Matthias Bauer, Senior Solutions Engineer bei Alfresco
Geburtstagsgeschenke, Verabredungen, Austausch von Fotos und Texten: Im privaten Umfeld sind die Koordination und der Informationsaustausch über Gruppen in Sozialen Medien heute Alltag. Und im Beruf? Hier organisieren wir noch viel über tradierte Wege, insbesondere über E-Mail-Clients. Daneben greifen Mitarbeiter auch immer häufiger auf Tools aus dem Privatleben zurück. Einer aktuellen Studie von Dimensional Research [1] zufolge teilen mehr als die Hälfte (51 Prozent) berufliche Dokumente über öffentlich zugängliche Plattformen in der Cloud. Dabei handelt es sich häufig um genau jene Tools, die ursprünglich nur für private Inhalte konzipiert wurden.
So wird schnell mal im Meeting ein Foto vom Whiteboard per WhatsApp Messenger mit Kollegen geteilt – und schon können sich Mitarbeiter in einer rechtlichen Grauzone befinden, wenn vertrauliche Interna über externe Cloud-Server rauschen. Gerade weil diese „Privat-Anwendungen“ nur unzureichende Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen, erlauben vielen Unternehmen diese Art der Anwendungen nicht für den geschäftlichen Informationsaustausch. Die Studie von Dimensional Research zeigt auch: Diese Anweisungen werden vielfach bewusst ignoriert.
Mitarbeiter sind sich zwar der Sicherheitsrisiken einer Nutzung privater Cloud-Dienste sehr wohl bewusst, nehmen diese aber nicht ernst – oder zumindest nicht ernst genug. Über alle Altersklassen hinweg haben nur 38 Prozent die Daten-Sicherheit immer im Auge, wenn sie mit externen Partnern zusammenarbeiten. Und 16 Prozent geben in der Studie von Dimensional Research sogar unumwunden zu, bewusst „public sharing tools“ zu nutzen, die nicht vom Arbeitgeber freigeben sind. Der Rest macht sich über Sicherheitsrisiken wenig Gedanken.
Collaboration-Tools im Business-Umfeld werden nicht gut angenommen
Sicherheit – kein Argument gegen die Cloud
Weil der Mensch ein Gewohnheitstier ist, verbreiten sich private Cloud-Dienste für die Kollaboration in den Büros fast so schnell wie ein Grippevirus. Wer kann es den Kollegen verübeln: Sie wollen einfach ihren Job machen und bedienen sich der einfachsten, schnellsten und praktischsten Mittel. Die Suche nach dem simpelsten Weg zur Lösung ist zwar kein neues Phänomen. Neu für Unternehmen ist aber, dass die Mitarbeiter dank Mobilgeräten und Appstores IT-Anwendungen ohne die IT-Abteilung beschaffen und installieren können: Appstore durchsuchen, App herunterladen und los geht’s! So ziehen Anwendungen der Public Cloud in Unternehmen durch die Hintertüre ein – und die IT verliert zunehmend die Kontrolle. Denn diese Anwendungen sind in vollständigem Besitz der einzelnen Mitarbeiter.
Für die interne Zusammenarbeit halten Unternehmen zwar seit Jahren mit hohem Berater- und Anpassungsaufwand eingeführte Dokumentenmanagementsysteme vor. Diese sind aber für den mobilen und flexiblen Einsatz, für den Austausch mit externen Mitarbeitern, Partnern oder Kunden nicht eingerichtet. Daher behalf man sich in der Vergangenheit, wenigstens teilweise, mit VPN-Lösungen. Weil aber nicht jeder Kunde oder Partner einen VPN-Zugang haben kann oder soll, richtet die IT Extranets in der Cloud ein. Sie sind jedoch in der Regel vollständig von den internen Systemen entkoppelt, da sie jenseits einer undurchdringlichen Firewall liegen. In der Konsequenz entsteht Content-Silo nach Content-Silo, jede Abteilung hat mindestens eines. Synchronisation zu internen Servern: Fehlanzeige. Kein Wunder, dass IT-Verantwortliche Cloud-Lösungen eher als Fluch denn als Segen wahrnehmen.
Nutzung von Public-Cloud-Lösungen im Business
Systeme entsprechen oft nicht den Nutzungsgewohnheiten
Langsam wandelt sich in den Unternehmen aller Größen die Wahrnehmung der Cloud und es setzt ein Umdenken ein. Sie erkennen: Die bestehende Infrastruktur für Content Management ist einfach nicht mehr zeitgemäß. Nur wenige ECM-Systeme, die sich für den Einsatz in großen und mittleren Unternehmen eignen, wurden in diesem Jahrtausend entwickelt. Die meisten sind deutlich älter. Das schlägt sich im Benutzerkomfort nieder und wird damit zum limitierenden Faktor. Nachwachsende Anwendergruppen tolerieren es schlicht nicht mehr, sich in undurchschaubare Software einarbeiten zu müssen.
Der oben genannten Umfrage zufolge haben selbst 45 Prozent der über 50-jährigen, der sogenannten Babyboomer, Schwierigkeiten mit den Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Das erscheint auf den ersten Blick viel, relativiert sich jedoch beim Blick auf die folgenden Generationen. Bei den heute 36- bis 50-jährigen, der Generation X, sind es schon 62 Prozent. Unter den Millennials, die heute zwischen 22 bis 35 Jahre alt sind, gaben 71 Prozent an, nicht mit den verfügbaren Werkzeugen zurecht zu kommen. Darin zeigt sich klar die immer größer werdende Diskrepanz zwischen Mensch und Technik: Nutzungsgewohnheiten und -erwartungen haben sich massiv verändert. Dagegen wurden bestehende Systeme nur unzureichend nachgebessert. Die Anwender von heute wachsen Tag für Tag ein Stückchen mehr aus den Tools von gestern hinaus.
Moderne ECM-Lösungen: Cloud inbegriffen
Es wird Zeit, dass die IT wieder das Ruder in die Hand nimmt. Aber nicht mit Verboten, sondern mit echten Lösungen, die Benutzer gerne annehmen, weil sie bequem und sicher sind. Wird beispielsweise der Content zwischen der Extranet-Cloud-Site für die Marketingagenturen automatisch mit dem internen Content synchronisiert, spart sich der Marketing-Manager das Hin- und Her-Kopieren. Über das Handy wird schnell am Flughafen noch die letzte Änderung am Broschürentext geprüft oder eingepflegt, bevor der Mitarbeiter in die Maschine steigt. Wer so einfach arbeiten kann, braucht keine Consumer-App mehr. Und er verzichtet nur allzu gerne auf den potenziellen Stress mit dem Chef oder der IT, der dadurch entstehen könnte. Die Userakzeptanz steigt, wenn die IT einfache und smarte Lösungen bereitstellt, mit denen es sich gut arbeiten lässt. Cloud-Lösungen sind also nur so „gut“ oder „böse“, wie sie Unternehmen zu nutzen wissen.
Lässt die IT dagegen die Dinge einfach laufen, sind die Risiken hoch: Sie reichen von Compliance-Verstößen über Verletzung von NDAs bis hin zu potenziellen Vertragsstrafen. Die redundante Speicherung von Dokumenten innerhalb und jenseits der Firewall ist außerdem mit zusätzlichen Kosten verbunden. Das Laisser-faire belastet aber nicht nur die IT-Budgets, es schlägt sich auch in mangelnder Produktivität und in steigender Unzufriedenheit seitens der Mitarbeiter nieder. Es gibt also gute Gründe, die Chefetage von einem Umstieg auf eine moderne ECM-Umgebung zu überzeugen.
Fazit
Mit der zunehmenden Zahl von Millennials in der Berufswelt werden Cloud-Apps in den Unternehmen dominieren – wenn die IT keine einfache, integrierte Synchronisationslösung anbietet. Und es nutzt nichts, die Augen vor der Zukunft zu verschließen. Denn während wir noch den Bedürfnissen der „Millennials“ hinterherhinken, steht eine neue Generation echter „Digital-Natives“ bereits in den Startlöchern!
Quelle
[1] Studie „Collaboration Trends and Technology. A Survey of Knowledge Workers“ (August 2015) von Dimensional Research, gesponsert von Alfresco. Die Ergebnisse der Studie können unter https://www.alfresco.com/sites/www.alfresco.com/files/dimesional-research-collab-survey-findings-report-082415.pdf heruntergeladen werden.
Bildquelle: Dimensional Research
Matthias Bauer ist Senior Solutions Engineer bei Alfresco, zuständig für den Technischen Vertrieb in der D/A/CH Region. Alfresco bietet modernes Enterprise Content Management (ECM): für eine effektive und einfache Zusammenarbeit mobil, innerhalb von Cloud- oder Hybrid-Umgebungen sowie on-premise. Es basiert auf offenen Standards und ermöglicht der IT die nötige Kontrolle.
