Autor – Marko Schmitz, Geschäftsführer Sales und Consulting bei der Scopevisio AG
Seit Jahren ist es Usus, Projektanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen und sonstige Dokumente elektronisch per E-Mail auszutauschen. Inzwischen gehen viele Unternehmen dazu über, auch Rechnungen als PDF zu versenden. Dies muss natürlich rechtssicher erfolgen, beispielsweise mithilfe einer elektronischen Signatur. Gehen geschäftliche Dokumente noch auf dem regulären Postweg ein, werden diese in den meisten Unternehmen eingescannt und in den digitalen Umlauf gebracht.
Ein Unternehmen muss also eine Vielzahl unterschiedlichster elektronischer Belege professionell erfassen, verwalten und deren Inhalt für Business Intelligence oder das betriebliche Content Management aufbereiten. Moderne DMS-Systeme bieten hierfür vielfältige Funktionen. Neu ist, dass mittlerweile auch Verfahren der Künstlichen Intelligenz (KI) Einzug in das Dokumentenmanagement halten. Zwar ist der Einsatz von KI-Technologien wie maschinelles Lernen und Deep Learning noch nicht so weit fortgeschritten wie in anderen Unternehmensbereichen – beispielsweise der automatisierten, industriellen Fertigung. Unternehmen profitieren aber dennoch, wenn sie intelligente und integrierte DMS-Lösungen im Einsatz haben. Worin liegen die besonderen Nutzwerte dieser Systeme?
Integrierte Gesamtlösung anstatt Silo-Architektur
Ein wesentliches Merkmal besteht darin, dass DMS-Lösungen nicht mehr isoliert zu betrachten sind. Deren Aufgabe ist es nicht, Dokumente in getrennten Silos abzulegen und zu verwalten. Vielmehr müssen sie nahtlos und prozessübergreifend in das Gesamtgefüge eines Unternehmens eingebunden werden und unterschiedlichste Informationsabfragen beantworten können. Die Dokumente sollten dabei unmittelbar einem Geschäftsvorgang zuzuordnen sein, sodass eine Einheit aus Beleg und Vorgang hergestellt wird.
Eine Herausforderung dabei ist, dass die Dokumente in verschiedenen Formaten und über unterschiedlichste Kanäle wie E-Mail, Online-Speicher, Fax oder auf dem Postweg in das Unternehmen fließen. Es müssen also sämtliche Dateiformate mit zum Teil sehr großen Datenmengen verarbeitet und in einen gemeinsamen Kontext gesetzt werden können. Dazu zählen auch multimediale Inhalte wie Tondateien und Videos. Viele Dokumente enthalten dabei eine große Menge unstrukturierter Informationen, die erfasst und ausgewertet werden müssen. Nur so lassen sie sich in einen unternehmensweiten Workflow einbinden. Wichtig dabei ist, dass sich die Verarbeitung dieses Contents an den tatsächlichen Geschäftsprozessen ausrichtet, damit sich die Dokumente unternehmensweit bereitstellen, austauschen und nutzen lassen.
Automatisierte Workflows und Extraktion von Informationen
Intelligente DMS-Systeme wie beispielsweise Teamwork von Scopevisio bieten durchdachte Funktionen, um Workflows zu automatisieren und Informationen zu extrahieren: Dabei wird zunächst der komplette Inhalt jedes Dokuments, das in digitaler Form vorliegt, mittels optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition/OCR) bis auf Positionsebene erfasst, gelesen, indexiert und strukturiert in der Datenbank gespeichert. Aus unstrukturierten Daten werden strukturierte Informationen, die sich direkt in Beziehung zu den Geschäftsprozessen setzen lassen.
Eine Rechnung beispielsweise verarbeitet das DMS automatisiert, erkennt Regelmäßigkeiten (und gegebenenfalls auch Unregelmäßigkeiten) und stellt diese automatisch in den vordefinierten Freigabe-Workflow ein. Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisiert und vorkontiert an den Buchhaltungs- sowie den Zahlungs-Workflow übergeben. Kommt nun zusätzliche Intelligenz, zum Beispiel in Form von Expertensystemen, ins Spiel, geht es noch einen Schritt weiter: Die relevanten Rechnungsinformationen werden weitergehend ausgewertet und für andere Unternehmensbereiche und Abteilungen nutzbar gemacht. Die Rechnung kann so zum Beispiel automatisiert mit einem Projekt verknüpft werden, so dass die Aufwände im Deckungsbeitrag direkt zugeordnet werden können.
Semantische Suche: Inhalte gezielt finden
Die Dokumenteninformationen werden darüber hinaus in eine Suchliste aufgenommen. Der Suchprozess wird also nicht mehr primär über die Dokumentenstruktur gesteuert, sondern semantisch über die Inhalte. Dies ermöglicht eine intelligente, kontextbezogene Suche nach bestimmten Stichwörtern. Die Dokumente lassen sich mit anderen IT-gestützten Anwendungen verknüpfen und für entsprechende Prozesse nutzen. Es entsteht dadurch eine ganzheitliche, 360-Grad-Sicht auf das gesamte Unternehmenswissen. Berechtigte Mitarbeiter aus den Fachabteilungen können sich dabei Dokumente bezogen auf ein bestimmtes Projekt, einen Kontakt, ein Produkt oder andere Beziehungsebenen anzeigen lassen und profitieren dadurch von einem transparenten Überblick über die entsprechenden Geschäftsprozesse.
Das funktioniert jedoch nur, wenn Unternehmen mit einer integrierten Unternehmenssoftware arbeiten und dabei verschiedene Systeme zur Informationsverwaltung kompatibel integrieren können. Sonst wirken sich Medienbrüche negativ auf den Informationsfluss aus. Scopevisio Teamwork etwa kann über eine offene API-Schnittstelle (Application Programming Interfaces) bei Bedarf an andere Applikationen andocken und durchgängig Daten austauschen. So kann die Lösung als zentraler Daten-Pool im Rahmen einer heterogenen Anwendungslandschaft dienen. Dabei lassen sich auch mobile Applikationen über die Cloud nahtlos anbinden und in eine einheitliche DMS-Plattform integrieren.
Dokumente kollaborativ bearbeiten und synchronisieren
Ein weiteres wichtiges Kennzeichen intelligenter DMS-Lösungen ist die Kollaborationsfähigkeit, also die Möglichkeit zur reibungslosen und durchgängigen Zusammenarbeit von Personen über Standort- und Unternehmensgrenzen hinweg. Hierfür müssen sich Dokumente von verschiedenen Akteuren über zahlreiche Zugriffspunkte bearbeiten lassen. Scopevisio Teamwork bietet hierzu unterschiedliche Ebenen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit externen Personen:
- Nicht bekannte Benutzer können über einen geteilten Link ein Dokument ansehen. Der Download des Dokuments ist nur per Freigabe möglich und kann in der Anzahl eingeschränkt werden. Mit einem Passwort oder über die Gültigkeitsdauer des Links sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen möglich, um den Zugriff zu beschränken. Über einen spezifischen Upload-Link erhalten fremde Nutzer darüber hinaus die Möglichkeit, neue Dokumente in eine spezifische Sammlung hochzuladen.
- Eingeladene Gast-Nutzer können Dokumente ansehen, downloaden und kommentieren, jedoch keine Uploads vornehmen beziehungsweise neue Versionen hochladen.
- Externe Benutzer, mit denen intensiv zusammengearbeitet wird, erhalten mit einem Zugang erweiterte Teamwork-Funktionen, um Dokumente hochzuladen, neue Versionen abzulegen oder Kommentare einzufügen. Darüber hinaus haben sie Zugriff auf komplette Sammlungen und können spezifische Dokumenten-Links erstellen und diese teilen.
Immer up to date durch Versionierung
Hat ein interner Mitarbeiter oder externer Benutzer an einem Dokument eine Veränderung vorgenommen, wird dieses vom DMS sofort versioniert, wodurch die Veränderungen nachvollziehbar und revisionssicher bleiben. So sind alle Bearbeiter, die an dem gleichen Dokument arbeiten, immer auf demselben Stand. Ein Alleinstellungsmerkmal der Scopevisio-Lösung besteht darin, dass alle Informationen nur einmal vorgehalten werden und darauf von verschiedenen Nutzern, entsprechend den Freigaben, zugegriffen wird. Dies ermöglicht eine durchgängige Kollaboration innerhalb des gesamten Unternehmens.
Ein besonderer Vorteil: Es werden keine E-Mails mit datenintensiven Dateianhängen versendet. Dies schont die Leitungskapazitäten und verhindert das Duplizieren von Daten, was den Speicherbedarf auf ein Minimum senkt. Überdies verfügen die DMS-Systeme über verschiedene Freigabe-Einstellungen. So lassen sich Dokumente für Gruppen oder Einzelpersonen zum Lesen oder Bearbeiten freigeben. Dabei entscheidet der Urheber oder autorisierte Nutzer, ob er die Dokumente lediglich zur Ansicht oder zum Download freigibt. Er kann die Berechtigungen auch zeitlich befristen und die Anzahl der Downloads limitieren. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Dateianhänge nicht über unsichere, undefinierte E-Mail-Server versendet werden. Zudem hat der Empfänger immer Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments. Zwischenzeitliche oder spätere Änderungen sind bei einem erneuten Aufruf des Links im Dokument enthalten.
Lückenloses Bearbeitungsprotokoll und Verschlüsselung
Zudem werden alle Dokumente stets revisionssicher versioniert. Die Versionierung der Dokumente bedeutet, dass sie zu jeder Zeit in der jeweils aktuellsten Fassung zur Verfügung stehen. Dabei werden ältere Versionen nicht überschrieben oder gelöscht, sondern bleiben als Versionshistorie weiterhin verfügbar. Muss auf eine vorhergehende Version zurückgegriffen werden, kann der Nutzer eine beliebige Vorgängerversion einfach auswählen und als aktuelle Version wiederherstellen. Anhand eines Bearbeitungsprotokolls lässt sich die gesamte Historie lückenlos nachvollziehen. Dokumentiert werden dabei in den einzelnen Versionen sämtliche Speicher- und Änderungszeitpunkte sowie die jeweiligen Bearbeiter, Prozessschritte und Kommentare.
Verschlüsselte Datenübertragung sowie umfangreiche Zugriffsschutz- und Freigabeeinstellungen gemäß der deutschen Rechtsprechung (Bildquelle: Scopevisio)
Und nicht zuletzt sind auch die Sicherheit und der Schutz der ausgetauschten Dokumente jederzeit gewährleistet. So wird die Vorschau auf versendete Dokumente verschlüsselt abgelegt und zum anschließenden Bearbeiten wieder entschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Änderungen an der Datei vornehmen können. Darüber hinaus werden alle Dokumente revisionssicher archiviert. Auf diese Weise lassen sich die Vorschriften der GoBD und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit einhalten.
Fazit
Um die komplexen Prozesse in digitalisierten Unternehmen optimal zu unterstützen, müssen Systeme für Dokumentenmanagement heute über intelligente Funktionen verfügen, die ihre volle Wirkung vor allem durch die Integration in umfangreiche Unternehmenssysteme entfalten.
Intelligente DMS-Lösungen tragen dazu bei, die Abläufe rund um das Management digitaler Dokumente hochgradig zu automatisieren und die darin enthaltenen unstrukturierten Informationen in Wissen zu verwandeln und unternehmensübergreifend zu nutzen. Dadurch profitieren Firmen von einer transparenten, ganzheitlichen Sicht auf die Geschäftsprozesse. Zudem sind intelligente DMS-Systeme in der Lage, jederzeit den Bezug zwischen den Vorgängen und Dokumenten herzustellen. Dabei fließen die Informationen aus dem Dokument direkt in den Geschäftsvorgang, was für einen durchgängigen Unternehmens-Workflow sorgt.
Die Scopevisio AG unterstützt den Mittelstand bei der digitalen Transformation. Grundlage dafür ist eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud. Dabei setzt Scopevisio auf den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz oder Sprachsteuerung. Scopevisio wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und als Software as a Service in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland betrieben. Scopevisio beschäftigt rund 85 Mitarbeiter und zählt knapp 2.000 Unternehmen zu ihren Kunden.
