effizient und sicher Papierdokumente direkt in die elektronischen Prozesse einbinden – unabhängig von der Applikation oder der verfügbaren Hardware.

www.kodakalaris.de

Kodak Alaris arbeitet mit Organisationen aller Größenordnungen zusammen und bietet diesen innovative Technologien, beste Services und ein kompetentes Partnernetzwerk aus einer Hand. Zu den Angeboten zählen ausgezeichnete Scanner und Software zum Erfassen und Verwalten von Informationen, ein ständig wachsendes Angebot an professionellen Dienstleistungen sowie branchenführende Service- und Supportleistungen.