Autor – Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology gmbh
Wissensmanagement beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit Strategien, um die Ressource Wissen zu systematisieren und in Unternehmen besser verfügbar zu machen. Anstatt hierzu aber den Arbeitsalltag im Unternehmen auf den Kopf zu stellen und Kommunikationsstrukturen gänzlich neu zu erfinden, ist es wesentlich einfacher und effizienter, die bestehenden Strukturen zu optimieren, präziser ineinandergreifen zu lassen und stärker zu vernetzen, kurz: ihre Intelligenz zu steigern. So werden zudem ressourcenintensive Change-Prozesse vermieden, die meist auf wenig Gegenliebe stoßen und im schlimmsten Fall mehr kosten, als sie einem Unternehmen einbringen.
Wie gelingt es aber, den Informationsaustausch und das Wissensmanagement wesentlich zu verbessern, ohne die bewährten Abläufe grundlegend zu ändern? Das ist die Aufgabe von smarten Business-Collaboration-Lösungen – im Folgenden kurz BC-Lösungen genannt. Sie bilden die Kommunikationsprozesse im Unternehmen ab und steigern durch Vernetzung der Mitarbeiter sowie Bereitstellung von Wissen die Leistungsfähigkeit einer Firma. Aber nicht nur das, richtig aufgesetzt, sichern sie auch die Compliance und unterstützen so eine positive Geschäftsentwicklung.
Prozesse zwischen Erfolg und Chaos
Technologien wie Cloud Computing und Mobility machen Mitarbeiter unabhängiger, schaffen persönliche Freiräume und flexibilisieren Arbeitszeiten. In vielen Branchen findet daher schon heute Wertschöpfung an unterschiedlichen Orten statt, zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Teamkonstellationen. Diese Entwicklung macht auch vor Führung und Management nicht halt: Weitreichende Entscheidungen werden unterwegs getroffen, durch einen Klick aufs Tablet. Business-Collaboration-Initiativen tragen dieser Entwicklung Rechnung, oder mehr noch, sind ein Teil davon. Dank schlanker, transparenter und mobiler Prozesse kann BC für Kosteneinsparungen, deutliche Effizienzsteigerungen und größere Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sorgen.
Bei all der neugewonnen Freiheit und Transparenz gilt es aber die Prozesse überschaubar, sicher und nachprüfbar zu machen und ihre fristgerechte Umsetzung zu garantieren. Ansonsten wird aus einer Business-Collaboration-Initiative lediglich das Pendant zum inoffiziellen Flurfunk. Die eingesetzte BC-Software muss daher mehrere Anforderungen in drei unterschiedlichen Bereichen erfüllen. Prinzipiell sind dies Organisation, Kommunikation und die Compliance selbst.
Keine Compliance ohne Ordnung
Organisation betrifft beispielsweise die Ordnung und Systematisierung von unternehmensweiten Inhalten, wie sie Dokumente, Verträge, Mediadateien und E-Mail darstellen. Eine Systematik festzulegen, ist Aufgabe des Unternehmens, BC muss sie nur vollständig abbilden können. Hier lässt sich einwenden, das sei die Aufgabe von Dokumentenmanagement-Systemen. Richtig: Deswegen ist jedwede Business-Collaboration-Lösung, die nicht über ausgereifte ECM-Funktionalitäten verfügt, schlicht mangelhaft. Gerade bei großen Projektteams, eventuell unter Einbeziehung von freien externen Mitarbeitern, ist es unabdingbar, den Überblick über die Anzahl und die Aktualität von Dokumenten zu behalten.
Damit hier kein Chaos ausbricht, muss eine BC-Lösung gewährleisten, dass jedes Dokument seinem Absender eindeutig zugeordnet werden kann und sich in der Versionierung von den anderen unterscheidet. Außerdem muss sie sicherstellen, dass diese Dokumente entweder automatisiert oder über einen nicht zu übergehenden, klar definierten Workflow in einem Ablagesystem geordnet hinterlegt werden. Das verhindert Versionswirrwarr und einzelne Dokumente lassen sich jederzeit schnell wiederfinden. Inhalte werden so in Abhängigkeit von ihrer geschäftlichen Bedeutung und von gesetzlichen Vorschriften gesichert. Außerdem entscheidend: Die Vielzahl der einzelnen Arbeitsschritte zwischen dem Beginn eines Projekts und seinem Abschluss sind ebenfalls revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert.
Cloud Computing und Apps gewährleisten dabei einen mobilen, browserbasierten Zugang zur BC-Plattform rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus. Die eindeutige Zuordnung und Nachvollziehbarkeit für die Anwender, die sichere Ablage von Dokumenten und Kommunikationsinhalten sowie ein schnelles Auffinden von Ergebnissen sind dann für jedes Projekt jederzeit und überall garantiert. Abgesehen von der großen Arbeitserleichterung werden damit bereits zentrale Forderungen der Compliance erfüllt.
Alle machen mit – und jeder was er soll
Richtig umgesetzt sichert Business Collaboration die Compliance aber nicht nur auf der Ebene der Inhalte, sondern auch in den Kommunikationsprozessen. Ganz allgemein strukturiert BC den geschäftlichen Informationsaustausch. Aus einer ungeregelten, informellen Kommunikation wird so ein transparenter, nachvollziehbarer Dialog, der prinzipiell allen Beteiligten die Möglichkeit bietet, sich über konkrete Fragestellungen auszutauschen – allerdings in dem Maße, wie sie von diesen Fragestellungen betroffen sind. Eine klare Definition und Administration von Berechtigungen sowie Filterfunktionen ermöglicht es hier, den Austausch besser zu koordinieren und in gewinnbringende Bahnen zu lenken.
Denkt man etwa an die Sicherung geistigen Eigentums, die Wahrung von Sperrfristen oder den Schutz vertraulicher Finanzdaten vor dem Wettbewerb, wird schnell klar, wie wichtig der Beitrag von Business Collaboration für die Compliance ist. Dies gilt auch vor dem Hintergrund der Zusammenarbeit mit externen Projektmitarbeitern oder dem Einsatz von mobilen Endgeräten. Unter den Gesichtspunkten Organisation und Compliance können BC-Plattformen zudem garantieren, dass relevante Nachrichten nicht in einer Flut von E-Mails und PMs verloren gehen. Der zentrale Ort für vertrauliche wie auch projektrelevante Nachrichten eines Nutzers sollte daher ein persönliches Konto innerhalb der Plattform sein – inklusive intelligenter Ablagestrukturen, die eine vollständige Übersicht, eine leistungsstarke Suche und eine Verknüpfung mit dem konkreten Projekt ermöglichen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
In den Bereich Kommunikation fällt schließlich auch die Anforderung, Verantwortlichkeiten transparent und eindeutig zu organisieren. Das fristgerechte Management von Aufgaben und Vereinbarungen, etwa die Zusendung von Verträgen an Geschäftspartner ist damit integraler Bestandteil einer BC-Plattform. Kennt jeder seine und die Aufgaben der anderen, versandet nichts mehr im Zuständigkeitschaos. In diesen Kontext gehört auch ein effizientes Entscheidungsmanagement. Regelmäßig müssen Entscheidungen getroffen werden – im Regelfall von einem kleinen Kreis von Führungskräften, manchmal auch von nur einer Person. Der einheitliche Wissensstand und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen dank Business Collaboration ermöglicht den Entscheidern bereits die grundlegende Meinungsbildung.
Aber BC-Plattformen bieten noch mehr. Durch sie können Entscheidungen als eigenständiger Projektarbeitsschritt definiert, diskutiert und schließlich getroffen werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die Entscheidung nur die Entscheider oder alle Teammitglieder sehen dürfen. Ein eigenständiger Bereich in der persönlichen Projektmanagementoberfläche sollte alle Entscheidungen eines Nutzers sammeln – bereits getroffene wie noch ausstehende. All das ist der praktische Ausdruck einer aktiven Compliance-Strategie in Unternehmen, die auch die Basis jeder vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Dritten ist.
Fazit
Die ideale Business-Collaboration-Plattform verbindet also nutzerfreundliche Collaboration-, Projektmanagement- und DMS-Funktionen und erlaubt standortunabhängige, effizient vernetzte Arbeitsprozesse, die die Compliance im Unternehmen sichern und weiter verbessern. Dank durchgängiger Dokumentation der Arbeitsschritte und projektbezogener Speicherung von Dokumenten und Nachrichten garantiert sie einen sicheren Rahmen für alle Entscheidungen.
www.forcont.de
Matthias Kunisch, Geschäftsführer der forcont business technology gmbh. Die forcont business technology gmbh ist ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus. Das Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. Die technologische Basis ist die Software forcont factory FX. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP.
