Autor – Markus Pichler, Vice President Sales bei ABBYY Europe
Erfolgreiche Transformationsprojekte können jede Facette und jeden Bereich eines Unternehmens verändern, angefangen bei der Vorstandsetage bis hin zur Fertigungsabteilung. Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen helfen Unternehmen bei der Optimierung des Kundenerlebnisses, schaffen Wettbewerbsvorteile und können beim Thema Compliance und Transparenz ungemeinen Mehrwert liefern.
Oft werden diese Projekte mit Robotic Process Automation (RPA) kombiniert, um das volle Potenzial, das die Automatisierung bieten kann, auszuschöpfen. Damit diese aber auch erfolgreich sind, müssen Unternehmen ein tiefgreifendes Verständnis der Prozesse ihrer Organisation entwickeln. Eine kürzlich durchgeführte Studie von ABBYY [1] bestätigte, dass ein ausgeprägtes Verständnis von Geschäftsprozessen für Automatisierungsinitiativen unerlässlich ist. Für zwei Drittel der Entscheidungsträger in Deutschland war dies der primäre Erfolgsfaktor für RPA-Initiativen.
Der häufigste und auch teuerste Fehler, den Unternehmen bei der Implementierung von Automatisierungsinitiativen machen, besteht darin, dass sie nicht richtig verstehen, wie ihre Prozesse tatsächlich funktionieren. Dadurch werden schlichtweg die falschen Prozesse zur Automatisierung ausgewählt. Selten erweist es sich als Erfolgsrezept, in Sachen Automatisierung zwar voller Enthusiasmus, aber unvorbereitet loszulegen.
Einblick in Betriebsabläufe
Für viele Unternehmen liegt die Herausforderung darin, zu verstehen, wie ihre Prozesse in Echtzeit über verschiedene funktionsübergreifende Teams hinweg und innerhalb isolierter Backend-Systeme ablaufen. In der Vergangenheit haben Unternehmen mit einer Kombination aus manuellen Techniken und Technologien wie Process Mining und Business Intelligence Einblicke in ihre Prozesse gewonnen. Diese Methode erwies sich jedoch als zeitaufwändig, kostspielig und fehleranfällig. Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung ist daher die Nutzung umfassender Prozessdaten, die Arbeitsprozesse von Anfang bis Ende widerspiegeln – und da diese Daten bereits in so gut wie jeder Unternehmenssoftware-Anwendung vorhanden sind, ist dies in der Regel relativ einfach zu realisieren.
Lösungen wie Process Intelligence ermöglichen es Unternehmen darüber hinaus, Prozessabläufe zu verstehen, indem sie sie visualisieren, analysieren und den Prozess überwachen. Die Technologie basiert auf Künstlicher Intelligenz (Machine Learning) und liefert dadurch präzise und tiefergehende Analysen und Prognosen. Verantwortliche von Automatisierungsprojekten erhalten somit einen umfassenden Überblick über die vorhandenen Prozesse, können einen typisierten Idealprozess mit den tatsächlich verwendeten Prozessen im Unternehmen abgleichen und so frühzeitig gegensteuern, wenn es an einer Stelle hakt.
Alle Unternehmensdaten einbeziehen
Zudem muss auf die unbedingte Notwendigkeit hingewiesen werden, Echtzeit-Zugriff auf alle geschäftskritischen Daten zu haben, unabhängig davon, auf welcher Geschäftsprozessplattform sie sich befinden. Dazu gehören die riesigen Datenmengen, die in verschiedenen Geschäftsdokumenten enthalten sind, einschließlich Anspruchsforderungen, Rechnungen, Liefernachweisen, Darlehensverträgen, Verträgen, Bestellungen, Ausweisdokumenten, Steuerformularen, Lohnabrechnungen, Betriebskostenrechnungen und mehr.
Dieses Verständnis sowohl von Inhalten als auch von Prozessen wird als digitale Intelligenz bezeichnet. Mit digitaler Intelligenz erhalten Unternehmen den wertvollen, aber oft schwer zu erlangenden umfassenden Einblick in ihre Betriebsabläufe, der eine tatsächliche und langfristig erfolgreiche digitale Transformation ermöglicht.
RPA-fähige Prozesse identifizieren
Viele Unternehmen glauben zu verstehen, wie ihre Prozesse funktionieren. In Wirklichkeit gibt es jedoch oft Dutzende oder sogar Hunderte von Varianten für einen einzigen Prozess. Laut der kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 89 Prozent der Befragten an, dass es viele Ausnahmen gibt, bei denen Mitarbeiter von vorgefertigten Prozessen abweichen, wenn sie entweder zu komplex sind oder für den Kunden angepasst werden müssen. Herkömmliche Methoden zur Erfassung und Analyse von Prozessen bedeuten oft, dass internes Personal oder externe Berater die Prozesse beobachten, häufig mittels Business Intelligence-Lösungen.
Doch diese Daten spiegeln nur wider, wie der Prozess in dem spezifischen Moment ablief, in dem er beobachtet wurde, nicht in seiner Ganzheit. Es fehlt also das Verständnis für die wichtigste Komponente im Prozess: Zeit. Übliche Process-Mining-Tools gehen von der Annahme aus, dass Unternehmensprozesse auf eine einfache Prozesslandkarte passen, vernachlässigen dabei aber, dass Prozesse viel mehr wie eine Zeitachse funktionieren.
Daten, die alle Dimensionen eines Prozesses widerspiegeln – seien es Zeitpunkt, Häufigkeit, Prozessvariationen und -abweichungen sowie Teilprozesse – sind für erfolgreiche digitale Transformationsprojekte jedoch von entscheidender Bedeutung. Ein solch tiefes Prozessverständnis kann Projektleitern im Bereich Automatisierung helfen, die besten Anwendungsfälle für den Einsatz von RPA zu identifizieren, da zu komplexe Prozesse Automatisierungsvorhaben erschweren können.
Process Intelligence sichert Automatisierungserfolg
Process Intelligence bietet sich an, um eine mehrdimensionale Sicht darauf erhalten, wie Prozesse in ihrem Ist-Zustand funktionieren. Projektverantwortliche können genau erkennen, wo Engpässe auftreten und defekte oder ineffiziente Prozesse korrigieren, bevor mit dem Einsatz von RPA begonnen wird. Die Behebung von Prozessengpässen vor der RPA-Implementierung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Automatisierungsprojekten.
Nach der Implementierung sind das ordnungsgemäße Monitoring und die Messung der Ergebnisse eines RPA-Projekts der Schlüssel zur erfolgreichen Aufrechterhaltung und Optimierung von Automatisierungsinitiativen. Den Verlauf eines automatisierten Arbeitsschrittes zu verstehen kann jedoch eine Herausforderung sein. Process Intelligence bildet alle geschäftskritischen Arbeitsabläufe ab und ermöglicht es Unternehmen zu sehen, wie ihre RPA-Implementierungen funktionieren und mögliche Fehler zu beheben.
Mit digitaler Intelligenz in die Zukunft
Gerade jetzt in turbulenten Zeiten, wo nichts ist wie gewohnt, stehen Unternehmen vor neuen Entscheidungen, was digitale Transformations-Initiativen betrifft. Neue Arbeitsmodelle und das Home Office werden vermehrt die zukünftige Arbeitssituation bestimmen. Dabei entstehen viele neue Daten und Prozesse. Allein in den vergangenen Monaten wurden viel mehr Daten generiert als vormals im Büro, um bestehende Workflows aufrecht zu erhalten. Auch hier hilft Process Intelligence dabei, die Arbeitsprozesse basierend auf den vorliegenden Daten zu analysieren, sie zu verstehen, Engpässe zu identifizieren und die Prozesse schließlich zu optimieren.
Intelligente Automatisierung liefert Organisationen nicht nur den Einblick in ihre Organisationsabläufe, den sie benötigen, um die richtigen Prozesse mittels RPA zu automatisieren und diese wirksam zu gestalten. Es ermöglicht den Arbeitnehmern schließlich auch, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren und so effizienter in der neuen Normalität und darüber hinaus zu arbeiten. Selbst die neu erzeugten Daten, die beim RPA-Prozess entstehen, sollten Unternehmen auf jeden Fall wieder nützen: die Auswirkungen effizienter Automatisierungsinitiativen sowohl im Hinblick auf Kosten als auch Zeitersparnisse sind eine gute Argumentationsgrundlage, um zukünftige Pläne für weitere Automatisierungsinvestitionen zu rechtfertigen und zu validieren.
ABBYY Europe ist ein globaler Anbieter von Technologien und Unternehmenslösungen für Digital Intelligence. Die Digital Intelligence Plattform von ABBYY hilft Unternehmen, die gesamten Geschäftsprozesse zu verstehen und so ihren digitalen IQ zu erhöhen. ABBYY ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit Niederlassungen in 13 Ländern.
Referenzen
[1] https://www.abbyy.com/de/news/61-prozent-deutscher-unternehmen-nennen-fehlendes-prozessverstaendnis-als-grund-fuer-rpa-flops/#sthash.zirJtGFS.dpbs
