Für den Cloud-Service SharePoint Online von Microsoft sprechen nicht nur die sofortige, weltweite Verfügbarkeit, sondern auch alle anderen Vorteile von Cloud-Infrastrukturen: Eine eigene IT-Infrastruktur für SharePoint muss nicht (mehr) angeschafft, aufgesetzt und betrieben werden. Zusätzlich profitieren die Nutzer von der kontinuierlichen Verbesserung der Plattform durch die regelmäßige Aktualisierung und Erweiterung durch Microsoft.
Zwei weitere Gründe sprachen bei der weltweit agierenden Technologie-Gruppe VAG Armaturen für eine zügige Komplettmigration von SharePoint 2013 nach SharePoint Online: Durch einen Eigentümerwechsel mussten erstens die Daten und Prozesse von VAG weltweit zügig aus der Systemlandschaft der ehemaligen Muttergesellschaft herausgelöst und in Eigenregie übernommen werden. Zweitens sollten durch den Umstieg auf die aktuelle Version von SharePoint neue Möglichkeiten für moderne Zusammenarbeit erschlossen werden.
Autor – Uwe Ulbrich, Geschäftsführer bei Net at Work
SharePoint als geschäftskritische Anwendung
SharePoint ist bei VAG eine geschäftskritische Anwendung, die rund um die Uhr und weltweit von rund 1.000 Nutzern als Basis für Projektdokumentation und Zusammenarbeit im Vertrieb, in der Fertigung und auf Baustellen genutzt wird und zudem dem übergreifenden Wissensmanagement dient. So hatte ein reibungsloser Ablauf der Umstellung mit sicherer Migration von Daten, Prozessen, Benutzern und Berechtigungen sowie die Minimierung der Downtime oberste Priorität. Mit SharePoint Online sollte darüber hinaus der Einstieg in die Nutzung weiterer Module aus dem Office-365-Portfolio erleichtert werden.
Carve-Out und Migration in einem Zug
Die erste zentrale Herausforderung war das Carve-Out: Die Herauslösung aus dem Mutterkonzern erforderte die Übernahme der IT in Eigenregie. Damit einher gehen sollte unter anderem eine Standardisierung und Modernisierung der Systemlandschaft. Für die Konzeption der gesamten Migration setzte VAG auf die SharePoint-Experten von Net at Work, die den reibungslosen Wechsel von SharePoint 2013 On-Prem nach SharePoint Online sicherstellen sollten.
Weitere Faktoren waren: die Minimierung der Downtime für SharePoint als zentrale Basis für die Zusammenarbeit von 14 Standorten, eine Domain-übergreifende Datenmigration über sichere WAN-Strecken sowie die Integration des weltumspannenden Migrationsteams in Deutschland, USA und Indien. Zudem lag der Fokus auf dem Umstieg auf eine „modern Experience“ in der Benutzeroberfläche und der Minimierung der Kosten und Risiken der Migration bei gleichzeitig größtmöglicher Sicherheit.
SharePoint Online mit umfassendem Service
- Eigenständige IT-Systemlandschaft in der Cloud schafft Unabhängigkeit
- Cloud-Modell von SharePoint Online erfordert keine Investitionen in eigene IT-Infrastruktur und eigenen IT-Betrieb
- Aktuelle Software-Versionen von SharePoint liefern kontinuierlich Verbesserungen
- Solide Basis für modernere Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation
- Gute Anbindung der weltweiten Standorte an die Microsoft-Cloud mit hoher Flexibilität
- SharePoint-Tenant in EU-DataCenter erfüllt EU-DSGVO-Vorgaben
Kundenspezifisches Konzept für den Wechsel
Eine SharePoint-Migration in die Cloud erfolgt in der Regel kundenspezifisch. Deshalb stand auch bei VAG eine gründliche Analyse der Ist-Situation am Anfang des Projektes, um mögliche Fallstricke früh zu erkennen. Anschließend wurden ein passendes Migrationskonzept erarbeitet und entsprechende Werkzeuge vorgeschlagen. Hierbei stand neben der Zuverlässigkeit auch die Wirtschaftlichkeit im Fokus. Im Fall von VAG entschied man sich für AP Elements Fly, das Net at Work bereits in vielen ähnlich gelagerten Migrationen eingesetzt hatte. Eine Entscheidung, die sich als richtig herausstellte: Der direkte Kontakt mit den Toolspezialisten von AP-Elements sowohl in Deutschland als auch in den USA führte zur schnellen Behebung von Problemen.
Da mit der Migration auch ein Wechsel von der klassischen SharePoint-Benutzeroberfläche zur Modern Experience von SharePoint Online anstand, wurde der gesamte Inhalt inklusive der Datenhistorie 1:1 übernommen. Damit hatte das bisherige System zwar einen neuen Look, aber die Mitarbeiter fanden ihre vertrauten Strukturen unverändert vor – ein wichtiger Aspekt zur Vertrauensbildung, da die Nutzer in den vergangenen Jahren viel Aufwand in den Aufbau dieser Strukturen gesteckt hatten. Parallel dazu wurde die Modern Experience – neben vielen weiteren Vorteilen – auch auf mobilen Geräten erheblich verbessert.
In vier Schritten in die Cloud
Das Migrationsprojekt wurde mit agilen Projektmethoden in vier Sprints umgesetzt. Nach Analyse und Konzeption erfolgte die Installation des Migrationstools. Anschließend wurde das Migrationskonzept in einem Proof-of-Concept überprüft und umfassend getestet. Die eigentliche Migration erfolgte dann innerhalb weniger Stunden an einem Freitagabend mit minimaler Downtime für die Nutzer. Auch besondere Herausforderungen wie beispielsweise extrem große Dateien wurden dabei problemlos gemeistert. Nach kleineren manuellen Anpassungsarbeiten stand die neue Plattform den Nutzern am Montagmorgen wieder zur Verfügung.
Fazit
Die SharePoint-Plattform der weltweit agierenden Technologie-Gruppe VAG Armaturen wurde professionell vorbereitet und anschließend zügig und zuverlässig in die Cloud migriert. Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg war das produktive Zusammenspiel der Projektbeteiligten: Mit einem hochmotivierten Team in den USA, in Indien und Deutschland und der Expertise und Routine von Net at Work lief das Projekt reibungslos. Die professionelle Analyse der Ist-Situation im Vorfeld und die gründliche Planung der Migrations-Infrastruktur gaben dabei die nötige Sicherheit. Mit SharePoint Online als Grundlage steht einer weiteren Modernisierung bei VAG nichts im Weg.
Modern Experience von SharePoint Online
- Moderne Optik: Ansprechende Layouts und Controls vermitteln eine neue Leichtigkeit in der Bedienung – homogen über alle Microsoft Produkte hinweg.
- Einfacher Zugang über Microsoft Teams, Browser oder mobile App: Out-of-the-Box stehen internen wie externen Nutzern viele Zugangsformen zur Verfügung – auch sicher ohne lästige VPN-Tunnel.
- Vollständige Integration mit Office 365 bzw. Microsoft 365: nahtlose Bearbeitung direkt mit den gängigen Office-Produkten wie Word, Excel oder Powerpoint sowie Nutzung weiterer Microsoft Tools wie Teams, OneDrive, Power BI und viele andere.
- Einfache Anpassung, auch durch Laien: Der Modern View lädt dazu ein, die Strukturen und das Verhalten von Listen nach individuellen Wünschen zu erweitern und umzugestalten – auch ohne Programmierung.
- Besseres Handling von Dateien und Dokumenten: deutlich mehr Versionen im Versionsmanagement, einfacheres (ggf. auch automatisches) Tagging und deutliche Erweiterung von Größenbegrenzungen.
- Deutlich bessere Suche: Personalisierte Suche passt sich mit der Zeit dem Suchverhalten an.
Der führende Microsoft-Partner Net at Work mit acht Gold-Kompetenzen unterstützt seine Kunden mit Lösungen und Werkzeugen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Über die technische Konzeption und Umsetzung hinaus sorgt das Unternehmen mit praxiserprobtem Change Management dafür, dass das Potential neuer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit auch tatsächlich ausgeschöpft wird.
