Autorin – Barbara Pöggeler, Produktmanagerin, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Allein in den letzten fünf Jahren hat sich die Menge an digitalen Informationen in Organisationen verzehnfacht. In diesem ungeheuren Datenvolumen nach der einen aktuell wichtigen Information zu suchen, kann eine Herkulesaufgabe sein – oder ein Kinderspiel. Den Unterschied macht aus, ob Kommunen wie die Stadt Karlsruhe eine Lösung im Einsatz haben, die sowohl internes Know-how als auch externe Fachinformationen vernetzt und leistungsstark durchsucht.
Entschließen sich Kommunen, eine neue Software-Lösung für die Wissensarbeit einzuführen, entscheiden besonders zwei Faktoren darüber, ob das Tool von den Mitarbeitern angenommen wird: Die Handhabung und der Nutzen. Die Software muss leicht zu bedienen sein und darf keinen Mehraufwand in der täglichen Arbeit verursachen. Dennoch sollte sie die Mitarbeiter effektiv unterstützen, indem sie Informationen schnell und einfach zur Verfügung stellt. Portal-Lösungen wie die Haufe Suite bieten noch einen weiteren Vorteil: Sie vernetzen externe Fachinformationen und internes Know-how. Das Herzstück dabei ist die semantische Komponente. Wird ein Artikel erstellt und im Wissensportal abgespeichert, wird dieser sofort in der Datenbank indiziert sowie semantisch verknüpft – und dies ohne manuelle, redaktionelle Tätigkeiten des Nutzers. Möglich wird dies durch eine Vielzahl linguistischer, semantischer und statistischer Verfahren, die das Dokument genau analysieren und es mit anderen Inhalten im System vergleichen.
Suche mit Gewähr
Wer suchet, der findet – was so leicht klingt, ist in der Realität meist ein aufwendiger Prozess mit mehreren Suchanfragen, bis das gewünschte Ergebnis vorliegt. Die Haufe Suite arbeitet mit der Hochleistungssuchmaschine L4 von moresophy. Auch hier zeigt die semantische Komponente ihre Stärke: Der Nutzer erhält nicht nur innerhalb weniger Sekunden eine präzise Trefferliste, sondern darüber hinaus auch Verweise auf Beiträge, die einen engen thematischen Bezug zum eingegebenen Suchbegriff aufweisen. Dazu analysiert das System alle Dokumente mithilfe der oben genannten Verfahren und gleicht den Ähnlichkeitswert ab. Liegt dieser in einem zuvor definierten Rahmen, wird das Dokument angezeigt.
Häufig scheitert die Recherche nach einer Information schlicht am falschen Suchbegriff. Damit dies den Nutzern der Haufe Suite nicht passiert, unterstützt das System den Anwender bei seiner Volltextsuche aktiv: Mit Hilfe logischer Relationen werden unmittelbar verwandte Suchbegriffe vorgeschlagen, so dass der Benutzer seine Suche verfeinern und noch passendere Ergebnisse erzielen kann. Bleibt dann noch immer eine Vielzahl von Dokumenten übrig, etwa wenn das Thema in der Kommune weit verbreitet ist, helfen vielfältige Filtermöglichkeiten, beispielsweise nach Datum oder beliebigen Kategorien wie Autor oder Formattyp, die Relevanz der Treffer weiter einzugrenzen.
Bild 1: Trefferliste bei der Volltextsuche
Neben einer Volltextsuche bietet die Haufe Suite aber noch eine weitere Aufbereitung und Auswertung der enthaltenen Dokumente: Das dynamische Inhaltsverzeichnis, in dem alle im Portal abgelegten Daten alphabetisch aufgelistet sind – und das stets automatisch um neu hinzugefügte Inhalte aktualisiert wird. Mittels der integrierten Suche in den Titeln erhält der Benutzer dank der Vorstrukturierung einen häufig noch leistungsfähigeren Zugang zu Informationen als mit der Volltextsuche.
Stadtverwaltung Karlsruhe: Verschiedene Wissensquellen – eine Plattform
Vor der Herausforderung, große und weit verbreitete Datenmengen einer Vielzahl von dezentral beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestmöglich zur Verfügung zu stellen, stand auch das Personal- und Organisationsamt der Stadt Karlsruhe. Um das kommunale Wissen noch produktiver nutzen zu können, startete die Stadtverwaltung ein zweiphasiges Wissensmanagement-Projekt: In einem ersten Schritt sollte die effizientere Nutzung externer Fachinformationen in Angriff genommen werden; in der zweiten Phase wurden interne Informationen und Regelungen so aufbereitet, dass sie ebenfalls organisationsweit zur Verfügung gestellt werden konnten.
„Bei der Auswahl der Software, mit der wir dieses Projekt umsetzen wollten, hatte für uns der Wunsch, beide Phasen in einer Lösung realisieren zu können, absolute Priorität“, betont Wolfgang Jung, Abteilungsleiter Personal- und Organisationsstrategie im Personal- und Organisationsamt. „Wir wollten interne und externe Expertise an einem Ort vereinen, um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den dezentralen Personalstellen effektiv in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Bei der Haufe Suite fanden wir dieses Kriterium ideal erfüllt – zumal die Einführung der webbasierten Software kein aufwändiges IT-Projekt für uns bedeutete.“
Mein Wissen, dein Wissen, unser Wissen
Handlungsanweisungen, Checklisten, wichtige Informationen: Im Personal- und Organisationsamt existiert eine große Menge an Informationen und Know-how, die mit den Personalsachbearbeitern anderer Dienststellen geteilt werden sowie problemlos auffindbar sein müssen. Seit dem Frühsommer 2012 schickt das Personal- und Organisationsamt diese Dokumente nicht mehr nur in Papierform an die Kollegen, sondern lädt die Dateien auch in die Haufe Suite hoch. „Im Moment verfahren wir noch parallel, indem wir unsere Informationen sowohl digital als auch in ausgedruckter Form zur Verfügung stellen“, erläutert Wolfgang Jung. „Doch mittelfristig wollen wir – auch im Sinne eines möglichst papierlosen Büros – nur noch die Haufe Suite als Tool zum Informationsaustausch und Wissenstransfer nutzen.“
Inzwischen haben die Mitarbeiter im Personal- und Organisationsamt zu etwa 50 verschiedenen Themen Artikel, Richtlinien oder Handlungsanweisungen in das Wissensportal eingestellt – Tendenz steigend. Die ersten Erfahrungen sind laut Jung rundum positiv: „Seitdem wir auch unsere eigenen Dokumente in die Haufe Suite hochladen, ist die Zahl der Zugriffe noch einmal deutlich nach oben geschnellt. Die Möglichkeit, rasch und unkompliziert auf relevantes internes Wissen zugreifen zu können, hat einen richtigen Motivationsschub ausgelöst – zumal die semantische Komponente wirklich klasse ist: Die Beschäftigten arbeiten einfach in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiter, da sich lediglich der hinterlegte Speicherplatz ändert, wenn sie Dokumente erstellen und diese sofort verschlagwortet werden. Und die Suchfunktion hat uns bereits bei der ersten Präsentation der Lösung sofort überzeugt – so schnell und einfach haben wir Dokumente und Informationen noch nie gefunden.“
Fachinformationen: Verlässliche Partner im Paragrafendschungel
Internes Wissen ist eine wichtige Ressource – doch wenn es etwa um rechtlich relevante Fragen geht, benötigen die Mitarbeiter zusätzlich rechtssichere Fachinformationen. Aus diesem Grund arbeitet das Personal- und Organisationsamt mit den Fachdatenbanken „Haufe Personal Office Premium“ und „Haufe TVöD Office Professional“. Wie die hochgeladenen firmeneigenen Dokumente sind auch diese Informationen vollständig in die Haufe Suite integriert und ermöglichen so eine nahtlose Verknüpfung der verschiedenen Wissensquellen.
Bild 2: Ansicht firmeneigener Richtlinien
Jung empfindet dabei nicht nur die Kombination aus internem und externem Know-how als optimal: „Mit den Fachdatenbanken habe ich die relevanten Informationen stets auf einem Blick – ich finde alle Kommentare, Urteile oder Entscheidungen an einem Ort und muss nicht mehr auf verschiedene Nachschlagewerke zurückgreifen. Außerdem kann ich die für mich relevanten Passagen in mein Word-Dokument kopieren und gleich damit weiterarbeiten. Die Aktualität der Informationen ist natürlich auch ein wichtiger Faktor – da die Datenbanken webbasiert sind, sind alle Informationen stets tagesaktuell. Unsere Loseblatt-Sammlungen und CD-ROMs haben wir inzwischen alle abbestellt, was für uns eine nicht unerhebliche Kostenersparnis bedeutet – von dem Arbeitsaufwand unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Aktualisierung der Loseblatt-Sammlungen ganz zu schweigen.“
Doch auch bei den Fachinformationen liegt für Wolfgang Jung der entscheidende Trumpf der Haufe Suite in der semantischen Komponente der Lösung: „Bei einer Suchanfrage in unserem Portal werden interne und externe Dateien gleichermaßen durchsucht. In der Trefferliste werden unsere eigenen Inhalte dann immer als erstes angezeigt – so wird aus Suchen wirklich Finden und der Wissensaustausch benötigt nur einen einzigen Mausklick. Das bedeutet für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine echte Entlastung in ihrer täglichen Arbeit.“
Fazit
Um angesichts zunehmender Datenflut effektiv arbeiten zu können, ist es für Kommunen unerlässlich, in ihre Wissensproduktivität zu investieren. Das Beispiel der Stadtverwaltung Karlsruhe zeigt, dass dies auch ohne aufwändiges IT-Projekt möglich ist – vorausgesetzt, dass die Lösung einfach zu implementieren, intuitiv zu bedienen und vor allem mit einer leistungsstarken semantischen Komponente versehen ist. So wird mit wenig Aufwand aus Big Data kommunales Smart Data.
Barbara Pöggeler, Produktmanagerin, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Die Marke Haufe steht für integrierte Arbeitsplatz- und Gesamtlösungen zur erfolgreichen Gestaltung steuerlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Aufgaben. Die Lösungen umfassen Fachinformationen, Applikationen, Services, Dienstleistungen, Online-Communitys und Fachportale sowie Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung. Die Lösungen von Haufe sind bei über 75.000 Unternehmen erfolgreich im Einsatz.
