Die digitale Transformation eines Unternehmens beinhaltet – in der Regel vor allen anderen Prozessen –, das Management von Dokumenten professionell und ganzheitlich umzusetzen und zu organisieren. In diesem Zusammenhang gehört auch der gesamte Kreditoren-Workflow mit seiner hohen Zahl an Belegen – von der Bestellung beim Lieferanten über den Liefereingang bis zur Freigabe der Zahlung – zu den Kernprozessen der Dokumentenverarbeitung. Aufgrund ihrer zentralen Position können Kreditoren-Prozesse bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie daher gleichermaßen zum Treiber sowie zum Pilotprojekt für ein Unternehmen werden, ein Weg, der von der Truttmann AG, einem führenden Schweizer Lieferanten von Anlagen und Möbeln zum Kühlen und Tiefkühlen für gewerbliche und industrielle Anwendungen, eingeschlagen wurde.
Autoren
Herbert Lörch, VP Sales DACH bei M-Files
und
Jukka Teuffer, Geschäftsleiter Deutschschweiz bei OneSolutions
Kundenservice, Effizienz und Agilität stehen dabei im Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns der Truttmann AG, und daraus leiten sich unmittelbar die Ziele für die Digitalisierung des Kreditoren-Workflows ab. Denn pro Jahr werden dort rund 10.000 Bestellvorgänge zum Einkauf von Materialien, Vorprodukten und Handelsware abgewickelt. Die resultierenden Bestell-Dokumente müssen versendet und archiviert werden. Ausgelöst durch die Bestellungen muss das Unternehmen jeweils ebenso viele Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in Papierform oder als PDF entgegennehmen, kontrollieren und kaufmännisch bearbeiten. In Summe entstehen also allein für diesen Prozess rund 40.000 Belege pro Jahr, die miteinander verknüpft, kontrolliert und sinnvoll abgelegt werden müssen – ein lohnenswertes Feld für Automatisierung durch intelligentes Informationsmanagement.
Funktionale Integration aller Lösungen
Als Basis seiner fortschreitenden digitalen Transformation nutzt das Unternehmen ganz bewusst kein Standard-ERP, sondern ein individuell entwickeltes System – das Truttmann Management System (TMS). Dieses steuert alle wesentlichen Prozesse im Unternehmen und wird dabei von Sage100 für Buchhaltung und Rechnungswesen unterstützt. Als dritte Säule kam nun M-Files als zentrales Dokumentenmanagementsystem hinzu, das vom Schweizer M-Files-Partner OneSolutions AG eingeführt wurde.
Der neue Kreditoren-Workflow sollte fünf wesentliche Anforderungen erfüllen: Er sollte einfach und effizient sein, weitgehend automatisiert ablaufen, alle Compliance-Anforderungen erfüllen, für die Nutzer vollständig im TMS ablaufen und sich nahtlos mit Sage100 als Finanzsystem integrieren. Dabei steckte vor allem in der weitgehenden Automatisierung das größte Potenzial für die gewünschte Beschleunigung des Prozesses und den angestrebten Effizienzgewinn.
Intensive Nutzung von Metadaten und KI
Heute werden alle kaufmännischen Dokumente im DMS-System abgelegt und miteinander bzw. mit den strukturierten Kunden-, Bestell- und Lieferdaten aus dem führenden TMS-System verknüpft. Insbesondere im Kreditorenprozess wur de durch die intensive Nutzung von Metadaten und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz eine hohe Automatisierungsrate erreicht. Dazu werden die in TMS generierten Bestellungen im DMS-System abgelegt und automatisiert mit einem umfangreichen Satz an Metadaten versehen, die später die Zuordnung von weiten Belegen erleichtern. Auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine beim Wareneingang werden digitalisiert, ebenfalls im DMS-System abgelegt und mithilfe Künstlicher Intelligenz ausgelesen. Die korrelierende Bestellung kann vom System aufgrund der umfangreichen Metadaten schnell und sicher gefunden und alle Daten abgeglichen werden.
Nur bei Abweichungen zur Bestellung muss ein Mitarbeiter den Vorgang prüfen und findet dazu alle auffälligen Lieferscheine in einer speziellen Übersicht. Die große Masse kann jedoch ohne weitere Prüfung verarbeitet werden, was eine deutliche Reduzierung der Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter und signifikant kürzere Durchlaufzeiten zur Folge hat. Dabei ist die Qualität der Erkennung entscheidend für den Wirkungsgrad der Automatisierung. Die bei Truttmann von OneSolutions integrierte Komponente smart FIX von insiders technologies liefert dabei hervorragende Leistungen.
Transparenz über alle Prozesse hinweg
Analog wird beim Eingang von Rechnungen verfahren. Wieder übernimmt das System die Zuordnung von Lieferanten, Bestellung und Lieferschein, gleicht auch hier die Daten ab und erstellt – wenn alles ordnungsgemäß ist – den vollständigen Buchungssatz, bestehend aus Kreditor, Bankverbindung, Betrag, Steuersätzen und Buchungskonto, für das Buchhaltungssystem. Alle eingesetzten Komponenten arbeiten auf das Ziel hin, den gesamten Vorgang sicher und fehlerfrei automatisiert ablaufen zu lassen. Erkennt beispielsweise die Lösung einen unbekannten Lieferanten, wird dieser unmittelbar zur Anlage vorbereitet.
Mit der neuen Lösung hat das Unternehmenjederzeit volle Transparenz über den Status jedes einzelnen Einkaufsvorgangs von der Bestellung bis zum Begleichen der Rechnung. Der Freigabeprozess für Kreditorenrechnungen wurde maßgeblich beschleunigt: Wurde früher die Chance zum Skontoabzug in rund einem Drittel der Fälle verpasst, nun gelingt dies fast vollständig.
Ausbau zum unternehmensweiten Dokumentenmanagement
Doch die Aufmerksamkeit des Unternehmens gilt nicht nur dem Kreditoren-Workflow: Auch das gesamte Dokumenten-aufkommen aus anderen Prozessen und Bereichen wie beispielsweise Debitorenrechnungen oder Bilder mit teilweise erheblichem Umfang kommen hinzu. So besteht beispielsweise eine einzelne Offerte oft aus mehreren hundert Seiten und die Wiederverwendung von zumindest Teilen daraus ist wirtschaftlich von erheblichem Vorteil. Jedoch wurden entsprechende Dokumente häufig neu erzeugt, weil die Suche nach vorhandenen Informationen zu aufwendig war – ein typisches Problem von gewachsenen Dokumentenablagen.
Die Lösung dieses Problems lag im Schulterschluss zwischen den strukturierten Daten im TMS und den unstrukturierten Dokumenten: Da das TMS auf eine hohe Flexibilität auch in den vielen kleinen Details im Alltag ausgelegt ist und so Veränderungen quasi über Nacht umgesetzt werden können, musste das neue DMS-System folglich ein ebenso hohes Maß an Flexibilität und Konfigurierbarkeit mitbringen. Hier bot der metadaten-basierte Ansatz der Lösung echte Vorteile, da M-Files, im Gegensatz zu anderen Lösungen, ausschließlich Metadaten zur Steuerung und Generierung dynamischer Ansichten einsetzt. Ihre konsequente Nutzung ermöglicht es dem DMS-System, sich sehr einfach mit Anwendungsprogrammen – wie in diesem Fall TMS und Sage100 – zu integrieren. Auf diese Weise lassen sich Änderungen in der Regel einfach durch die Konfiguration von Metadaten und den darauf basierenden Workflows umsetzen.
Fazit
Mit der Umsetzung des Kreditoren-Workflows ist die Truttmann AG einen entscheidenden Schritt in der digitalen Transformation vorangekommen und hat die Grundlage geschaffen, auch weitere Anwendungsfelder mit intelligentem Informationsmanagement zu optimieren.
Die Lösung zur vollständigen Bearbeitung des Kreditoren-Workflows von der Bestellung bis zur Bezahlung zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus. Die Qualität der automatisierten Bearbeitung – und damit die Praxistauglichkeit – basiert dabei auf der Verfügbarkeit von vielen aussagefähigen Metadaten in den Bestellungen und der Genauigkeit beim KI-basierten Auslesen der eingehenden Belege. Hier hat sich gezeigt, dass das Zusammenspiel von unstrukturierten Daten aus Belegen und Dokumenten mit strukturierten Informationen enorme Potenziale bietet.
M-Files bietet eine neue Generation an Content-Services-Plattformen für intelligentes Informationsmanagement. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS/ECM-Systemen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Mit KI-basierter Content Analytics setzt M-Files Informationen automatisiert in den richtigen Kontext zueinander.
OneSolutions berät Unternehmen in der digitalen Transformation und ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen, auf intelligentes Informationsmanagement und die Vereinfachung und Beschleunigung aller Verwaltungsprozesse in Verbindung mit den gängigsten ERP-Systeme auf dem Schweizer Markt. OneSolutions betreibt seit mehreren Jahren das erste Sage Competence Center in der Schweiz und ist M-Files Partner.
