Thomas Kübler, Senior Consultat bei der Compart AG
Unternehmen setzen in ihrer Kundenkommunikation immer mehr auf den elektronischen Austausch. Das Problem: Die digitalen Dokumente erstellt man nach wie vor auf der Grundlage von Formaten, die aus dem Printbereich kommen. Das hat den Nachteil, dass sie für elektronische Medien weniger geeignet sind. Ein Dokument, das sich beispielsweise an A4 orientiert, lässt sich auf einem Smartphone oder Tablet nicht annähernd so gut lesen wie im gedruckten Zustand.
Was fehlt, ist die Möglichkeit, ein Dokument so zu erstellen, dass es sowohl elektronisch (Web, mobile Endgeräte) als auch physikalisch (Druck) verschickt werden kann. Damit bliebe man offen für jedes Zielmedium, denn wie das Dokument letzten Endes ausgegeben wird, spielt zum Zeitpunkt der Erstellung erst einmal keine Rolle.
Ein Template für alles?
Doch die Realität sieht anders aus. Mailings sind dafür ein typisches Beispiel. In der Regel legt man sich hier von vornherein auf ein bestimmtes Zielformat fest – meistens auf PDF wegen seiner weiten Verbreitung und Unterstützung für unterschiedliche Medien. PDF ist aber ein seitenorientiertes Format, was die Darstellung auf Geräten mit kleinen Displays erschwert. Komfortabel ist das jedenfalls nicht.
Wie schön wäre es doch, wenn man ein Dokument automatisch in dem für jedes Medium optimalen Darstellungsformat, in der gewünschten Sprache und für jeden Empfänger individuell erzeugt – und das in einer einzigen Applikation. Dazu das folgende Beispiel: Die Marketingabteilung eines international agierenden Versicherungskonzerns plant eine personalisierte Mailingkampagne in Deutsch, Englisch und Französisch, wobei das Mailing sowohl als Briefpost als auch elektronisch für Kunden mit Tablet und Smartphone verschickt werden soll. Die Vorgehensweise sieht in der Regel wie folgt aus:
- Erstellung der Vorlagen (Templates)
- Produktion des Mailings auf der Basis der Kundendaten und der Templates
- Ausgabe und Versand
Üblicherweise werden Mailing-Vorlagen heute mit Standard-Office-Anwendungen erstellt. Allerdings lassen sich damit nicht alle Anforderungen an die Kampagne – in diesem Fall Mehrsprachigkeit, Multi-Channel-Fähigkeit und empfängerspezifische Texte – in einem einzigen Template zusammenfassen. Deshalb produziert man das Template für jedes Endgerät und jede Sprache extra – in diesem Fall also neun Varianten.
Offen für alle Devices
Es erscheint nur allzu logisch, dass der Aufwand für die Pflege dieser Vorlagen steigt, je mehr Endgeräte und Sprachen hinzukommen: Sämtliche Änderungen müssen nämlich immer in allen Dokumenten vorgenommen werden. Ein weiteres Problem ist die Vorschau der Dokumente auf den jeweiligen Endgeräten: Ein direktes Preview wird bei dieser herkömmlichen Erstellung nicht unterstützt und ist nur über Umwege möglich: Man müsste für jedes Zielgerät die Vorschaudokumente separat erstellen.
Produziert werden die Dokumente ebenfalls mit den erwähnten Office-Anwendungen – allerdings ist eine Stapelverarbeitung (Batch) damit nicht möglich. Der Grund: Sie erlauben es nicht, die Formatierung auf einem anderen Arbeitsplatz durchzuführen ohne gravierende Formatierungsänderungen. Deshalb weisen Mailings häufig unterschiedliche Seitenformate auf und machen nachträgliche Korrekturen erforderlich (siehe Bild 1).
Bild 1: Klassisches Dokumentendesign mit Office-Anwendungen (© Compart)
Seiten- und formatunabhängiges Dokumentendesign
Anders dagegen die Situation, wenn man eine Software für das seiten- und formatunabhängige Dokumentendesign einsetzt (siehe auch Kasten). Sie vereinfacht die Erstellung von Mailing-Vorlagen erheblich, denn sie gestattet es, Inhalte in unterschiedlichen Sprachen, Informationen aus verschiedenen Datenbanken (u.a. Textbausteine, Kundendaten) sowie weitere Regeln der Businesslogik in ein Template zusammenzuführen.
Statt – um beim eingangs erwähnten Beispiel zu bleiben – neun verschiedener Mailing-Vorlagen hat man jetzt nur eine einzige. Auch wenn später die Kampagne um weitere Sprachen und Ausgabekanäle ergänzt werden sollte – es bleibt bei diesem einen Template (siehe Bild 2).
Bild 2: Vorteile eines seiten- und formatunabhängigen Dokumentendesigns (© Compart)
Solche Anwendungen arbeiten mit einem einzigen Quellformat, das die gleichberechtigte Erstellung von Dokumenten für den seitenorientierten Druck, für das Web und für mobile Endgeräte überhaupt erst ermöglicht. Insofern lässt sich die Mailing-Kampagne unproblematisch für jedes Medium und jede Sprache durchführen, ohne in einem Wust unterschiedlicher Templates zu landen.
Ein weiterer Vorteil dieses seitenunabhängigen Dokumentendesigns ist, dass die Repräsentation nicht Bestandteil des Templates ist. Sie wird erst später bei der Darstellung für die einzelnen Zielgeräte berücksichtigt. Durch diese Trennung von Inhalt und Repräsentation ergeben sich weitere Vorteile. So lassen sich zum Beispiel nachträglich neue Zielmedien (Endgeräte bzw. Kanäle) hinzufügen, ohne dass das Template geändert werden muss.
Außerdem: Eine Vorschau ist direkt während der Erstellung möglich – und zwar für jedes Medium (Smartphone, Desktop-PC, Tablet). Auf diese Weise kann der Mitarbeiter in der Marketingabteilung sofort das Template überprüfen (und ggf. korrigieren), bevor es in die Produktion geht. Spätere und damit kostspielige Fehler lassen sich dadurch vermeiden. Anschließend geht die fertige Mailing-Vorlage in die Produktion.
Fazit
Für die gleichberechtigte Erstellung von Dokumenten für seitenorientierten Druck, Web, mobile Endgeräte sowie E-Mails gibt es die Lösung DocBridge Impress. Sie basiert unter anderem auf standardisierten Formaten wie HTML5, CSS, Unicode, SVG, XSL und XML. Die Erstellung der Dokumente erfolgt dabei unabhängig von einer bestimmten (vorgegebenen) Seitengröße. Das heißt: Alle generierten Dokumente sind per se mehrkanalfähig und allgemein zugänglich (barrierefrei gemäß PDF/UA und WCAG).
Diese Lösung für das Dokumentendesign gestattet darüber hinaus sowohl die Batch- als auch die transaktionale Einzelverarbeitung. Ebenso möglich sind die Hinterlegung von Regeln der Businesslogik, die Generierung von mehrsprachigen Dokumenten sowie eine Vielzahl druckorientierter Funktionen wie Barcodes, Impositioning und Metadaten – ein Paradigmenwechsel im Dokumentendesign.
Compart ist ein führender globaler Anbieter von Multi-Channel-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als zwei Jahrzehnten im Markt präsent und verfügt über Niederlassungen in Europa und Nordamerika sowie ein Partnernetzwerk in Lateinamerika.
