Steffen Voges, Product Manager Service, CRM und DMS bei proALPHA.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) versprechen, Abläufe zu digitalisieren und die Produktivität zu steigern. Doch so mancher IT-Verantwortliche sieht ein DMS als ein weiteres Datensilo – das die Produktivitätsvorteile der Digitalisierung sogar wieder zunichtemachen könnte. Diese Sorge ist nicht ganz unbegründet.
Denn wirklich schlagkräftig wird die elektronische Dokumentenverwaltung erst, wenn sie mit anderen Unternehmensanwendungen vernetzt ist, insbesondere dem ERP-System. Dann profitieren Unternehmen bei einer Vielzahl von Abläufen von der Einführung eines integrierten DMS. Bei der Einführung eines DMS muss demnach sichergestellt sein, dass Mitarbeiter direkt aus ihrer Arbeitsumgebung auf nötige Unterlagen zugreifen können, also aus dem CRM- oder dem Buchhaltungssystem, aus der Lageranwendung oder dem Projektmanagement-Modul. Das spart nicht nur Suchzeit, sondern auch aufwändige Rückfragen.
Steuerung von Geschäftsprozessen
Viele Geschäftsprozesse erfordern zudem eine Kombination aus strukturierten und unstrukturierten Daten. Zum Beispiel: Kundenstammdaten für die Erstellung von Angeboten, Laufzeiten und Verträge für die Überprüfung von Garantieansprüchen im Service oder Bestelldaten zur Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung. Ist das DMS in das ERP-System integriert, stehen alle nötigen Informationen zentral bereit. Wie sehr sich das bezahlt machen kann, zeigt das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung: Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis gegenüber einem „reinen“ Papierprozess sind durchaus möglich. Die Voraussetzung: Sämtliche Arbeitsschritte von Eingang und Prüfung auf formelle und sachliche Richtigkeit über Freigaben bis hin zu Buchungsvorbereitung und sogar Verbuchung werden weitgehend automatisiert. Das zahlt sich direkt aus. Ein Beispiel: Unternehmen, die heute durchschnittlich bei jeder zehnten Rechnung die Skontofrist verpassen, könnten von einem DMS spürbar profitieren.
In der Verwaltung sieht man immer häufiger auf einem Schreibtisch mehrere Bildschirme. Denn die Mitarbeiter wechseln laufend zwischen Anwendungen und Serverlaufwerken hin- und her. Wenn zum Beispiel die Mitarbeiter in der Buchhaltung aus dem Buchhaltungs-Programm „aussteigen“ müssen, um einen gescannten Beleg aus einem Ordner auf einem Netzwerklaufwerk aufzurufen, ist dies ein weiteres Indiz: Hier kann die Kombination aus DMS und ERP-System für ein deutliches Plus an Produktivität sorgen.
(Rechts)sichere Archivierung
Verfügt ein DMS darüber hinaus über eine regelbasierte Steuerung der Unterlagen mit Hilfe von Workflows, lassen sich alle Dokumente, von der E-Mail bis zur Tabelle, automatisiert zu einem Projekt bündeln. Steuerrelevante Unterlagen werden dabei mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen gekennzeichnet. Ist ein Vorgang abgeschlossen, gilt es, alle relevanten Unterlagen rechtskonform und revisionssicher zu archivieren. Dieser Ablauf lässt sich mit einem voll integrierten DMS-/ERP-System komplett automatisieren: Mit Abschluss des letzten Arbeitsschritts startet das ERP-System die automatische Archivierung, inklusive aller E-Mails und zugehöriger Unterlagen. In Verbindung mit einer zuverlässigen Backup-Strategie schützen sich Unternehmen so vor dem Verlust wichtiger, steuerrelevanter Daten.
Produktivität in der Praxis
Sofern strukturierte und unstrukturierte Daten gut integriert sind, kann die Digitalisierung des Informationsflusses ein Unternehmen produktiver machen. Dies zeigt das Beispiel der Laserline GmbH. Das Unternehmen steht für Hochleistungsdiodenlaser von bis zu 60 kW Laserleistung und ist mit mehr als 4.000 ausgelieferten Strahlquellen einer der erfolgreichsten Anbieter von Industrielasern. Typischerweise kommen die Diodenlaser bei klassischen industriellen Verfahren der Metallbearbeitung zum Einsatz – etwa beim Schweißen, Löten, Härten oder Beschichten. Die weltweiten Kunden stammen vor allem aus der Automobilindustrie, dem Maschinen-, Werkzeug- und Formenbau und der Luft- und Raumfahrt.
Die internationalen Märkte fordern Qualität, Zuverlässigkeit und leistungsfähige Produkte. Die Steuerung der innerbetrieblichen Abläufe übernimmt dabei vom ersten bis zum letzten Prozessschritt die ERP-Lösung proALPHA. Sie kommt sowohl am Produktionsstandort Deutschland als auch in den Vertriebsniederlassungen in China, Japan und den USA zum Einsatz. Besonders im Fokus steht dabei das integrierte Dokumentenmanagement-System.
Digitalisierte Belege für die Beschaffung
Mit dem in das ERP integrierten Dokumentenmanagement legt Laserline unternehmensweit viele Dokumente strukturiert und elektronisch ab. Die Effizienz dieses Vorgehens zeigt sich beispielhaft im Wareneingang. Dort lassen sich für alle Lieferscheine DMS-Barcodes generieren und per Etikett dokumentieren. Dann müssen die Mitarbeiter die Lieferscheine nur noch in einen Massenscanner legen, der diese einmal täglich scannt, sie sogenannten Barcode-Mappen und den jeweiligen Geschäftsvorfällen zuordnet und anschließend automatisch zu einem Wareneingangsbeleg im Dokumentenmanagement-System archiviert. Allein dieser Vorgang spart Laserline pro Tag rund eine Stunde Arbeitszeit, hochgerechnet auf das Jahr ergeben sich so rund 20 bis 25 Manntage.
Mittlerweile hat der Diodenlaser-Hersteller nahezu keine Papierbelege mehr: Der Beschaffungsprozess wird nur noch digital abgewickelt. Auch der technische Vertrieb arbeitet papierlos und dokumentiert die Aktionen über eine mobile CRM- und Field-Service-Lösung. Die Abteilungen archivieren Belege, Rechnungen, Zeichnungen und andere Unterlagen effizient und revisionssicher im DMS. Laserline nutzt das DMS immer intensiver: So sollen Mitarbeiter bei Bestellungen zukünftig alle Zeichnungen und Stücklisten automatisch in der aktuellsten und freigegebenen Version an die Lieferanten schicken können.
Qualitätssicherung in der Fertigung
Auch bei der Produktion von Bauteilen entsteht eine große Anzahl an Dokumenten: Rechnungen, Lieferscheine, Stücklisten, Bauzeichnungen, dazu Protokolle, Materialnachweise sowie Mess- und Prüfberichte. Mit dem in das ERP integrierten Dokumentenmanagement legt auch der Schweizer Auftragsfertiger Franke Industries AG alles strukturiert und elektronisch ab. Die Dokumente lassen sich dabei per Drag & Drop jeweils einem Geschäftsfall zuordnen. Die DMS-Lösung wird dabei über sämtliche Anwendungen eingesetzt und vereinfacht auf diese Weise alle Archivierungs- und Ablagearbeiten. Denn Mitarbeiter können bereichsübergreifend auf für sie relevante Dokumente zugreifen – egal, ob sie im Vertrieb arbeiten, in der Produktion oder im Rechnungswesen. Der Zugriff erfolgt dabei entweder via Beleg im ERP-System oder über die Recherche im Dokumentenmanagement, was den Suchaufwand auf nahezu Null reduziert.
Im ERP erstellte Belege beschlagwortet und archiviert das Aarburger Unternehmen dabei automatisch via Barcode. Im Jahr generiert Franke Industrie so rund 8.000 Barcodes. Eingerechnet sind dabei auch die anfallenden externen Belege, das sind täglich mehrere Hundert, die jeweils nachmittags eingesammelt, anschließend gescannt und ebenfalls im ERP hinterlegt werden. Alle Dokumente sind folglich spätestens einen Tag nach ihrem Entstehen oder Eintreffen elektronisch verfügbar. Besonders zum Tragen kommt dies bei Qualitätsnachweisen von bestellten Rohmaterialien, etwa Nickel- oder Cobalt-Legierungen, die Franke Industrie verarbeitet. Die Nachweise muss der Auftragsfertiger oft mit den fertigen Bauteilen an seine Kunden schicken. Ein Fehlen der wichtigen Dokumente oder falsche Nachweise könnten die Geschäftsbeziehungen zu Kunden gefährden. Schließlich handelt es sich um hitzebeständige Komponenten, deren Qualität gesichert und lückenlos dokumentiert sein muss.
Fazit
Die Praxisbeispiele zeigen, dass ein in das ERP-System integriertes Dokumentenmanagement Unternehmen einen echten Digitalisierungsfortschritt ermöglicht. Es trägt deutlich zur Produktivitätssteigerung bei und bietet darüber hinaus Vorteile wie eine revisionssichere Archivierung.
Mit weltweit 25 Niederlassungen und zertifizierten Partnern sowie rund 900 Mitarbeitern arbeitet proAlpha an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der ERP-Komplettlösung proALPHA. Dafür wurde proALPHA bereits achtmal als eines der innovativsten mittelständischen Unternehmen ausgezeichnet. Zur Innovation tragen auch Kooperationen mit namhaften Forschungseinrichtungen wie Fraunhofer, RWTH Aachen, Smart Electronic Factory und SmartFactoryKL bei.
