Teils proaktiv vorausschauend, teils reaktiv gezwungen, haben viele Organisationen in den vergangenen Monaten eine gewaltige digitale Transformation erlebt: Innerhalb weniger Tage oder Wochen gelang der Umstieg auf Home Office oder Remote Work für einen großen Teil der Mitarbeiter.
Autor – Herbert Lörch, VP Sales DACH bei M-Files
Arbeiten von außerhalb des Büros ist die neue Normalität. Für viele Organisationen waren dabei Plattformen wie Microsoft Office 365 oder Google G Suite das Mittel der Wahl, sind diese doch ohne Frage hervorragend dafür geeignet, verteilt sitzende Teams zusammenzuführen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Prozessen zu ermöglichen. Natürlich klappte nicht alles reibungslos und viele IT-Mitarbeiter und -Dienstleister mussten bis zum Umfallen arbeiten, aber im Großen und Ganzen war ein Großteil der Unternehmen dann doch überrascht, wie schnell vieles funktioniert hat. In der Rückschau wird die Corona-Pandemie vielleicht als der notwendige Schock und Katalysator für die Digitalisierung gesehen werden.
Wie im Rausch fühlen sich seitdem viele Mitarbeiter durch die neuen Möglichkeiten beflügelt und nutzen eifrig das beispielsweise in Microsoft Teams angebotene breite Spektrum an Features und Apps. Eine Rückkehr zur Regelarbeit On-Premises – wozu, wenn es auch remote in der Cloud geht? Warum nicht den bunten Strauß an neuen Cloud Apps nutzen, statt auf langwierige IT-Projekte zu warten? Dieser Geist ist aus der Flasche und das ist auch gut so. Vielfalt bereichert, Flexibilität macht agil. Die neue Rolle der IT ist nicht, den Geist wieder in die Flasche zu bekommen, sondern ihn so zu kontrollieren, dass ein Maximum an Nutzen und Sicherheit entsteht.
Erst die Sause und nun die Katerstimmung
Doch wie nach jeder ausgelassenen Sause stellt sich auch hier bei den ersten Teilnehmern ein ordentlicher Kater ein: So flexibel, modern und nutzerfreundlich die neuen Zauberlehrlinge aus der Cloud auch sind, so wenig bieten sie oftmals in Sachen Information Governance und Compliance – zumindest out of the box.
Am Beispiel Microsoft Teams kann das stellvertretend erläutert werden: Teams ist hervorragend geeignet für schnelle Abstimmungen und einfache Collaboration. Für das Management von Dateien und Dokumenten gilt das jedoch nur sehr begrenzt: Mit jedem neuen Team, das angelegt wird, entsteht im Hintergrund eine isolierte SharePoint-Site mit einem Verzeichnis pro Kanal, das die Dateien aufnimmt. Da Änderungen wie Umbenennungen nicht konsequent durchpropagiert werden, laufen diese Strukturen unausweichlich auseinander. Inkonsistenzen und Dubletten sind damit vorprogrammiert. Ganz zu schweigen davon, dass unzählige einzelne SharePoint-Sites mit ihren per Default eigenen Rechte- und Benutzerstrukturen mit Blick auf Governance, Risk & Compliance (GRC) an sich schon ein Grauen sind. Einheitliche Regeln für Aufbewahrungsfristen und Archivierung, Audit Trails mit lückenlosem Nachweis von Zugriffen und Änderungen und die automatische, inhaltliche Klassifizierung fehlen ebenso. Natürlich bietet Microsoft auch hier Mechanismen, die zumindest eine rudimentäre Form von Kontrolle erlauben würden. Aber die setzen ein durchweg geplantes Vorgehen mit klar definierten Strukturen, Regeln und Rollen voraus – wofür zum Höhepunkt des Lockdowns schlichtweg keine Zeit war. Jetzt ist das Kind im Brunnen bzw. der User in der Cloud und braucht Hilfe.
Was hier für Microsoft Teams geschildert wurde, gilt in ähnlicher Form auch für andere beliebte neue Cloud Services wie Microsoft OneDrive, Google G Suite und Google Drive, Dropbox usw. All diese neuen Plattformen bereichern nun die sowieso schon bestehende Gemengelage an Ablagen in Filesystem, Archiv oder DMS/ECM und den Anwendungen im Bereich ERP, CRM und SCM. In der neuen Normalität hat sich die Zahl der potenziellen Speicherorte schlagartig massiv vervielfacht. Kontrolle und GRC werden damit sicher nicht einfacher. Konnten Datenschützer und IT-Sicherheitsbeauftragte zu Beginn der Krise noch weggucken oder im Zweifel zugunsten der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs abwägen, werden sie dies zu Recht nicht als Dauerzustand akzeptieren können.
Irgendwer muss aufräumen
So wie es ist, wird es also nicht bleiben können. Aufräumen ist jedoch nicht sonderlich beliebt und wer hat schon Lust Ordnung zu schaffen, wenn – selbst ungewollt – kontinuierlich neues Chaos angerichtet wird? Die Lösung sind intelligente Content Services, die diese Aufgabe automatisiert übernehmen oder besser noch, im Hintergrund dafür sorgen, dass erst gar keine Unordnung entsteht bzw. diese ignoriert werden kann. Dazu müssen sie zwei wesentliche Dinge mitbringen: Flexibilität in Bezug auf die genutzten Plattformen und künstliche Intelligenz als Basis für Automatisierung.
So ist es der Plattform M-Files beispielsweise völlig einerlei, ob eine Datei im Filesystem, in SharePoint, auf einer Dropbox oder im eigenen Repository liegt, da es jeweils Standard-Konnektoren für diese Plattformen gibt. Das System kann mittels KI automatisiert den Inhalt der Datei analysieren, sie entsprechend klassifizieren und mit Metadaten anreichern. Wird etwa festgestellt, dass es sich hierbei um vertrauliche Informationen handelt, kann es die Datei in das eigene Repository übernehmen und den Zugriff einschränken. Für aufbewahrungspflichtige Dokumente kann die entsprechende Archivierung erfolgen. Dubletten werden sicher bei der Ablage erkannt und der Nutzer entsprechend darauf hingewiesen. Versionierung und Check-In/Check-Out werden auch dort ermöglicht, wo die ursprüngliche Ablage dies nicht vorsieht.
Bildlich gesprochen, akzeptiert M-Files die Unordnung wie sie ist und verbirgt sie vor dem Nutzer. So kann der Nutzer ein breites Spektrum an Ablageorten vom gewohnten Filesystem bis hin zu neuen Cloud Services nutzen und die Content Services sorgen für einen einheitlichen Umgang mit den dort abgelegten Dateien und Dokumenten. Der Nutzer kann die Datei beliebig über die Cloud Services nutzen, auch wenn sie beispielsweise On-Premises liegt und die IT behält transparent Kontrolle über die Informationsbestände.
Kontext – intelligent eingebettet in den Content
Aber intelligente Content Services können noch weit mehr: Sie sind der Schlüssel zu wirklich intelligentem Informationsmanagement. Jede Information wird wertvoller, wenn sie im richtigen Kontext genutzt werden kann. Ein Projektvertrag an sich ist zwar interessant, viel wertvoller als Information wird er jedoch, wenn er mit Kontextinformationen über Projektinhalte, das Projektteam, den Kunden oder ähnliche Projekte verknüpft wird. Genau das machen intelligente Content Services automatisiert. Mittels KI-Techniken wie Content Analytics und Natural Language Understanding wird der Inhalt von Dokumenten erschlossen und ein Kontext in Form von Klassifizierung und Verknüpfung mit anderen Informationen hergestellt.
Durch den plattformübergreifenden Ansatz kann sich dieser Kontext auch über Systemgrenzen hinweg erstrecken. So kann beispielsweise der Vertrieb mit Salesforce und das Projektteam mit Microsoft Teams arbeiten und dennoch können beide automatisiert Informationen austauschen. M-Files erkennt ein Angebot in Salesforce als solches, ordnet es dem richtigen Projekt zu und kann es in Teams als Kontextinformation anbieten. Umgekehrt kann beispielsweise der Projektstatusbericht aus SharePoint in Salesforce eingebunden werden. All das erfolgt ohne Programmierung weitgehend automatisch durch universelle Mechanismen. Moderne Content Services können sich dazu nahtlos in ein breites Spektrum von Anwendungen und Cloud Services einbetten und dem Nutzer Kontext, Metadaten und sogar übergreifende Prozesse und Workflows anbieten – ohne dass der Nutzer seine geliebte Arbeitsumgebung dafür verlassen muss.
Jeder kann nach eigener Fasson selig werden
Die automatisierte Herstellung von Kontext ist quasi der Superkleber, der alle Informationen zusammenhält, auch wenn sie über viele verschiedene Systeme verteilt werden. So ermöglichen es intelligente Content Services dem Nutzer, in der schönen neuen Welt der Cloud Services den Überblick zu behalten und Zusammenhänge zu erkennen.
Den enormen Impuls der Corona-Krise für die Digitalisierung gilt es nun zu nutzen und in die richtigen Kanäle zu lenken. Befreit von Systemzwängen können Nutzer die Cloud Services verwenden, mit denen sie ihre Aufgaben am besten erledigen können. Intelligente Cloud Services sorgen im Hintergrund dafür, dass einheitliche Regeln im Umgang mit Informationen im Sinne von Governance, Informationssicherheit und Compliance verbindlich eingehalten werden. Die Chance ist da, machen wir etwas daraus.
M-Files bietet eine neue Generation an Content-Services-Plattformen für intelligentes Informationsmanagement und vereinheitlicht auf diese Weise Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören. So ist mit M-Files keine weitere Datenmigration erforderlich. Informationssilos werden mit KI-basierter Content Analytics aufgebrochen und übergreifende Konzepte für Information Governance etabliert.
