Autor – Peter Schrittenlocher, Geschäftsführender Gesellschafter der DATAWIN GmbH
Portable Scanner sind nichts Neues. Doch portable Scanner, die es in puncto Dokumenten-Durchsatz und Leistungsfähigkeit mit ausgewachsenen Scanstraßen aufnehmen, schon. So haben sich die portablen High Performance-Scanner zur kosten- und flächeneffizienten Alternative zu den ehemals konkurrenzlos performanten, großen Scanstraßen entwickelt. Dass portable High Performance-Scanner diesen Scan-Kolossen heute in nahezu keiner Leistungsdimension mehr nachstehen, ermöglichen neben elaborierten Konstruktionsmerkmalen moderne und stetig verbesserte optoelektronische Baugruppen: hochauflösende CCDs, schnelle CIS und leistungsfähige LEDs, wie sie derzeit die rasante Weiterentwicklung unterschiedlichster HighTech-Produkte forcieren.
Archivierung direkt vor Ort
Portable Hochleistungsscanner wie auch Scanstraßen kommen zum Einsatz, wo große Mengen an Dokumenten digital archiviert, nach definierten Kriterien ausgewertet und dementsprechend sortiert werden sollen. Verbreitete Anwendungen sind elektronische Archivierungen jeder Art, Posteingangsbearbeitung sowie Lohndaten- und Protokollerfassung, aber auch Multiple Choice-Tests, Meinungserhebungen, Abstimmungen und Wahlen.
Ein aufgrund ihrer mobilen Bauweise exklusives und zunehmend nachgefragtes Anwendungsszenario ist die Digitalisierung papierbasierter Archive direkt vor Ort. Vor allem bei der Archivierung vertraulicher Daten – beispielsweise im Gesundheitswesen, Versicherungswesen oder in der Kriminalistik – lassen sich durch Vor-Ort-Archivierungen große Einsparpotenziale heben. Denn die Digitalisierung vertraulicher haptischer Archive außer Haus erfordert nicht nur einen hohen Zeit- und Personalaufwand, sondern verteuert sich vor allem durch die Datenschutz-beaufschlagte Logistik. Daher bieten zahlreiche Scan-Dienstleister die Vor-Ort-Archivierung bereits an. Viele Unternehmen und Organisationen mieten die benötigten Scanner jedoch auch direkt vom Gerätehersteller – mit und ohne Scanpersonal.
Zeitkritische Bereitstellung von Dokumenten
Kostenersparnisse und Datenschutzbestimmungen sind nur zwei Gründe, den Scanner ins Archiv zu holen und Dokumente vor Ort zu digitalisieren. Oft ist es auch der Faktor Zeit, der den Vor-Ort-Einsatz eines High Performance-Scanners notwendig macht: In diesem Fall können dringend benötigte Dokumente sehr kurzfristig bereitgestellt werden. So sind zum Beispiel Insolvenzverwalter, Staatsanwaltschaften oder auch Untersuchungsausschüsse häufig darauf angewiesen, papierbasierte Unterlagen und haptische Dokumente binnen kürzester Zeit in digitalisierter Form einsehen, bearbeiten oder versenden zu können. Dabei geht es nicht selten um Stunden oder auch Minuten – beispielsweise wenn Investorentermine anstehen, gerichtlich verordnete Fristen eingehalten werden müssen oder Beweisaufnahmen termingerecht abgeschlossen werden sollen. In solch zeitkritischen Fällen ist der Einsatz eines mobilen Hochleistungsscanners vor Ort oft die einzige Lösung.
Portable Hochleistungsscanner vs. Scanstraßen?
Für viele Anwendungen performen Scanstraßen und portable Hochleistungsscanner gleichwertig. Solange nicht besonders exotische Papierqualitäten oder stark beschädigte Dokumente digitalisiert werden sollen oder außergewöhnlich viele Sortierfächer benötigt werden, stellt der portable Scanner also eine kosteneffiziente Alternative zur Scanstraße dar. Denn er setzt mindestens 250 Dokumente pro Minute durch und scannt gleichzeitig Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf. Aber auch Durchlaufzahlen von bis zu 350 Dokumenten beidseitig pro Minute lassen sich realisieren. Die Dokumente werden automatisch vom Stapel zugeführt, die Eingabekapazitäten reichen bis zu 1.000 Dokumente.
Dabei sind portable Scanner nach wie vor keine mobilen Devices in Taschenformat. Trotzdem sind sie mit Grundflächen um die 0,5 Quadratmeter und Gerätegewichten zwischen 30 und 90 Kilogramm zierliche Leichtgewichte – verglichen mit den bisweilen tonnenschweren Scanstraßen, die seit den frühen Neunzigern in großen Organisationen beispielsweise zur Digitalisierung des Posteingangs installiert oder von Scan-Dienstleistern genutzt werden. Doch ihre Kosteneffizienz erschöpft sich nicht nur in weitaus geringeren Anschaffungskosten und der Platzersparnis.
So kann ihr geringer Flächenbedarf auch zum Tragen gebracht werden, um die Scanleistung zu verbessern und die Gesamtzahl an pro Minute durchgesetzten Dokumenten gegenüber einer Scanstraße signifikant zu steigern. Denn der Platz für eine Scanstraße kann auch für mehrere portable Geräte genutzt werden. Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt ist dabei, dass auf diese Weise der Ressourceneinsatz an den jeweiligen Scan-Bedarf angepasst werden kann: Schließlich rechtfertigt nicht jede Dokumentenmenge aus wirtschaftlicher Sicht den energieaufwendigen Einsatz einer Scanstraße. Die Strategie, mehrere kompakte statt einem großen und fest installierten Scanner bereitzuhalten, erhöht zudem die Geräteverfügbarkeit und minimiert das Ausfallrisiko, da stets Backup-Geräte verfügbar sind.
Auch das Handling der portablen Hochleistungsscanner ist weitaus einfacher: Die anwenderfreundlichen kompakten Geräte bedürfen keines speziell geschulten Fachpersonals, erfordern nur minimale Installationszeit und können auch nach einem Ortswechsel in kürzester Zeit und ohne den Einsatz eines Technikers in Betrieb genommen werden. Die First Level-Wartung kann zudem vom Anwender übernommen werden, größtenteils sogar ohne Werkzeugeinsatz.
Gütekriterien portabler Geräte
Wer für seine spezifische Anwendung einen belastbaren Vergleich zwischen mobilen Scannern und fix installierten Scanstraßen anstellen möchte, der muss sich auch der Qualitätsunterschiede bewusst sein, die selbst zwischen solchen portablen Geräten bestehen, die aufgrund ihrer Durchsatzzahlen zurecht als Hochleistungsgeräte ausgewiesen sind. Tatsächlich ist der Durchsatz nicht das alleinentscheidende Kriterium für die Güte eines portablen Scanners: So sollte dieser zumindest über zwei, idealerweise aber über drei oder mehrere Aussteuerfächer verfügen, um Belegmaterial nicht nur digitalisieren und gegebenenfalls auswerten, sondern auch entsprechend sortieren zu können. Die Sortierkriterien sollten dabei flexibel wählbar sein und von Barcode- über Patchcode-Erkennung, Formaterkennung, Sortierung via Applikation bis hin zu Sortierung anhand von UV-Prüfzeichen oder Magnetschrifterkennung reichen.
Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist die Erzeugung des fertigen Images bereits während des Scanvorgangs. Nicht wenige Gerätetypen erzeugen während des Scanvorgangs lediglich Rohdaten, aus denen erst in einem nachfolgenden Batch im PC echte Images erzeugt werden können, was wiederum eine sofortige automatisierte Sortierung der Dokumente unmöglich macht.
Ebenfalls ausschlaggebend für die Qualität eines Gerätes ist die Nachhaltigkeit des Produktkonzepts: Ist es auf technologische Kontinuität und eine langfristige Nutzung der Geräte ausgelegt? Wurden langlebige Qualitätskomponenten verbaut? Sind Handling und Wartung des Gerätes unkompliziert? Bietet der Hersteller einen erstklassigen Kundendienst? Das Gütesiegel „Made in Germany“ garantiert freilich nicht die Erfüllung sämtlicher dieser Forderungen, ist aber in vielen Fällen ein verlässlicher Hinweis auf exzellente Produkt- und Servicequalität.
www.datawin.de
Peter Schrittenlocher, Geschäftsführender Gesellschafter der DATAWIN GmbH.
DATAWIN entwickelt, konstruiert und fertigt Hochleistungsscanner, Markierungsbelegleser und mobile Datenerfassungsgeräte – in Serienproduktion und nach kundenspezifischen Anforderungen. Produkte der DATAWIN finden weltweit Einsatz, u.a. bei den US Präsidentschaftswahlen. DATAWIN gehört zur Unternehmensgruppe DATAGROUP.
