Christoph Herzog, Redakteur für Presse und Öffentlichkeitsarbeit bei United Planet
Digitalisierung bedeutet für Unternehmen, das Potenzial zu nutzen, das Portale schon seit Jahren versprechen. Damit bauen sie eine funktionierende digitale Arbeitsumgebung auf – einen zentralen Digital Workplace [1]. Die wesentlichen Pluspunkte eines solchen Systems sind bequemer Zugriff auf benötigte Informationen und anwenderfreundliche Prozesse.
Auch die Stadtwerke Gießen – der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen – haben ihre Datenhaltung digitalisiert. Die Gleichung lautet: ECM + Datenintegration + Workflows = Digital Workplace. Im Rahmen dieses Projektes galt es, Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren. Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abzubilden.
Portallösung verknüpft Software-Systeme
Aus diesem Grund führten die Stadtwerke Gießen die Unified Archiving-Lösung dg hyparchive ein. Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. In diesem Sinne wurden zusätzlich verschiedene Portallösungen getestet. Vorgabe war, dass sich diese in die Archivierungslösung integrieren lassen und die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglichen. Nach einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx [2].
Zunächst wurde ein Testsystem für fünf Anwender aufgesetzt. In einem nächsten Schritt wurde zusammen mit dem Hersteller der Portallösung eine Schnittstelle zu dem Unified Archiving-System entwickelt. Gleichzeitig wurde vom Hersteller auch die dg connect-Schnittstelle erweitert. Dadurch können die in der Portallösung generierten Felder direkt nach SAP übernommen werden.
Durch die Verknüpfung von dg hyparchive, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit der Portallösung erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für die Daten, die in der Archivierungslösung abgelegt werden.
Portalsoftware vernetzt verschiedene Softwaresysteme und schafft einen einheitlichen Digital Workplace
Aktive Weiterentwicklung durch Fachabteilungen
Durch die Einführung der Digital Workplace-Plattform konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Das System bringt merkliche Arbeitserleichterungen. Die Verbindung der einzelnen Programme integriert den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf. Ohne Mehraufwand für die Anwender.
Für die Akzeptanz und den Erfolg des Gesamtsystems bei den Mitarbeitern war ausschlaggebend, dass Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzt werden können. Einzelne Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein. Zusammen mit den Fachabteilungen wurden beispielsweise verschiedene Anwendungen entwickelt, die die jeweiligen Abläufe unterstützen. Dadurch werden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht. Ein weiteres Beispiel ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können Mitarbeiter schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren.
Einsparpotenziale durch Zusatzapplikationen
Ein weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) werden dazu zusammengefasst und gesammelt an die Kunden gesendet.
Dabei werden die von SAP gedruckten Turnusrechnungen an das Portal übergeben. Dort werden die Sammelrechnungen dann zusammengefügt, von der Fachabteilung die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Durch diesen Prozess werden erhebliche Portokosten eingespart. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in der Unified Archiving-Lösung abgelegt und gleichzeitig wird eine Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erstellt.
Der Digital Workplace stellt eine übersichtliche Arbeitsoberfläche zur Verfügung
Fazit
Die Stadtwerke Gießen sind zufrieden mit der gewählten Verbindung von Portal- und Unified Archiving-Lösung. Diese ermöglicht den Mitarbeitern, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten ohne Mehraufwand in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren. Zusätzlich wird der Digital Workplace des Versorgungsunternehmens durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen vor allem die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmensorganigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.
Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sind weitere Projekte in Planung. So zum Beispiel eine neue Vertragsverwaltung. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails im SAP geplant. Zusätzlich soll die interne Kommunikation mit der Einführung einer Social Collaboration-Lösung noch besser werden.
Die UNited Planet GmbH ist ein Trendsetter im Bereich Enterprise Social Networks und Digital Workplace. Mit Intrexx bietet es eine Software zum Betrieb und der Erstellung von Applikationen und Portalen an. Diese erleichtern Abläufe und fördern die Zusammenarbeit in Organisationen und Unternehmen.
Quellen
