Autorin – Mareike Schulze, Sales Marketing Manager der C-Intact GmbH
Die vielzitierten Vorteile einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sind heute nicht mehr wegzudiskutieren. Liegen die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Rechnung bei einem beispielhaften Mittelstandsunternehmen unter realen Bedingungen noch bei ca. zehn Euro, fallen dagegen bei einer automatisierten Bearbeitung nur noch durchschnittliche Kosten in Höhe von ca. vier Euro an. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Kostenersparnis stark abhängig von der Art der Rechnungen ist, denn Rechnungen mit Bestellbezug können in der Regel schneller gebucht werden als Rechnungen ohne Bestellbezug.
Rechnungen mit Bestellbezug – direkte Buchung im ERP-System
Bei der automatischen Rechnungsverarbeitung erstellt ein Mitarbeiter einen digitalen Rechnungsstapel mithilfe des Stapelmanagers, beispielsweise benannt nach dem aktuellen Datum. Alle mit einem Barcode versehenen Rechnungen werden in den Stapel eingescannt und können jederzeit im Stapelmanager auf den Status überprüft werden. Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung ist eine übersichtliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge gegeben und bietet somit gleichzeitig die Grundlage zur Optimierung der Unternehmensprozesse. Anhand der OCR-Texterkennung werden alle vom Unternehmen gewünschten Textfelder der Eingangsrechnung automatisch ausgelesen und mit den Informationen aus der Lieferantendatenbank verglichen. Die manuelle Überprüfung der Bestell- und Stammdaten und auch eine doppelte Bearbeitung durch Mitarbeiter entfallen in diesem Schritt.
Durch das Einlesen des gesamten Dokuments werden Fehler deutlich vermindert, da auch Veränderungen in Stammdaten wie Adressen oder Bankdaten vom System erkannt und durch Sachbearbeiter eingepflegt werden können. Die Erkennungsquoten im Scan-Verfahren liegen dabei bei ca. 80 Prozent. Nicht eindeutig vom System erkannte Felder werden von einem Sachbearbeiter manuell validiert. Dabei findet ein Lernprozess statt, sodass bei erneutem Einscannen von Rechnungen mit demselben Lieferanten die Felder richtig ausgelesen werden. So erreichen durch die Lernfähigkeit des Systems die Kunden der C-Intact GmbH eine Genauigkeit von bis zu 90 Prozent.
Nach der Erkennung werden die Daten korrekt zur Buchung an das ERP-System übergeben und mit den Wareneingängen aus den Bestelldaten, wie zum Beispiel Menge, Art und Preis, oder auch dem Lieferdatum abgeglichen. Bei fehlerfreiem Abgleich kann die Rechnung im ERP gebucht und revisionssicher im Archiv abgelegt werden. Das Papierdokument kann bei entsprechender Prozessdokumentation vernichtet werden. Rechnungen, bei denen der Wareneingang im ERP nicht identisch ist, werden automatisch in einen Workflow geleitet und dort von dem zuständigen Sachbearbeiter weiter bearbeitet. Dieser kann genauso aussehen, wie der Workflow für Rechnungen ohne Bestellbezug.
Verarbeitung von Eingangsrechnungen – Vergleich
Rechnungen ohne Bestellbezug – Workflow passt sich der Unternehmensstruktur an
Rechnungen ohne Bestellbezug werden nicht im ERP erfasst und können deshalb nicht mit Wareneingängen abgeglichen werden. In diesem Fall startet das Enterprise Content Management-System einen Workflow, welcher die Rechnung an einen bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleitet. Damit die Rechnung im zeitlichen Limit bearbeitet wird, bekommt der Mitarbeiter bei einer Zeitüberschreitung eine Erinnerung vom System. Nach mehrmaliger Erinnerung kann das Dokument automatisch an einen Vorgesetzten geleitet werden. Der Mitarbeiter selbst kann die Bearbeitung auch an eine Vertretung abgeben, wenn ihm die Bearbeitung beispielsweise durch Abwesenheit nicht möglich ist. Um das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten, wird die Rechnung im Workflow zur Kontrolle an einen zweiten Mitarbeiter geleitet. Ein Monitoring ermöglicht dem Mitarbeiter, die bisherigen Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen und zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen wurden.
Durch die Compliance wird die Prozesssicherheit gewährleistet und die Sachbearbeiter werden anhand vorgefertigter Prozesse durch das Unternehmen geführt. Mithilfe dieses Verfahrens lässt sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit von acht bis neun Arbeitstagen der Eingangsrechnungen auf zwei bis drei Arbeitstage verkürzen und Skontofristen lassen sich so besser einhalten und überwachen.
Fazit
Die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung leitet Rechnungen und weitere Dokumente schnell und sicher durch das Unternehmen, sodass sich der gesamte Prozess verkürzt. Die einfache Bedienbarkeit gewährleistet dabei eine schnelle Einführung sowie eine ergonomische Validierung am Arbeitsplatz.
Berechtigungen legen darüber hinaus das Handlungsfeld eines jeden Mitarbeiters fest und ermöglichen die zielgerichtete Ausführung der klar definierten Prozessstrukturen. Außerdem ist ein fester Stellvertreter eingeteilt, der im Falle einer Zeitüberschreitung zur Vermeidung von Workflow-Unterbrechungen einspringt. Somit wird redundante Mehrfachbearbeitung vermieden.
Im Vergleich zu einzelnen Modulen bietet ein fertiges Enterprise Content Management-System als Standardprodukt besondere Vorteile. Es ermöglicht eine schnelle und reibungslose Einführung und lässt sich unkompliziert zu jeder Zeit durch dazugehörige Schnittstellen erweitern. So ermöglicht es auch weitere individuelle Anbindungen zur gesamten Systemlandschaft, die die Unternehmensprozesse vereinheitlichen sowie verbessern.
www.c-intact.biz
Mareike Schulze, Sales Marketing Manager der C-Intact GmbH. Seit der Gründung im Jahr 2002 ist die C-Intact GmbH im ERP-Umfeld Spezialist für die Archivierung, Workflow und das Management von Daten und Dokumenten. Das Unternehmen implementiert die Enterprise Content Management-Systeme SAPERION® und d.3 und berät erfolgreich Kunden bzw. Interessenten aus unterschiedlichen Sparten.
