Enno Lückel ist Vice President und leitet das Vertriebsteam von Ephesoft in EMEA
Unternehmen sammeln heutzutage Unmengen an Daten. Aber die wenigsten profitieren bereits wirklich von diesem Schatz. Häufig werden nur die offensichtlich erreichbaren Informationen genutzt und die wirklich relevanten Details können aufgrund der Komplexität kaum ausgewertet werden. Die aktuelle Situation erinnert ein wenig an den Höhepunkt des Goldrauschs in Kalifornien: Alles einfach erreichbare Gold wurde geborgen, doch den Rest abzubauen war extrem teuer und aufwändig. Doch clevere Köpfe erfanden neue Technologien, um auch diese schwer erreichbaren Bestände kosteneffizient zu schürfen.
Das ist ziemlich genau das, was bezüglich der Datenauswertung passieren muss: Während die Gewinnung wertvoller Informationen aus unstrukturierten Dokumenten in der Vergangenheit relativ budgetintensiv war, machen es neue Technologien für Unternehmen aller Größen möglich, von der intelligenten Dokumentenanalyse zu profitieren. Hinter dem Begriff Smart Capture verbirgt sich daher die Möglichkeit, wertvolle Informationen nicht nur zu gewinnen, sondern diese auch für den Unternehmenserfolg zu verarbeiten – die Industrie setzt hier mittlerweile auf intelligente Lösungen.
Lernende Systeme für die Dokumentanalyse
Nach wie vor beginnt der Prozess mit dem Einlesen von Dokumenten – ob in Papierform, aus E-Mails, aus Drittsystemen oder jeder anderen erdenklichen externen Quelle. Im zweiten Schritt kommt das Supervised Machine Learning ins Spiel: Die Klassifizierung der eingelesenen Informationen geschieht mittels eines intelligenten Algorithmus, der erkennt, welche Daten welcher Kategorie angehören und sie entsprechend zuordnet. Unklare Fälle werden einem verantwortlichen Mitarbeiter auf seinem Bildschirm angezeigt, sodass dieser das System in kritischen Fällen mit seiner Erfahrung und Expertise unterstützen kann. Mit jeder neuen Information lernt die Lösung dazu und optimiert sich so stetig selbst. Das Ergebnis: sinkende Fehlerquoten, reduzierte Aufwände und freiwerdende Ressourcen für Business-relevante Kernthemen.
Je nach Unternehmensvorgaben gibt es die Lösungen für unterschiedliche Plattformvarianten: Innovative Lösungen kommen entweder aus der Cloud oder werden on premise betrieben. Organisationen aller Branchen und Größen profitieren von geringen Einstiegskosten, flexiblen Architekturen und der einfachen Implementierung einer Capture-as-a-Service-Plattform. Jedes Unternehmen, das eine große Bandbreite und eine hohe Anzahl an Dokumenten verarbeitet, kann hier Vorteile generieren. Denn trotz Digitalisierung werden noch in sehr vielen Betrieben Tausende von Belegen täglich, wöchentlich oder monatlich aufwändig manuell verarbeitet. Insbesondere im Finanzsektor, in Versicherungen, in der öffentlichen Verwaltung, im Gesundheitsbereich sowie in der Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung. All diese Felder können durch den Einsatz von Smart Capture an Transparenz gewinnen. Das ist ein ganz wesentlicher Faktor, auch in Anbetracht der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).
DSGVO sicher managen
Mindestens 10 Millionen Euro bzw. zwei Prozent des Jahresumsatzes in leichteren Fällen und mindestens 20 Millionen Euro oder vier Prozent bei gröberen Verfehlungen: Von diesem Strafmaß in Zusammenhang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung hat inzwischen schon jedes Unternehmen gehört. Doch was das in der Praxis wirklich bedeutet, zeigt sich beim Blick auf ein aktuelles Beispiel. Der Datenskandal in Sachen Facebook, bei dem eine Datenanalysefirma mehr als 87 Millionen Nutzerdaten unrechtmäßig abschöpfen und für den US-Wahlkampf nutzen konnte, bietet ein ideales Rechenbeispiel: Die Social-Media-Plattform machte 2017 einen Umsatz in Höhe von 40,7 Milliarden US Dollar. Hätte im aktuellen Fall die EU-DSGVO gegriffen, wäre die Konsequenz eine Strafe in Höhe von 1,6 Milliarden US-Dollar gewesen.
Wer sich diese Beträge vor Augen hält, erkennt schnell, wie sensibel die Datenhaltung in Zeiten der Digitalisierung ist. Umso wichtiger ist die volle Transparenz über alle gespeicherten Dokumente, insbesondere bezüglich personenbezogener Details. Das betrifft auch die unstrukturierten Daten im Unternehmen, die laut Gartner über 80 Prozent der Gesamtmenge ausmachen. Ein entsprechend hohes Risiko lauert hier aufgrund von zahlreichen unbekannten Informationen an verschiedensten Speicherorten. Smart Capture bringt Licht ins Dunkel und hilft beim effizienten und sicheren Dokumentenmanagement. Dank entsprechender Schnittstellen gilt das auch für sämtlichen Content in ERP- und CRM-Systemen sowie in anderen Programmen wie beispielsweise SharePoint, Office365, Salesforce, Box und SAP.
Effiziente Workflows in SAP
Insbesondere SAP-Anwenderunternehmen können von intelligentem Document Capture profitieren und ihre Prozesse damit erheblich optimieren. Denn hier werden häufig noch zentral eingescannte Belege anhand von Referenznummern den jeweiligen SAP-Abläufen zugeordnet, in die die Informationen zuvor händisch eingetragen wurden. Ein langwieriges, aufwändiges und fehleranfälliges Vorgehen, das noch dazu aufgrund des Transports der gedruckten Papiere per LKW von Standort zu Standort erhebliche Kosten verursacht.
Ob Aktenverwaltung, Rechnungseingang oder Anlagenwartung: All diese Prozesse lassen sich mit Document Capture in SAP vereinfachen und wesentlich effizienter gestalten. In der Praxis gelingt dies, indem der jeweils verantwortliche Mitarbeiter den Workflow in SAP anstößt, während er den betreffenden Beleg über eine integrierte Systemoberfläche einliest. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Informationen aus einem gedruckten Dokument, einer E-Mail oder einem Drittsystem stammen. Die Document-Capture-Lösung verarbeitet den Input, liest dank Supervised Machine Learning alle relevanten Details aus und speist sie selbständig in die jeweiligen Felder in SAP ein – kein Transport von Akten, keine manuelle Datenübertragung, keine nachträgliche Zuordnung.
Auswirkungen
Smart Capture birgt umfassende Chancen für alle Unternehmen, die viele Dokumente verarbeiten, und für jeden Betrieb, der sich an die DSGVO halten muss. Prozesse lassen sich verschlanken und beschleunigen, indem eine Software Routineaufgaben zuverlässig, schnell und fehlerfrei übernimmt und so die Mitarbeiter entlastet. Eine browserbasierte Lösung aus der Cloud spart darüber hinaus Implementierungskosten und führt in Kombination mit den optimierten Abläufen zur schnelleren Erreichung des ROI. Open-Source-Systeme mit flexiblen Schnittstellen (APIs) ermöglichen die Anbindung an zahlreiche andere Software Solutions, sodass im Unternehmen eine stimmige Infrastruktur entsteht, die positiv auf den Unternehmenserfolg einzahlt.
„Durch die Zusammenarbeit von Mensch und System entsteht eine ideale Synergie“
Mithilfe von Smart Capture gelingt es Organisationen aller Branchen und Größenordnungen, von den Chancen der Digitalisierung zu profitieren: Denn auf Basis neuer technologischer Lösungen lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und damit wesentliche Wettbewerbsvorteile generieren. Ein wesentlicher Faktor für die zuverlässige Dokumentenverarbeitung ist dabei Supervised Machine Learning.
Was es mit diesem Begriff auf sich hat, darüber sprach das DOK.magazin mit Enno Lückel, Vice President und Leiter des Vertriebsteams von Ephesoft in EMEA, in dem folgenden Interview.
Herr Lückel, lassen Sie uns doch gleich in medias res gehen: Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Supervised Machine Learning?
Der Begriff steht für die drei Aspekte, die in ihm stecken: betreutes maschinelles Lernen. Die Basis ist ein intelligenter Algorithmus, mit dessen Hilfe das System (also die Maschine) mit jedem neuen Fall dazulernen kann. Das tut sie allerdings nicht komplett in Eigenregie, sondern mit menschlicher Unterstützung. Diese erfolgt an zwei Punkten: Bei der Implementierung der Lösung wird sie einmalig mit verschiedenen Beispieldokumenten „angelernt“. In der weiteren Anwendung meldet das System sich dann mit einzelnen Fällen wieder bei den Mitarbeitern zurück, in denen die Klassifizierung einer Information nicht automatisch erfolgen kann. Auf diese Weise entwickelt der Algorithmus sich stetig selbst weiter.
Die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine wurde also systematisch weiterentwickelt?
Richtig, wir nutzen die Kompetenzen beider Elemente. Einerseits ist das System extrem schnell, leistungsfähig und stellt nahezu unbegrenzte Ressourcen bereit. Zudem ist die Fehleranfälligkeit gering, denn die Lösung ist niemals abgelenkt, sondern folgt strikt den zuvor einprogrammierten Abläufen. So entlastet die Maschine die Mitarbeiter in Aufgaben, die keine besonderen Fähigkeiten erfordern, sondern nur routinemäßig effizient und einwandfrei erledigt werden müssen. Die menschliche Komponente hingegen ist andererseits wichtig für eine kontextbezogene Einschätzung und den prüfenden Blick in Situationen, für die die Software nicht gewappnet ist. Durch die Zusammenarbeit von Mensch und System entsteht eine ideale Synergie, die optimale Ergebnisse hervorbringt und den Business-Erfolg des Unternehmens vorantreibt.
Welche konkreten Ergebnisse lassen sich damit in der Praxis erzielen?
Die Zahlen unterscheiden sich natürlich von Projekt zu Projekt und sind abhängig vom jeweiligen Unternehmen, den Prozessen und der Art der Daten. Mit dem Supervised-Machine-Learning-Ansatz in Ephesoft Transact hat beispielsweise einer unserer Kunden nach einer zweitägigen Anlern-Phase mit unserem System seine Genauigkeit um 92 Prozent gesteigert – und das nicht etwa, weil er bis dato das Dokumentenmanagement manuell durchgeführt hätte, sondern im Vergleich zu der Software-gestützten Lösung, die er zuvor einsetzte.
Das sind tatsächlich vielversprechende Perspektiven. Herr Lückel, wir danken Ihnen für die kurze Erläuterung Ihres Smart-Capture-Ansatzes.
Ephesoft ist ein führender Anbieter von Smart Capture®-Technologie auf Public- oder Private-Cloud-Basis, mit der Unternehmen auf der ganzen Welt unstrukturierte Daten in wertschöpfende Informationen umwandeln können. Ephesoft nutzt Supervised Machine Learning, um seinen Kunden verlässliche und effiziente Lösungen für die intelligente Erfassung und Analyse von Dokumenten zur Verfügung zu stellen.
