Autor – Christian Biebl, Geschäftsführer, Planat GmbH
Mittelständische Unternehmen müssen heute innovativ entwickeln, erfolgreich gegen einen wachsenden Wettbewerb bestehen und dennoch wirtschaftlich arbeiten. Diese ganzheitlichen Herausforderungen verlangen nach einer strikten Organisation und damit nach einem ERP-System, das nicht nur die Auftragsabwicklung unterstützt, sondern den kompletten Prozess begleitet – vom Vertrieb über die Fertigung bis zur effizienten Lagerung der Produkte. Diesen hohen Nutzungsgrad komplett zu erfüllen ist keine Selbstverständlichkeit in der Welt der ERP-Systeme, die bisher entweder nur einzelnen Unternehmensbereichen die Hand reichte oder Anwender mit zu vielen Informationen überforderte.
Heute genügt eine partielle oder oberflächliche Hilfe allerdings nicht mehr. Organisation bedeutet Effizienz und diese ist für den Mittelstand längst eine unumstößliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Zukunft. Ein ERP-System steht in der Pflicht, alle Prozessanforderungen ganz nach individuellem Bedarf eines Unternehmens abzudecken. Das heißt: Ein ERP-System ist das zentrale Nervensystem der Firma.
ERP-Systeme ‒ weiterentwickelt aus den Anfängen
In ihren Anfängen listeten ERP-Systeme auf, welche Waren in ein Unternehmen geliefert wurden und welche Waren es wann wieder verließen. Mithilfe dieser Lösungen wurde es unter anderem einfacher, den Lagerbestand mit der Produktion abzugleichen. Mit den zusätzlichen technischen Fortschritten bei der Hardware kamen diese Entwicklungen vor allem den produzierenden Unternehmen zugute: Je mehr Daten ein Rechner verarbeiten konnte, desto mehr konnte auch das ERP-System leisten. Unternehmen waren damit in der Lage, ihre Geschäftsplanung sehr viel präziser vorzunehmen, als sie es bisher gewohnt waren.
Doch die Planung war damit noch lange nicht präzise genug. Das wird spätestens an der hohen Anzahl von Unternehmen klar, die noch heute ‒ aller Vereinfachung zum Trotz ‒ mit Aktenschrank, Bleistift und Karteikärtchen arbeiten. Die Gründe dafür liegen zum einen in der Sorge, bei der Anschaffung eines ERP-Systems den ROI nicht schnell genug erreichen zu können. Dazu kommt, dass viele Funktionen der angebotenen ERP-Systeme von einem kleinen oder mittleren Unternehmen weder angewandt werden können noch eingesetzt werden möchten. Andere Funktionen wiederum fehlen, die entscheidend für den individuellen Fortschritt der Firma sein könnten, wie zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem, ein Servicemanagement- oder auch ein Projektmanagementsystem.
Tatsache ist allerdings auch, dass kein mittelständisches Unternehmen auf Dauer nur mit Karteikarten arbeiten kann: Nicht nur der Aufwand ist enorm, sondern auch die Gefahr, dass wichtige Informationen einfach verloren gehen. Hersteller von ERP-Systemen sind also in der Pflicht, Systeme zu entwickeln, die die Ansprüche des deutschen Mittelstands verstehen und sich daran anpassen können, damit sie überhaupt zur Anwendung kommen. Dabei können sich Software und Anwender nur dann optimal ergänzen, wenn das eingesetzte ERP-System nicht nur die Auftragsabwicklung unterstützt, sondern den kompletten Geschäftsprozess – vom Vertrieb über die Fertigung bis zur ökonomischen Lagerung der Produkte – effizient begleitet.
Viele der gängigen ERP-Systeme können diese Aufgabe nicht bewältigen, da sie hauptsächlich zur Verwaltung des Finanz- und Buchhaltungswesens entwickelt wurden. Das ERP/PPS-System FEPA von Planat wurde dagegen geschaffen, um jeden einzelnen Prozessschritt des Unternehmens zu begleiten: von der Produkt-Neuentwicklung bis hin zu deren Lieferung an den Kunden. Damit entsteht das zentrale Nervensystem eines produzierenden Unternehmens. Damit sich das System flexibel den jeweiligen momentanen Gegebenheiten anpassen kann, wird es stetig weiterentwickelt. Anregungen kommen dafür in hohem Maße direkt von Kunden, die am besten überblicken können, welche Funktionen wirklich notwendig sind. Durch seine Individualisierbarkeit zeigt FEPA Kausalitäten innerhalb eines Unternehmens auf, macht interne Verzahnungen sichtbar und erleichtert somit das Produkt- und Unternehmensmanagement.
ERP heute: Schaltsystem für vernetzte Prozesse
Gerade die Verzahnung einzelner Prozesse ist für das Schaltsystem ERP eine notwendige Bedingung, um sich am Markt behaupten zu können. Grund dafür ist die hohe Relevanz, die vernetzte Kommunikation für den Mittelstand heute erreicht hat: Die Zusammenarbeit mit Partnern, die Echtzeit-Informationen über den Verbleib von Materialien und mehr sind im täglichen Geschäftsablauf überall. Gleichzeitig spiegelt sich die Vernetzung auch in einer wachsenden Menge an Daten wider. Immer mehr digitale Informationen müssen in möglichst kurzer Zeit verarbeitet werden.
Zulieferer der Automobilbranche gelten oft als die Leidtragenden des hohen Drucks auf den Mittelstand, kombiniert mit unübersichtlichen Datenmengen. Gerade Zulieferer sind schließlich dringend darauf angewiesen, punktgenau liefern zu können. Das heißt, sie müssen zum Beispiel inmitten der Daten Lieferengpässe rechtzeitig erkennen, um darauf reagieren zu können. Firmen, die sich nicht den Aufgaben der Logistik bis ins kleinste Detail widmen, können sich auf hohe Vertragsstrafen einrichten. Doch Zulieferer, die dieser Problematik durch eine größere Lagerhaltung entgegen treten möchten, haben heute nur wenige Chancen, denn Hersteller besitzen oft keine Lagerkapazitäten mehr, geliefertes Material etwa für das nächste Auto unterzubringen. Im Ergebnis lautet die Faustregel: Wer nicht exakt produziert, verliert.
Ressourcenverwaltung im ERP-System
Mit „individueller Standardisierung“ zum Baukastensystem
Das Beispiel zeigt: Firmen müssen dringend effizient produzieren. Je größer der Wettbewerb wird, desto besser müssen die Prozesse werden, um bei größerer Schnelligkeit mindestens die gleiche Qualität bieten zu können. Gerade viele der mittelständischen, produzierenden Unternehmen sind hier gefordert.
Moderne ERP-Systeme wie die FEPA-Software setzen dabei auch auf das Prinzip der „individuellen Standardisierung“, d. h. auf die Fähigkeit, sich in bestehende IT-Strukturen und Geschäftsprozesse einzufügen und diese zu optimieren. Auch der Einsatz von unterschiedlichen Komponenten in den verschiedenen Unternehmen und Branchen weist in diese Richtung: Je nach Anforderung, Entwicklung und Projekt können die jeweiligen Basismodule, Branchenobjekte oder funktionalen Add-ons individuell eingesetzt werden. Wünscht der Kunde beispielsweise ein Add-on, so wird dieses darauf geprüft, ob es vielleicht auch bei anderen Kunden oder in anderen Branchen einsetzbar wäre. Anschließend wird das neue Add-on in den Standard überführt. Mit diesem Baukastensystem entsteht ein Komplettangebot eines ERP-Systems, das als individualisierbare Standardsoftware erfolgreich eingesetzt wird.
Fazit
Die Einführung eines neuen ERP-Systems oder auch die Änderung eines alten – das ist, als ob man am offenen Herzen operiert oder das Rad am fahrenden Auto wechselt. Gerade die Fülle an ERP-Systemen alleine am deutschen Markt zeigt, dass eine detaillierte Auseinandersetzung und Beratung im Vorfeld unbedingt notwendig ist. Die Aufgabe der ERP-Entwickler liegt dabei auch in der Geschichte des jeweiligen Systems: Denn die Aufgabe lautet, aus den Entwicklungen für andere Unternehmen zu profitieren.
www.planat.de
Christian Biebl, Geschäftsführer der Planat GmbH. Die Planat GmbH bietet mit der skalierbaren ERP/PPS-Standardsoftware FEPA einen IT-Service „Made in Germany“ für den produzierenden Mittelstand. Betriebswirtschaftliche Anwendungen bestimmen die FEPA-Basisversion, on top können branchenspezifische Softwareinhalte integriert werden. Das modulare Softwarekonzept ergänzt Planat seit mehr als 30 Jahren durch branchenspezifische Beratung.
