Markus Uhl, Leiter Vertrieb, Software4Professionals GmbH & Co KG
Elektronische und automatische Workflows verbessern die Qualität der Rechnungslegung und beschleunigen interne Prozesse – dies zeigt sich vor allem bei Klärungs- und Informationsprozessen in Unternehmen, bei denen weitere Abstimmungsvorgänge notwendig werden. So erfordern Abweichungen im Zahlungseingang in der Regel langwierige interne Abstimmungsprozesse zur Klärung des Sachverhalts.
Auch bei dem österreichische Spezialmaschinenbauer Wintersteiger AG stellte sich die Ausgangslage kompliziert dar: Das Unternehmen verzeichnete in den letzten Jahren eine Steigerung der Fälle zur Klärung von Zahlungskürzungen, beispielsweise, weil Kunden zu viel Skonto abgezogen oder die Rechnung aufgrund von Reklamationen gekürzt hatten, wie Gerhard Gadermair, Leitung Finanzen, beschreibt. Der manuelle Abstimmungsprozess war aufwändig, und bis zur vollständigen Klärung einer Rechnungskürzung vergingen oftmals mehrere Tage. Ebenso komplex waren die Abstimmungsvorgänge aufgrund von An-, Teil- oder Schlusszahlungen: Da viele der Spezialmaschinen von Wintersteiger – wie beispielsweise Mähdrescher – nach Produktionsfortschritt bezahlt werden, kam der Buchhaltung eine zeitkritische Schlüsselfunktion zu. Denn die Fertigung konnte erst beginnen, wenn der Eingang der Zahlungen bestätigt wurde. Dennoch musste die tägliche Produktionsplanung rechtzeitig zum Schichtbeginn abgeschlossen sein.
Transparenz im Zusammenspiel der Abteilungen
Zur Lösung des Problems mussten die Bearbeitungsprozesse mithilfe eines elektronischen Workflows automatisiert werden, um die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, die Qualität der Prozesse zu verbessern und dadurch mehr Transparenz im Zusammenspiel der Abteilungen zu schaffen. Wichtigstes Kriterium bei der Auswahl einer Lösung waren daher Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit, da die Geschäftseinheiten der Wintersteiger AG verschiedene Branchen bedienen und sich hinsichtlich ihres Kundenstamms wesentlich unterscheiden. Diese Eigenheiten sollten individuell abbildbar sein. Zudem sollten eventuelle Änderungen im System selbst vorgenommen werden können. Eine Anforderung, die über die ausgewählte Lösung YAMBS.eBanking Dialog realisiert werden konnte: Ihr Vorzug ist, dass eine zusätzliche Schnittstelle entfällt, da sie direkt in SAP arbeitet. Darüber hinaus kann damit jeder Geschäftsvorfall, der auf logischen Prozessen beruht, abgebildet werden.
In einem ersten Schritt definierten die zuständigen Mitarbeiter bei Wintersteiger die Anforderungen und Prozesse. Mit Unterstützung des Anbieters Software4Professionals wurden diese im Vorfeld exakt erfasst – eine wesentliche Aufgabe in der Vorbereitungsphase. Zunächst standen dabei die Klärungsprozesse bei Rechnungskürzungen und Skonto im Vordergrund. Im weiteren Verlauf kamen jedoch noch weitere Anwendungsfelder für den elektronischen Workflow hinzu. So bestand eine zusätzliche Anforderung darin, einen Klärungsworkflow zu starten, wenn der Kunde den Rechnungsbetrag nicht in der ausgewiesenen, sondern in einer anderen Währung bezahlt hatte.
Automatische Klärungs- und Informationsprozesse
60 bis 70 Mitarbeiter aus allen Business Units nutzen mittlerweile die Klärungs- und Informationsworkflows. In den Voreinstellungen der Software wurde definiert, wer in welcher Freigabestufe zuständig ist und wer welche Informationen erhält, sobald der Kunde eine Anzahlungsrechnung beglichen hat. Anstatt eines manuellen Klärungsprozesses per E-Mail, Fax oder Telefon wird nun automatisch ein Klärungsworkflow in SAP angestoßen, sobald ein Kunde nach Ablauf der vereinbarten Skontofrist die Rechnung kürzt. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält automatisch eine E-Mail. Diese enthält den Link zu einem Portal, in dem sich der gesamte Prozess zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz mittels weniger Mausklicks durchlaufen und jederzeit einsehen lässt.
In die Produktionsplanung ist die Buchhaltung dank des Informationsworkflows nicht mehr länger direkt eingebunden. Die Bestätigung des Zahlungseingangs bei Anzahlungs- oder Schlussrechnungen wird nun aus dem System heraus automatisch an den Vertrieb weitergeleitet. Viele Einzelschritte entfallen, der Ablauf ist strukturierter, da die Unterbrechungen der täglichen Routine deutlich weniger geworden sind.
Fazit
Die Transparenz über sämtliche Abläufe ist eine entscheidende Verbesserung für das gesamte Unternehmen, die sich an vielen Stellen zeigt. So ist nun jederzeit nachvollziehbar, wie viele Gutschriften erstellt wurden – und damit lässt sich auch das Optimierungspotenzial bei Zahlungsvorgängen besser erkennen und nutzen. Zudem können neue Geschäftsfälle jederzeit selbst ohne IT-Unterstützung angepasst werden. Für den Innendienst haben sich zudem die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt, die Mitarbeiter sind immer auf dem aktuellen Stand. Informationen, die zuvor im Vertrieb mühsam zusammengetragen werden mussten, sind nun auf Knopfdruck verfügbar und Entscheidungen, die zuvor mehrere Tage Vorlaufzeit benötigten, können innerhalb weniger Minuten getroffen werden. Insgesamt hat sich demnach die Prozessqualität wesentlich verbessert und gleichzeitig konnten die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt werden.
Markus Uhl, Leiter Vertrieb, Software4Professionals GmbH & Co KG. Seit 2002 unterstützt das Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart seine Kunden, deren Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen effizienter und transparenter zu gestalten. Die Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für Electronic Banking, Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege und ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar.
