Autoren –
Dr. Robert Hauser, Leiter Abteilung Presse und Public Relations, und
Kerstin Soltau, Vertrieb FIZ Produkte, FIZ AutoDoc Produktmanagement und Marketing, beide an der FIZ Karlsruhe.
Die fortschreitende Digitalisierung verändert das Informationsmanagement vieler Unternehmen und so sind auch Unternehmensbibliotheken – einst wichtige Grundlage für die wissenschaftliche Informationsinfrastruktur – so gut wie verschwunden. Digitale Informationszentren stehen nun im Mittelpunkt, und die Dominanz von digitalen Inhalten sowie dem Internet und seit neuestem sogar den sozialen Medien hat deutlich an Einfluss gewonnen.
Weil immer schneller Wettbewerbsvorteile erlangt werden sollen, wird die Informationsbeschaffung für Unternehmen dabei aber immer wichtiger und Informationsexperten spielen beim Erreichen dieser Geschäftsziele eine wichtige Rolle. Sie beschaffen relevante Informationen, auf denen Unternehmen ihre strategische Planung aufbauen – und zwar „on Demand“ und „just in Time“. Bei ihren Recherchen kämpfen sich Informationsmanager durch immer größer werdende Informationsberge – gleichzeitig wächst die Bedeutung ihrer Expertise: Dafür bedarf es der Fähigkeit Daten, Informationen und Quellen in Echtzeit zu analysieren und für die weitere Nutzung entsprechend aufzubereiten. Informationsmanager müssen drüber hinaus den raschen Zugriff auf Informationen gewährleisten und relevante Inhalte in den „Workflow“ der Endnutzer integrieren – gleichzeitig sollen Kosten, auch mit Hilfe der Digitalisierung und effizientem Datenmanagement, eingespart werden.
Dokumentlieferdienste als Kernelemente der Informationsbeschaffung
Vor diesem Hintergrund werden Dokumentenlieferdienste im Informationssektor immer wichtiger. Bekommt eine Informationsabteilung die Anfrage für einen wissenschaftlichen Artikel, wird dieser heute oft über einen Dokumentlieferdienst bestellt. Denn: Ein einfacher und schneller Zugang zu akademischen Volltexten ist für die Endnutzer essentiell. Durch die gestiegene Geschwindigkeit von Innovationszyklen kommt es gerade in forschungsintensiven Unternehmen darauf an, die benötigten Fachartikel unmittelbar zu erhalten, um das hohe Tempo im Innovationsprozess mithalten zu können. Ein weiteres Plus: Die Qualität der über Dokumentlieferanten bezogenen Inhalte ist sehr hoch. Laut einer Studie der US-amerikanischen Beratungsfirma Outsell sehen viele Informationsmanager wissenschaftliche Dokumentlieferungen als einen sehr wichtigen Service zur Informationsgewinnung an, die auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten beibehalten werden müssen [1].
Eine weitere Aufgabe von Informationsmanagern ist es, darauf zu achten, dass Urheberrechte nicht verletzt werden. Durch die Digitalisierung hat das Thema „Copyright Compliance“ eine enorme Bedeutung erhalten. Beschaffte Dokumente und Inhalte werden häufig vervielfacht und teilweise an Dritte weitergegeben – in Zeiten des Internets und ausgiebigen E-Mail-Austausch bedarf es dazu oft nur weniger Klicks. Dabei besteht immer das Risiko eines Verstoßes gegen geltendes Urheberrecht und damit die Gefahr, dass es zu Rufschädigungen oder gar finanziellen Schadenersatzforderungen kommt. Deshalb liegt es im ureigenen Interesse eines Unternehmens, hohe Standards beim Schutz fremden geistigen Eigentums festzulegen und deren Einhaltung zu überwachen.
Dokumentlieferdienste werden deshalb von Informationsmanagern (bzw. den Rechtsabteilungen der Unternehmen) zunehmend als Partner beim Compliance Management gesehen. Für die Institution bzw. Organisation ist die rechtliche Absicherung durch entsprechende Lizenzen ein wichtiges Kriterium bei der Literaturbeschaffung. Spezielle an die Nutzerbedürfnisse angepasste Lizensierungen, wie sie im Idealfall von Dokumentenlieferdiensten angeboten werden, erleichtern die Wahrung der Urheberrechte.
Zentrale oder dezentrale Organisation des Informationszugangs
Beim Zugriff auf wissenschaftliche Dokumente kann generell zwischen einer zentralen und dezentralen Organisation des Bestellprozesses unterschieden werden. In Institutionen, in denen sehr viele wissenschaftliche Volltexte angefordert werden, wird die Bestellung in der Regel von den Informationsmanagern zentral durchgeführt. In den Datenbanken der Informationszentren werden die Dokumente gespeichert und können von den Endnutzern abgerufen werden. Die Informationsabteilungen behalten dabei stets die Kosten und die Wahrung der Urheberrechte im Blick. Bei geringerem Bedarf kann es sinnvoll sein den Dokumentlieferdienst im Firmen-Intranet oder über ein Webinterface online anzubieten, so dass die Mitarbeiter selbstständig wissenschaftliche Literatur sofort beim Lieferdienst bestellen können. In diesem Fall ist es besonders wichtig, dass die Dokumentlieferdienste leicht zu bedienen sind und eine endnutzergerechte Lizensierung anbieten.
FIZ AutoDoc, der Web-basierte Volltextvermittlungsdienst von FIZ-Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur stellt eine optimale Lösung in diesem Umfeld dar. Der Service orientiert sich an den veränderten Rahmenbedingungen und neuen Bedürfnissen der Nutzer. Er ermöglicht einen direkten Zugriff auf Bestände von Fachverlagen, wissenschaftlicher Bibliotheken und Volltextlieferanten. Über den Lieferservice können Zeitschriftenartikel, Patentdokumente, Forschungsergebnisse und andere Volltexte von verschiedenen Anbietern bestellt und zentral abgerechnet werden. Die Auslieferung der Dokumente erfolgt größtenteils in elektronischer Form als PDF über E-Mail Versand. Möglich ist die Lieferung zudem als Download, Fax oder gedruckte Kopie. Falls die Dokumente nicht zum sofortigen Download bereitstehen, kann der Kunde zwischen drei unterschiedlich bepreisten Lieferprioritäten entscheiden: drei, 24 und maximal 48 Stunden – ein schneller Zugang zu neuer Information ist garantiert.
Auch wenn es verschiedene Wege der Dokumentbestellung über FIZ AutoDoc gibt, ist die STN-Full Text Solution für viele Nutzer besonders attraktiv. Hinter STN International verbirgt sich der weltweit führende Online-Dienst für Forschungs- und Patentinformationen. In den STN-Datenbanken gefundene Rechercheergebnisse können dabei in FIZ AutoDoc übertragen und bestellt werden. Der Vorteil dabei ist die automatische Authentifizierung über die STN-LoginID für die Lieferung und Rechnungsstellung über den STN-Account. Die Bestellprozessierung von FIZ AutoDoc analysiert und verifiziert die eingegebenen oder übertragenen Daten anhand von DOI bzw. bibliographischen Daten, gleicht sie mit dem ISSN-Register ab und bietet im Bedarfsfall kontextsensitive Assistenzfunktionen (z.B. ISSN-Vorschlagslisten). Eine permanente Kostenanzeige während des Bestellprozesses sorgt für hohe Transparenz und die Möglichkeit zur Kontrolle für die eigene Budgetplanung.
Kooperation ermöglicht neues Feature: Artikel mieten
Durch eine Kooperation mit DeepDyve können FIZ AutoDoc Kunden Zeitschriftenartikel zusätzlich zur Kaufoption auch mieten. Durch die Zusammenarbeit mit führenden akademischen Verlagshäusern wie Springer Science+Business Media und John Wiley & Sons mit über 10 Millionen verfügbaren Artikeln aus ca. 10.000 Zeitschriften wird damit die umfassendste Sammlung an wissenschaftlich relevanten Dokumenten zur Miete angeboten. Im Gegensatz zum konventionellen „Kaufen und Download“-Prinzip ist der zeitlich begrenzte Zugriff auf Forschungsartikel für 30 Tage über einen Browser eine neue Zugangsoption. Das Mieten von Volltexten ist zu günstigeren Preisen über das normale FIZ AutoDoc-Login möglich. Während der Mietperiode können die Artikel über einen Browser abgerufen, jedoch nicht gedruckt oder bearbeitet werden.
Durch die Mietoption soll den Nutzern die Möglichkeit gegeben werden, die Literatur „querlesen“ zu können. Auf diese Weise können größere Textmengen zunächst günstig beschafft werden, um sie auf ihre Relevanz zu prüfen, bevor eine Kaufentscheidung gefällt wird. Bei einer stetig steigenden Publikationsflut kann dies dabei helfen, den Überblick darüber zu behalten, was wirklich für die individuelle Arbeit relevant ist. Mit diesem Schritt orientiert sich FIZ AutoDoc an heutigen in anderen Bereichen bereits etablierten Nutzergewohnheiten bzw. -wünschen. Mittlerweile empfinden es die meisten Menschen als selbstverständlich, Lieder und Filme über Computer zu mieten bzw. zu streamen. Wissenschaftliche Informationen mieten sowie zeit- und ortsungebunden digital abrufen zu können, ist eine Anpassung an veränderte Nutzerbedürfnisse.
Copyright Compliance wird eingehalten
Doch wie werden bei einer solch großen Menge an wissenschaftlicher Literatur die Urheberrechte der Verfasser bewahrt und geschützt? Denn im Normalfall unterliegt die Weitergabe von Texten urheberrechtlichen Beschränkungen. Mit FIZ AutoDoc garantiert FIZ Karlsruhe bei der Lieferung von Dokumenten, die Wahrung des Urheberrechts. Das Institut kooperiert ausschließlich mit Unternehmen und Organisationen, die konform zu den jeweiligen nationalen Urheberrechtsgesetzen handeln. Die gelieferten Dokumente sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nur für den internen Gebrauch genutzt werden. Für über FIZ AutoDoc bezogene Dokumente besteht nicht das Recht, sie einzuscannen oder elektronisch zu vervielfältigen oder weiterzuverwenden, um beispielsweise Datenbanken anzulegen.
Doch was, wenn genau diese Urheberrechtseinschränkungen den Nutzungsinteressen des Kunden entgegenstehen und er genau diese erweiterten Nutzungsrechte braucht? Auch hier bietet FIZ Karlsruhe seinen Kunden eine Lösung an – die Erteilung individueller Lizenzen. FIZ AutoDoc Kunden können bei Bedarf das erweiterte Nutzungsrecht für ein Dokument im Anschluss an die Bestellung über die Funktion „Order Copyright Permission“ anfordern.
Für Großkunden, für die der Einzelerwerb von Lizenzen nicht ausreicht, stehen andere Lizenzmodelle zur Verfügung. Um das Risiko von Urheberrechtsverletzungen auszuschließen und die Einhaltung der Corporate-Governance-Richtlinien sicherzustellen, können Unternehmen eine jährliche Lizenzvereinbarung mit der Verwertungsgesellschaft WORT, die die Urheberrechte für mehr als 400.000 Autoren und über 10.000 Verlagen in Deutschland verwaltet, eingehen. Durch einen Gegenseitigkeitsvertrag zwischen dem US-amerikanischen Copyright Clearance Center (CCC) und der VG Wort ermöglicht die Lizenz seit dem Jahr 2012 auch den Zugriff auf internationale Dokumente, ohne Urheberrechte zu verletzen. CCC und VG Wort verschaffen dem Kunden somit eine globale Lizenz, die alle relevanten Nutzungsrechte abdeckt.
Quellenangabe
[1] Outsell-Studie: Document Delivery: Best Practices and Vendor Scorecard – 2012 Update. Die Studie kann bei Outsell angefordert werden (www.outsellinc.com; E-Mail: info@outsellinc.com).
www.fiz-karlsruhe.de
Dr. Robert Hauser, Leiter Abteilung Presse und Public Relations, Kerstin Soltau, Vertrieb FIZ Produkte, FIZ AutoDoc Produktmanagement und Marketing, Robert Leonhardt, Volontär in der Abteilung Presse und Public Relations, FIZ Karlsruhe. FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine gemeinnützige GmbH und die größte außeruniversitäre Informationsinfrastruktureinrichtung in Deutschland und international führende Adresse für die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Dienstleistungen im Informationssektor.
