Horst Oesterschlink, Vice President Competence Center Microsoft bei Arvato Systems
Im Kampf um die eigene Wettbewerbsposition und die besten Fachkräfte auf dem Markt werden flexible, effizienzsteigernde Arbeitsplatzmodelle immer häufiger zum entscheidenden Faktor. Ein orts-, plattform- und geräteunabhängiger Datenaustausch gehört genauso dazu wie intuitive Kommunikationstools und eine anforderungsgerecht konfigurierte Systemumgebung. Eine gründliche Bedarfsanalyse und eine darauf basierende ganzheitliche Workplace-Strategie ermöglichen es Unternehmen, ihren Mitarbeitern effiziente Arbeitsplatzmodelle zur Verfügung zu stellen.
Während man den PC für lange Zeit als individuelle Speziallösung gehandhabt hat, realisieren inzwischen viele Unternehmen die Konfiguration ihrer Arbeitsplätze über eine zentralisierte Verwaltung und standardisierte Lösungen – ganz nach dem Motto „one size fits all“. Spezialisiertere Aufgabengebiete und moderne Arbeitsmodelle wie Home Office haben zur Konsequenz, dass solche Einheitslösungen immer häufiger am eigentlichen Bedarf vorbeigehen und mit umständlichen Workarounds verbunden sind. Während stark vernetzte Mitarbeiter beispielsweise von Kommunikationstools wie einem Team-Chat profitieren, behindert dieser potenzielle Störfaktor andere bei ihrer täglichen Arbeit. Darum bedarf es flexibler und angepasster Arbeitsplatzmodelle, die die Produktivität der Mitarbeiter messbar erhöhen – sei es durch eine verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit, optimierte Prozesse oder eine beschleunigte Entscheidungsfindung.
Ziel ist es, jedem Mitarbeiter genau die Systeme und Tools zur Verfügung zu stellen, die er für ein effizientes Arbeiten benötigt, ohne wiederum aufwendige Speziallösungen konfigurieren zu müssen. Dies gelingt durch die Analyse und Definition der verschiedenen Wissensarbeitertypen im Unternehmen und die Bereitstellung der für sie notwendigen Programme und Strukturen.
Strukturierte Bedarfsanalyse anhand von Wissensarbeitertypen
Für verschiedene Kunden hat Arvato Systems eine solche durchgängige Workplace-Strategie erarbeitet – mithilfe eines ganzheitlichen, mitarbeiterzentrierten Lösungsansatzes. Neben einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität wollen sich Unternehmen auch im immer härteren „War for Talents“ in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber positionieren und die Workplaces seiner Mitarbeiter möglichst effizient strukturieren. Dies gelingt mithilfe einer Bedarfsanalyse anhand der Wissensarbeitertypen im Unternehmen, die Arvato Systems in Kooperation mit einer deutschen Hochschule durchführt: Das theoretische Konzept der Wissensarbeit, also solche Arbeit, die durch die Anwendung erworbenen Wissens verrichtet wird, stammt von Peter Drucker und bildet die Grundlage für fast alle Erklärungen der heutigen Informations- und Wissensgesellschaft.
Der praxiserprobte Ansatz lässt sich dazu nutzen, die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitergruppen hinsichtlich ihres Arbeitsplatzes auszuwerten. Nicht die individuellen Wünsche der einzelnen Arbeitnehmer stehen dabei im Mittelpunkt, sondern das Bereitstellen der Funktionen und Programme, die die verschiedenen Gruppen tatsächlich für ihre Arbeit benötigen. Dazu erarbeitet Arvato Systems in einem ersten Schritt in Zusammenarbeit mit den IT-, Personal- und Fachabteilungen der Kunden die spezifischen Wissensarbeiter-Typen im Unternehmen:
- Typ I Koordinatoren: Unter diese Kategorie fallen Manager und Stabstellen. Sie sind intern und extern stark vernetzt, arbeiten ohne Prozesse und meist projektbasiert. Ein großer Teil ihrer Arbeit besteht aus frei zu gestaltenden Weiterbildungen.
- Typ II Kundenbetreuer: Consultants und Vertriebsmitarbeiter gehören zu dieser Kategorie. Ihre Arbeit findet häufig außer Haus und in Zusammenarbeit mit dem Kunden statt und gestaltet sich sowohl intern als auch extern sehr kommunikationsintensiv.
- Typ III Prozessarbeiter: Prozessgebundene Mitarbeiter, wie beispielsweise Helpdesk-Kräfte, sind meist als Gruppe organisiert und greifen auf einen gemeinsamen Wissensschatz zurück.
Nach der Charakterisierung der verschiedenen Typen sind deren Bedürfnisse mit den Anforderungen des Unternehmens und den vorhandenen Strukturen abzustimmen: Arbeitet ein Unternehmen beispielsweise mit Virtual Desktops, dann ist das bei der Konzeption neuer Arbeitsplatzmodelle zu berücksichtigen. So entstehen speziell angepasste, konsolidierte Anforderungs-Pakete:
- Typ I: Manager benötigen einen freien Internetzugang, sodass sie sich mit ihrem Netzwerk austauschen können. Da sie sehr projektbezogen arbeiten, ist zudem ein flexibler Arbeitsplatz für sie zwingend notwendig, der jedoch alle Compliance- und Security-Anforderungen zu jeder Zeit erfüllen muss.
- Typ II: Kundenberater hingegen benötigen leistungsstarke Lösungen zur Kommunikation und zum Austausch. Unterstützung bietet hier beispielsweise Microsoft SharePoint als zentrale Speicherstelle und gemeinsame Arbeitsplattform, über die Teammitglieder Dateien hochladen, durchsuchen, freigeben und nachvollziehbar bearbeiten können. Etablierte Kommunikationslösungen wie Skype for Business bieten zudem die Möglichkeit, Online-Besprechungen oder Videokonferenzen auch mit Screensharing-Funktion durchzuführen. Für diese Gruppe, die häufig vor Ort beim Kunden arbeitet, ist besonders der mobile Zugriff auf Datenbestände wichtig – idealerweise auch im Offline-Modus mit anschließender Datensynchronisation.
- Typ III: Prozessarbeiter müssen nachvollziehbar auf das gesammelte Gruppenwissen zugreifen können. Dafür bieten sich Wikis oder andere Wissensdatenbanken an. Diskussionsgruppen ermöglichen einen schnellen und direkten Austausch. Gleichzeitig haben diese Mitarbeiter keinen Bedarf an persönlichen Verzeichnissen, da andere Gruppenmitglieder jederzeit auf ihre Arbeit zugreifen können müssen.
Basierend auf dieser Einteilung entwickelt der IT-Dienstleister optimal konfigurierte Lösungspakete, die alle relevanten Funktionen enthalten – von den notwendigen Softwareprogrammen über Cloud-Lösungen bis hin zu spezifischen Sicherheitsbestimmungen. Während die zentrale Verwaltbarkeit der IT nach wie vor gegeben ist, profitieren die Mitarbeiter zugleich von Arbeitsplätzen, die speziell auf ihre Aufgaben und Anforderungen zugeschnitten sind – ohne individuelle aufwendige Lösungen für jeden Mitarbeiter konfigurieren zu müssen.
Mobilität unabhängig von den Endgeräten
Durch die wachsende Beliebtheit von Home Office, Gleitzeit und Freelancer-Tätigkeiten wird Mobilität auch unabhängig von den spezifischen Anforderungen der Wissensarbeitertypen immer wichtiger. Um eine unabhängige Mobilität zu gewährleisten, bedarf es Anwendungen, die die Mitarbeiter auf allen Endgeräten nutzen können – von PC über Laptops bis hin zu Smartphones und Tablets. Aufgrund webbasierter Lösungen, Apps und flexiblen Betriebssystemen wie Windows 10 nimmt auch die Relevanz des jeweiligen Endgeräts ab. Zusätzliche Sicherheitsfeatures, wie bei Windows 10, ermöglichen Mitarbeitern mehr gestalterischen Raum – ohne Einbußen in puncto Kommunikationssicherheit, Systemperformance oder Informationsqualität. Zudem setzen IT-Entscheider heute ohnehin auf den Einsatz flexibler und kostengünstiger Leistungen, z. B. durch sinnvolle Hybrid Cloud-Betriebsszenarien, die dem Unternehmen als Basis für den digitalen Arbeitsplatz dienen.
Fazit und Ausblick
Die Digitale Transformation bringt nicht nur Herausforderungen mit sich. Der moderne, digitale Arbeitsplatz eröffnet Unternehmen ganz neue Chancen und sichert langfristig deren Wettbewerbsfähigkeit. Die Entwicklung in den Bereichen Mobility und Cloud haben dabei die Formen der Zusammenarbeit am stärksten verändert. Die modernen Technologien bieten in Kombination mit einer strukturierten Analyse der jeweiligen Einsatzpotenziale beachtliche Mehrwerte für Unternehmen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Veränderungen nicht als kurzfristiges Transformations-Projekt zu betrachten, sondern entsprechend sorgfältig ermittelter Anforderungen ganzheitliche, zukunftsfähige Lösungen für das Unternehmen umzusetzen.
Als global agierender IT-Spezialist konzentriert sich das zum Bertelsmann Konzern gehörende Unternehmen auf Lösungen, die die Digitale Transformation unterstützen. Eine einzigartige Kombination aus Branchenwissen und herstellerübergreifendem Technologie-Know-how sorgt weltweit für erfolgreiche Projekte mit namhaften Firmen.
