Cloudbasierte Plattformen wie Microsofts Office 365 oder Googles G-Suite sorgen aktuell in Unternehmen und anderen Organisationen – unter dem Schlagwort Digital Workplace – für enorme Innovationsschübe. Sie erlauben es der IT-Abteilung, den Nutzern innerhalb der sicheren Leitplanken der Plattform ein sich ständig erweiterndes Angebot an integrierten Anwendungen bereitzustellen, aus dem sie die Anwendungen auswählen, mit denen sie ihre Aufgaben am besten erledigen können. Diese Entwicklung hat eine ungeahnte Dynamik entwickelt, die sich in beeindruckenden Zahlen niederschlägt [1]. Nach Aussagen von Microsoft ist noch nie eine Applikation schneller vom Markt adaptiert worden als Microsoft Teams. Auf dieser Plattform stehen Hunderte von Anwendungen zur Verfügung.
Autor – Herbert Lörch, VP Sales DACH bei M-Files
Auch wenn die Unabhängigkeit von Zeit, Ort und Gerät, die mit dem Digital Workplace einhergeht, an vielen Stellen die Diskussion überlagert, so ist die eigentliche Revolution des digitalen Arbeitsplatzes die neue Freiheit, mit der Business-Nutzer ihre Anwendungen aussuchen und nutzen. Das ist ein deutlicher Paradigmen-wechsel: User sind sowohl in der Lage als auch in der Verantwortung, über ihre Anwendungen weitgehend selbst zu entscheiden. Die IT – in der Vergangenheit ob nun zu Recht oder auch nicht oft als Flaschenhals empfunden – kommt nun befreit vom täglichen Klein-Klein des IT-Betriebs aus der Defensive und nimmt eine beratende, steuernde Rolle als Katalysator für Change und Innovation an. Die Einführung des Digital Workplace könnte also eine echte Erfolgsstory werden – wären da nicht die Sünden der Vergangenheit.
Content-Probleme sind wie Blei an den Füßen
Kein Unternehmen, keine Organisation führt den Digital Workplace auf der grünen Wiese ein: Sie alle haben riesige Mengen an bestehenden Daten, die ihnen quasi wie Blei an den Füßen den Sprung in die neue Welt drastisch erschweren. In der Realität sind nach wie vor rund 90 Prozent aller Daten unstrukturiert und verteilt über mindestens vier getrennte und nebenläufig genutzte Repositories, die oftmals wenig bis keine Transparenz bieten. Ohne diese Daten ist der Digital Workplace im Tagesgeschäft jedoch zu weiten Teilen nicht nutzbar.
Aus diesem Grund berichten rund 55 Prozent der Unternehmen, dass die größte Hürde bei der Einführung von Office 365 darin liegt, die Nutzer dazu zu bringen, ihren Content innerhalb von Office 365 zu verwalten und zu teilen, anstatt andere Repositories und Kanäle zu nutzen [2]. Ohne einen übergreifenden und möglichst intelligenten Zugang zum bestehenden Content kann der Digital Workplace weder heute noch morgen seinen Nutzen entfalten – und die Vergangenheit hat gezeigt, dass eine reine Migration der Daten weder aus Kosten- noch aus Nutzensicht die Lösung sein kann. Dazu braucht es intelligenterer Konzepte.
Aber nicht nur in der Einführungsphase wird intelligentes Content Management notwendig sein, sondern auch durchgängig in der Nutzung. Aus Sicht des Unternehmens kann sich die Freiheit bei der Wahl der Applikationen schnell zum Albtraum auswachsen. Wenn sich in Zukunft die geschäftlichen Daten eines Unternehmens auf eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen verteilen, ohne dass diese in einem übergreifenden Content Management zusammengefasst sind, entsteht ein Content-Chaos unübersehbaren Ausmaßes, das niemand in den Griff bekommen kann. Auch für den Digital Workplace ist daher ein intelligenter Ansatz zum Content Management notwendig.
Mit intelligenten Content Services alles unter einen Hut bringen
Die Vielfalt bei der Wahl der Anwendungen ist aus Sicht der Information Governance eine erhebliche Komplikation: Jede Organisation muss einen möglichst gleichförmigen, kontrollierten Umgang mit Informationen anstreben. Regeln für Compliance und Datenschutz müssen kontrolliert und auditierbar befolgt werden, unabhängig davon, wer, wann mit welcher Anwendung die Informationen bearbeitet. In zwei konkreten Beispielen ausgedrückt bedeutet das, dass beispielsweise ein Vertrag immer von zwei Personen geprüft werden muss oder dass sensible Kundendaten geschützt werden müssen, unabhängig davon, ob sie mit Word im File-System, mit Excel in SharePoint oder als Mail in Outlook verarbeitet werden.
Zur Durchsetzung der Information Governance muss der Digital Workplace ein gleichermaßen flexibles wie übergreifendes Content Management beinhalten. An diesem Punkt kommt eine neue Generation an Content-Services-Plattformen (CSP) ins Spiel, wie u.a. M-Files. Mit ihnen können die Anforderungen der Information Governance und der Nutzer zielgerichtet unter einen Hut gebracht werden. Als Weiterentwicklung klassischer ECM-Systeme setzen intelligente CSP-Lösungen im Digital Workplace folgende Maximen um:
Zugriff und Steuerung über alle Repositories hinweg: Moderne CSP können mit der Vielfalt an Repositories im Unternehmen umgehen und bieten übergreifende Services über diese hinweg, die Migrationen unnötig oder zumindest weniger dringlich machen. So können beispielsweise File-Systeme oder SharePoint-Bibliotheken on-premises einfach in die neue Cloud-Welt eingebunden werden.
Dabei gehen CSP weit über den reinen Zugriff oder über die Möglichkeiten einer Enterprise Search hinaus. So kann beispielsweise M-Files eine Datei im File-System nicht nur in Office 365 bereitstellen, sondern sie kann auch dort bearbeitet, mit Metadaten angereichert und mit anderen Inhalten verknüpft werden. Da das File-System diese Möglichkeiten nicht bietet, kümmert sich die CSP um Themen wie Versionierung, Metadatenmanagement und dynamisch über Metadaten gesteuerte Zugriffsrechte. Damit stehen über die Standard-Konnektoren von M-Files alle bestehenden Informationen sofort und ohne Migration zur Nutzung im Digital Workplace zur Verfügung.
Nahtlose Integration in bestehende Anwendungen: Moderne Content-Services-Plattformen integrieren sich vollständig in all jene Applikationen, die den digitalen Arbeitsplatz ausmachen, wie beispielsweise Office, Outlook, OneDrive, SharePoint und Teams in der Microsoft-Welt oder Google Drive und G-Suite in der Google Welt oder beispielsweise in ERP- und CRM-Applikationen wie Salesforce oder Dynamics.
Damit entsteht eine bislang ungeahnte Freiheit und Dynamik für die Nutzer. Jede Nutzergruppe kann mit der Anwendung arbeiten, mit der sie ihre Aufgaben am besten erfüllen kann.
So wird nicht nur sehr schnell Nutzerakzeptanz geschaffen, sondern auch die Aufwände für Training und Einarbeitung entfallen weitgehend. Im täglichen Arbeiten muss man nicht mehr ständig zwischen Applikationen wechseln, nur weil der relevante Content nicht dem präferierten System verfügbar und vor allem bearbeitbar ist. Unterm Strich ergibt sich somit durch die freie Wahl der Arbeitsumgebung nicht nur eine deutlich höhere Nutzerzufriedenheit, sondern zusätzlich ein unterbrechungsfreies Arbeiten.
Übergreifende Klassifizierung und Verschlagwortung: Für eine reibungslose Funktionsweise der Lösung ist darüber hinaus entscheidend, dass es sich nicht nur um eine simple Integration im Sinne des Zugriffs auf Dokumente handelt. In allen unterstützten Anwendungen stehen die umfassenden Funktionen eines intelligenten Informationsmanagements zur Verfügung: Klassifizierung und Verschlagwortung – weitgehend automatisiert – nach einem übergreifenden Konzept mit Content Analytics, durch Metadaten getriggerte Prozesse und Workflows, metadatengesteuerte Schutzmechanismen und Audittracks sowie alle ECM-Grundfunktionen wie Versionierung, Suche usw. Erstellt beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter in Salesforce ein neues Dienstleistungsangebot, kann über M-Files ein Vertragsprüfungsworkflow durch die Rechtsabteilung angestoßen werden und die Projektorganisation sieht das gleiche Dokument als potenziell kommendes Projekt in ihrer SharePoint-Umgebung.
KI und Metadaten setzen jede Information in den richtigen Kontext
Jede Information wird für den Nutzer zusammen mit den im aktuellen Bearbeitungsschritt relevanten anderen Informationen dargestellt. Dies erfolgt über die intensive Nutzung von Metadaten, die teilweise vom Nutzer manuell, aber zum größeren Teil von der CSP unter umfangreichem Einsatz von Content-Analytics-Verfahren wie Machine Learning oder Natural Language Understanding erzeugt werden.
Deshalb bieten gute CSP beispielsweise Funktionen wie automatisches Tagging, automatische Klassifizierung und die automatische Verknüpfung unstrukturierter mit strukturierten Daten. So entsteht eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen, die einen Single-Point-of-Truth bietet, Zusammenhänge einfacher erkennen lässt und so dem Nutzer schnellere, bessere und sicherere Entscheidungen und Aktionen ermöglicht.
Intelligentes Informationsmanagement setzt dabei voraus, dass dieses Konzept übergreifend über alle o.g. Repositories und Anwendungen funktioniert. Beispielsweise muss ein Vertragsdokument mit den gleichen Metadaten ausgestattet werden – unabhängig davon, ob es eine Word-Datei im File-System oder ein PDF in SharePoint ist. Moderne CSP leisten genau das. Im gesamten Unternehmen wird somit ein durchgängiges Konzept zur Klassifizierung, zum Tagging und zur Verknüpfung von Informationen durchgesetzt.
Fazit
Zusammengefasst erleichtern intelligente Content-Services-Plattformen die Einführung und Nutzung des Digital Workplace durch die migrationsfreie Anbindung des bestehenden Contents. Sie reichern die Anwendungen des Digital Workplace um leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung und Nutzung von Content an und sorgen mit Content Analytics dafür, dass Informationen in ihrer Relevanz und Sensibilität richtig eingeschätzt und entsprechend behandelt werden sowie dass die Nutzer auf Informationen im richtigen Kontext mit anderen relevanten Informationen zugreifen können.
Der Digital Workplace schafft viele neue Freiheiten für die Nutzer. Intelligente Content Services sind dabei, frei nach Goethe, das, was den Digital Workplace ‚im Innersten zusammenhält‘.
M-Files bietet eine neue Generation an Content-Services-Plattformen für intelligentes Informationsmanagement. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS/ECM-Systemen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Mit KI-basierter Content Analytics setzt M-Files Informationen automatisiert in den richtigen Kontext zueinander und schafft so eine 360-Grad-Sicht für den Anwender.
Referenzen
[1] https://www.microsoft.com/en-us/Investor/earnings/FY-2019-Q3/press-release-webcast
[2] https://www.m-files.com/en/aiim-report-connecting-optimizing-office-365
