Autor – Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax
Viele Technologien haben Eingang in den Accounts-Payable-Prozess (AP-Prozess) gefunden, darunter Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), intelligente Dokumentenerfassung und -erkennung, EDI, E-Invoicing, Workflow und schließlich Cloud-Technologien. Experten sind sich jedoch einig, dass substanzielle Vorteile nur durch eine End-to-End-Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und der AP-Prozesse realisiert werden können, die diese Technologien bisher nicht ermöglicht haben.
Viele AP-Automatisierungen schlagen fehl, weil die tatsächliche Reichweite des AP-Prozesses falsch eingeschätzt wird. Kritische Punkte sind hier vor allem:
• Eine Menge Transaktionen treffen über unterschiedliche Medien und in verschiedenen Formaten ein.
• Die Frage, welche Daten extrahiert und in die Finanzdatenbank übermittelt werden müssen, kann nicht „auf Knopfdruck“ beantwortet werden.
• Klärungs- und Genehmigungs-Workflows reichen nur bis zur Unternehmensgrenze.
Die Vorteile einer wirkungsvollen Automatisierung dieser verschlungenen Komplexität liegen auf der Hand.
Bild 1: AP-Automatisierung muss im abgebildeten Umfang erfolgen
AP-Automatisierung – die Vorteile
Die sieben wichtigsten Argumente für eine Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden nachfolgend einzeln dargestellt.
Nr. 1: Umfassende Kosteneinsparungen
Eine AP-Automatisierung ermöglicht umfassende und flächendeckende Kosteneinsparungen. Neben einer Reduzierung der Personalkosten bei der Erfassung der Rechnungsdaten profitieren Unternehmen auch von Self-Service-Portalen für Lieferanten, der Verminderung doppelter Rechnungen, erhöhten Skonto-Gewinnen und dem Wegfall von Verzugsgebühren wegen verspäteter Zahlung.
Nr. 2: Cash-Optimierung
Der automatisierte AP-Prozess erlaubt eine genaue Planung des erwarteten Liquiditätsbedarfs. Prozesstransparenz ermöglicht der Kreditorenbuchhaltung, den Fokus ihrer Prioritäten auf die Aktivitäten zu richten, die den Geldfluss am stärksten beeinflussen. So können alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden und eine dynamische Skontoziehung bietet Lieferanten darüber hinaus pünktlichere Zahlungen im Austausch gegen Zahlungsrabatte, was eine jährliche Rendite von über 30 Prozent einbringen kann. Ohne Automatisierung ist dynamische Skontierung nicht machbar.
Nr. 3: Festigung interner Kontrollen
Seit der Implementierung von Regulierungen wie Sarbanes-Oxley hat die stringente Einhaltung interner Kontrollen zur Verhinderung von Betrug und zur Gewährleistung der Integrität der Finanzergebnisse die Compliance-Anforderungen erhöht und den Aufgabenbereich der Kreditorenbuchhaltung ausgeweitet. Es ist praktisch ausgeschlossen, solche Kontrollen in einem manuellen Prozess zuverlässig umzusetzen. Organisationen mit manuellen AP-Prozessen verlassen sich auf Revisionen, die weitere Kosten verursachen und die Einhaltung doch nur begrenzt sicherstellen können. Mit in den automatischen Prozess eingebetteten Kontrollen reduziert die Kreditorenbuchhaltung die Belastung und die Kosten durch die Compliance.
Nr. 4: Transparenz optimieren
Zentralisierter Empfang, sofortige Erfassung, Extraktion, Validierung und Weiterleitung der Daten für alle Rechnungsarten fördert das korrekte Verbuchen von Verbindlichkeiten. Es entsteht ein vollständiger Pfad, um jeden einzelnen Schritt und jeden am Prozess beteiligten Mitarbeiter zu überprüfen. Gleichzeitig ist das Management in der Lage, potenzielle Probleme sofort zu lösen. Anfragen werden überflüssig, da die Mitarbeiter, das Finanzmanagement und die Lieferanten Self-Service-Zugriff auf den Rechnungs- bzw. Zahlungsstatus haben.
Nr. 5: Kunden zufriedenstellen
Die Kreditorenbuchhaltung muss intern und extern einen großen Kundenkreis erreichen. Der manuelle Prozess erfordert Post- und E-Mail-Austausch mit Formularen, die oft schwer zu entziffern sind. Ein automatischer Prozess vereinfacht das Browser-basierte Bearbeiten von Fragen, offenen Punkten und Genehmigungen. Die Prozesse stehen auf Desktops, Tablets und auf Mobilgeräten unter Einbindung der Sicherheitsstandards des Unternehmens zur Verfügung.
Nr. 6: Qualitätsverbesserung
Ein automatisierter Workflow mit Rechnungsdaten von hoher Qualität, der diese gegen ERP-Daten validiert, sorgt bei Validierung und Genehmigung für die Vermeidung von Fehlern, Verzögerungen und unnötigen Kosten. Im Fall von Ausnahmen, die entsprechende Schritte erfordern, geschieht dies innerhalb des Workflows und nicht in einem separaten Prozess. Separate Prozesse sind oft teuer, unkontrolliert, ungeprüft und erfolgen ohne Einhaltung der Vorschriften.
Nr. 7: Betriebliche Flexibilität
Die Kreditorenbuchhaltung muss die Unternehmensstrategie unterstützen. Dies kann ein erhöhtes Transaktionsaufkommen infolge von Wachstum oder Akquisitionen bedeuten. Ein „Hochschalten“ ist in einem automatisierten Prozess weit weniger kostspielig als die wachsenden Personalkosten in einem weitgehend manuellen und nichtstandardisierten Prozess. Automatisierung erleichtert zudem das Auslagern von Funktionen. Der Prozess lässt sich im Falle von Fusionen und Übernahmen einfach erweitern und bietet Effizienz bei niedrigen Kosten.
Bewährte Angebote zur AP-Automatisierung wie Kofax Smart Capture lassen sich mit Lösungen für Workflow-Automatisierung integrieren. Fertige Workflows bieten dabei Integration der Best-Practices der Finanzbranche mit dem Finanzmanagementsystem (ERP). Alle Rechnungen (unabhängig vom ursprünglichen Format – Papier, E-Mail, Fax, EDI, E-Invoice) werden vollständig transparent in einem einzigen, konsistenten Prozess verarbeitet. Darüber hinaus wird eine erfolgreiche Steuerung von durchgängigen Finanzprozessen unterstützt, die Einhaltung behördlicher Vorschriften erleichtert und das Durchführen von Self-Service-Audits unterstützt.
Fazit
Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie die Vorteile auswerten, die eine Investition in eine End-to-End-Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rechtfertigen? Um eine AP-Automatisierung erfolgreich auf den Weg zu bringen, werden zunächst drei Schritte empfohlen:
1. Erstellen Sie Ihren Business Case zur AP-Automatisierung: Nutzen Sie intern und extern verfügbaren Daten, um die spezifischen Vorteile für Ihr Unternehmen sichtbar zu machen.
2. Investieren Sie in die Vorbereitung Ihres Case: Es genügt nicht, den richtigen Business Case zu haben. Sie müssen ihn auch so präsentieren, dass er alle internen Teilnehmer überzeugt, deren Unterstützung Sie benötigen, um die von Ihnen angestrebten Vorteile zu realisieren.
3. Beachten Sie, dass interne und externe Partner, Kollegen und Lieferanten nicht nur für eine erfolgreiche Gestaltung und Präsentation Ihres Business Case, sondern auch bei der Auswahl und Implementierung der richtigen AP-Automatisierungslösung Voraussetzung sind.
Die Amortisierung von Investitionen in bewährte Rechnungs- und AP-Automatisierungslösungen erfolgt schnell, im Schnitt in sechs bis 18 Monaten. Auf diese Weise eingeführt, ist das Investitionsrisiko bei einer AP-Prozessautomatisierung gering.
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Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax. Kofax ist führender Anbieter von Rechnungs- und AP-Automatisierungslösungen mit jährlich mehr als 50 Millionen Rechnungen im Wert von Hunderten Milliarden Dollar bei Tausenden Kunden in großen und mittleren Unternehmen. Kofax integriert modulare Lösungen zur End-to-End-Automatisierung des AP-Prozesses.
