Interview mit 
Sven Zuschlag
Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG
Dokumentationen oder Protokolle gehören branchenübergreifend zu den besonderen Herausforderungen von Unternehmen in Bezug auf die Digitalisierung ihrer Prozesse. Denn relevante Informationen digital oder sogar mobil zu dokumentieren, ist bisher eher noch Wunsch als Realität und wird oft noch ganz traditionell handschriftlich auf Papier erledigt. Die Daten werden dann im Nachgang mühsam manuell aufbereitet. Insgesamt also ein zeitlich aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Warum also hier nicht auf moderne und mobile Business-Apps setzen, die den Prozess deutlich effektiver gestalten und die mobile Arbeit unterstützen? Warum nicht Smartphones sinnvoll nutzen?
Standardisierte Workflows & digitale Formulare
Diese Überlegungen finden sich auch verstärkt im Logistik-Bereich. Denn insbesondere bei Fracht-unternehmen spielen Dokumente und ‚Papiere‘ eine wesentliche Rolle im Arbeitsablauf – zum Beispiel zur Erfassung von internen Richtlinien wie Abfahrtskontrollen, zur Sicherung der Ladungen, Fahrerlaubniskontrollen der Fahrer, die Dokumentation von gefahrenen Touren oder bei der Meldung von Transport- oder Fahrzeugschäden. Diese Protokollierungen kosten einen erheblichen Teil an Arbeitszeit.
Gleichzeitig sind zum Beispiel die genannten standardisierten Abläufe wie Kontrollen und Dokumentationen ein guter Ansatzpunkt für effiziente digitale Workflows. So auch für das Unternehmen MMK Frachtdienste GmbH: Für die Leistungserfassung und interne Einhaltung von Richtlinien muss das Unternehmen regelmäßig verschiedene Abläufe durchführen und dokumentieren – Prozesse, die mithilfe einer neuen Lösung durchgängig erfasst und in den Betriebsablauf eingefügt wurden.
Basis für die Erstellung der digitalen Formulare war die Lösung der smapOne AG: Mit dem Baukasten-System konnten die nötigen Apps in Eigenregie und ohne zusätzliche Unterstützung entwickelt werden – ohne Programmierkenntnisse der beteiligten Mitarbeiter. Auf Basis der einzelnen Bausteine bietet die Lösung damit den Service, dass Prozesse auf einfache Weise individualisiert und angepasst werden können.
„No-Code-Plattformen sind eine Hilfe zur Selbsthilfe.“
Im Zusammenhang mit der eigenverantwortlichen App-Entwicklung stehen vor allem Themen wie „No Code“, „Low Code“ und „Citizen Development“ im Rampenlicht. Sven Zuschlag, CEO/Vorstand der smapOne AG, steht in einem Interview mit dem DOK.magazin zu den genauen Funktionsweisen und Möglichkeiten dieses Vorgehens Rede und Antwort.
Herr Zuschlag, wie genau muss man sich die Entwicklung einer App ohne Programmierkenntnisse vorstellen?
Möglich wird das grundsätzlich durch ein Baukastenprinzip. Bei einer Lösung wie smapOne sind Apps nicht, wie im Fall einer Individualentwicklung, das Ergebnis eines monatelangen Entwicklungsprozesses von IT-Experten. Die Anwender selbst wählen die geeigneten Bausteine aus und stellen so ihre eigene App zusammen. Dazu stellt die Plattform verschiedene Module zur Verfügung, die bereits vorprogrammiert sind und die lediglich nach Bedarf ausgewählt werden müssen. Mit wenigen Klicks können auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse die Anforderungen des eigenen Teams in die App aufnehmen und auf diese Weise zum Ziel kommen. Wenn man im Laufe des Arbeitsprozesses erkennen sollte, dass etwas noch nicht genau abgestimmt ist, sind die Bausteine einfach abänderbar. Nicht benötigte Module können nach kurzen Tests einfach wieder aus den Apps gelöscht werden. Dieser Vorgang lässt sich übrigens so lange wiederholen, bis man die passende App-Lösung gefunden hat [1].
Was bedeutet im Zusammenhang das Stichwort „No Code“?
Um diese Frage zu beantworten, muss man sich erst einmal der Frage stellen, was „No Code“ überhaupt ist. Grundgedanke dieses Vorgehens ist, dass viele Business-Anwendungen aus den immer gleichen Basis-Routinen bestehen. Statt jedes Mal das Rad neu zu erfinden, lassen sich diese Funktionsbausteine standardisieren und vorfertigen.
Konkret bedeutet es, Apps weitgehend ohne Programmierkenntnisse zu entwickeln. Grafische Applikationsdesigner und leicht bedienbare Formulargeneratoren machen das Schreiben von Computercodes weitgehend überflüssig. IT-Laien und engagierte Nutzer stecken Apps wie in einem Baukasten zusammen. Spezialfälle lassen sich trotzdem noch in klassischem Programmcode umsetzen, z.B. um eine Lösung über eine Programmierschnittstelle (API) in Geschäftsanwendungen zu integrieren.
Unterm Strich bedeutet das erhebliche Kostenvorteile …
… genau, das ist der entscheidende Punkt! Individuelle Lösungen für Problemstellungen lassen sich auf diese Weise mit überschaubarem Aufwand erstellen. Für Experten ist der Low-Code-Trend daher nur folgerichtig. Denn die Kosten-Nutzen-Rechnung herkömmlicher Individualsoftware ist unbefriedigend. Zu komplex, zu anwenderfern, zu aufwendig in der Entwicklung. Mit agilen Ansätzen wie etwa DevOps hat erst ein Viertel der Unternehmen überhaupt nennenswerte Erfahrung gesammelt, wie eine Umfrage des Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC unter 200 deutschen Unternehmen ergab.
Sind diese Art Baukastensysteme der Weg der Zukunft?
Auf alle Fälle. Selbstverständlich gibt es auch in Zukunft noch komplexe, unternehmensweit eingesetzte Software-Lösungen wie etwa ERP-Systeme. Aber die Masse digitaler Innovationen findet woanders statt. Laut Gartner werden 2024 drei Viertel der Low-Code-Apps konkrete Probleme ganz pragmatisch auf Team- und Abteilungsebene lösen [2]. Sie vereinfachen einzelne Abläufe oder automatisieren Teile der Customer Journey. Es sind also die kleinen Projekte – „non-mission-critical“ –, die zum Motor der Digitalisierung in Organisationen werden.
Wie sieht es mit den technischen Voraussetzungen aus? Wieviel IT-Infrastruktur muss im Unternehmen vorhanden sein?
Um die App bauen und die Daten auswerten zu können, sollten Rechner und eine Internetverbindung vorhanden sein. Unabdingbar zur App-Installation und -Nutzung ist der Einsatz von Smartphones oder auch Tablets. Sollte einmal keine Internetverbindung vorhanden sein, speichert die App die Daten trotzdem zwischen und sendet sie bei der nächsten Verbindung an das angebundene System oder an die nächsten relevanten Bearbeiter der Daten. So werden alle Informationen schnell und zuverlässig mit allen Mitarbeitern geteilt.
Zum Set-Up unserer App benötigt der Kunde außerdem einen smapOne Creatorenaccount. In diesem wählt er im ersten Schritt die Bausteine aus und stellt die fertige App dann seinen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese setzen sich anschließend lediglich mit den fertigen Bausteinen auseinander.
Welche Schnittstellen werden dabei im Zusammenspiel mit anderen Softwarelösungen wie ERPs, HR Management Solutions, CRMs bedient?
Am Anfang einer Integrationsprüfung sollte man sich zunächst den Fragen stellen, was genau mit der Anbindung bewirkt werden soll, wie die Apps verteilt werden sollen oder wer Zugriff erhalten soll. Die Integration vom smapOne ist derzeit über eine REST-Schnittstelle möglich. Grundsätzlich hängt die Integration vom Kundensystem ab und muss im Einzelfall geprüft werden.
Bestehende IT-Systeme können außerdem manuell und automatisiert in smapOne integriert werden. Zu den manuellen Möglichkeiten gehört der Upload von Stammdaten im Excel-Format von bis zu 10.000 Daten-sätzen pro Datenquelle. Diese können dann innerhalb der App genutzt werden. Zusätzlich sind ein manueller Export der erfassten Daten im Excel-Format sowie der Versand von Berichten in PDF- und Word-Format möglich. Für eine automatisierte Integration bietet sich die Nutzung der Rest-API an. Hiermit können Daten standardisiert mittels JSON ausgetauscht werden. Einfache Workflows mit bestehenden IT-Systemen können durch smapOne durchgeführt werden. Hierzu zählt insbesondere die Datenablage auf bestimmten Systemen sowie die Aktualisierung von Datenquellen.
Diese eigenverantwortliche App-Entwicklung klingt tatsächlich sehr vielversprechend. Doch was, wenn Anwender dennoch Unterstützung benötigen?
Ansprechpartner sind für unsere Kunden jederzeit greifbar. Darüber hinaus bieten wir neben unserem Basic-Support auch individuelle Schulungs- und Workshop-Angebote mit einem Umfang von etwa einem Tag bis hin zu sechs Monaten an. Zusätzlich gibt es Begleitprogramme für Creatoren und Anwender – so zum Beispiel bei einem Workshop in Form eines Hackathons, in dem es zentral um Rapid Application Prototyping geht. Hier entwickeln wir Ideen für digitale und verbesserte Prozesse. Teilnehmer nutzen die neuen Kenntnisse über App-Building dann für die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Ein anderes Modell ist der Proof of Concept. Wir begleiten die Pilotphase mit vollem Funktionsumfang. Damit verbunden ist eine Ist-/Soll-Analyse inklusive Insights anderer Anwender, die Identifizierung von Einsatzszenarien und die Begleitung in Etappenzielen.
Das Fazit ist also: „No Code“ und „Low Code“ sind kreative Möglichkeiten, Unternehmensprozesse effektiv und nachhaltig zu digitalisieren?
Unbedingt. No-Code-Plattformen wie smapOne ermöglichen es IT-Laien, neue App-Lösungen und digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln, um ihre eigenen Bedürfnisse und damit ebenso die Unternehmensziele besser zu erfüllen.
Ist dies ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum digitalen Unternehmen?
Ganz sicher. Zu diesem allgemeinen Vorteil kommt aber, meiner Meinung nach, ein weiterer Faktor hinzu, der ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist. Das Stichwort lautet: Citizen Development. 2019 ist die Zahl der offenen IT-Stellen allein in Deutschland um 51 Prozent zum Vorjahr gestiegen. Der Gesamtwirtschaft fehlen IT-Experten an allen Ecken und Enden – oft ein wesentlicher Hemmschuh in der Unternehmensentwicklung.
Hier kommen nun Citizen Developer ins Spiel, Personen, die proaktiv nach Möglichkeiten zur Innovation suchen. Diese hochmotivierten Abteilungsleiter und Facharbeiter integrieren die Tabellenkalkulationen, Dashboards und vereinfachte Dokumentenablagesysteme. Und genau diese Citizen Developer fragen immer wieder die oft nicht vorhandenen Kapazitäten der IT-Experten an. Mit dem App-Baukasten können sie ihre Kreativität nun selbst in die Hand nehmen und Prozesse schnell optimieren und vereinfachen.
Ein wichtiger Gedanke, in der Tat! Herr Zuschlag, wir danken Ihnen für dieses interessante Gespräch.
Mit der smapOne-Plattform digitalisieren Unternehmen spielerisch ihre Prozesse – flexibel, effizient und rasend schnell. Die App holt talentierte Mitarbeiter in die smapOne-Umgebung, um sie zu neuen Machern zu entwickeln. Jeder kann mit Bausteinen probieren und nichts kann kaputt gehen. Am Ende des Tages sind es Unternehmen selbst und zufriedenere Mitarbeiter, die eigene Ideen in Apps umgesetzt haben.
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