Christoph Herzog, Redakteur für Presse und Öffentlichkeitsarbeit bei United Planet
Experten sind sich einig: Die Digitale Transformation verändert die Arbeitswelt so rasch wie nie zuvor. Für Unternehmen führt kein Weg daran vorbei, ihre Geschäftsmodelle, Prozesse und Unternehmenskultur den digitalen Veränderungen in den Märkten und der Gesellschaft anzupassen. Durch Innovative Portal-Software können Unternehmen die Flut an Informationen und digitalen Arbeitsprozessen bewältigen. Die Potenziale der digitalen Medien eröffnen ganz neue Wege und ermöglichen innovative Business-Modelle. Gleichzeitig fordert der Wandel Unternehmern aber auch eine klare Vision und ein konsequentes Change Management ab.
In der Vergangenheit wurde immer wieder die zögerliche Haltung insbesondere mittelständischer Unternehmen in Deutschland beklagt. Die Arbeits- und Industriesoziologin Sabine Pfeiffer [1] von der Universität Hohenheim entkräftet diese Behauptung nach einem genauen Blick in eine Studie der Boston Consulting Group: Demnach schneidet der deutsche Mittelstand bei näherer Betrachtung vor allem im direkten Vergleich mit den USA beim Thema Digitalisierung erstaunlich gut ab. So ist beispielsweise die Nutzung mobiler Geräte in hiesigen Unternehmen deutlich höher als in den USA. Allerdings können Unternehmen, die sich proaktiv mit der Digitalen Transformation befassen, immer noch einen großen Wettbewerbsvorteil vor zögerlicheren Mitbewerben generieren.
Die Frage ist, wie die Arbeitsumgebung im modernen Unternehmen die Vorzüge des Digitalen Wandels bestmöglich an die Beschäftigten weiterreichen kann. Und da viele Unternehmen auch international agieren, muss es die Softwareinfrastruktur ermöglichen, auch über Ländergrenzen hinweg virtuell und mobil zu arbeiten. Die Arbeit der Zukunft darf dabei nicht durch eine Vielzahl technischer Insellösungen behindert werden. Stattdessen erfordert sie integrierte, leistungsfähige und flexible Plattformen für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch.
Mit Portal-Software zum Digital Workplace?
Auch das Dokumenten- und Informations-Management in Unternehmen wird von der Digitalen Transformation beeinflusst. Es gilt, die Herrschaft über immer mehr Informationen zu behalten, diese aufzubereiten und berechtigten Mitarbeitern bequem zur Verfügung zu stellen. Unternehmen setzen daher zunehmend auf die Vorteile von Portal-Software, um eine zeitgemäße Arbeitsumgebung zu etablieren und Prozesse zu optimieren [2]. Ähnlich wie klassische Intranets dienen Unternehmensportale der Verbesserung der Informationsverteilung und der Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation.
Portal-Lösungen gehen jedoch einen Schritt weiter und tragen zur Lösung eines Problems bei, das im Digital Business virulent wird: die Fragmentierung von Daten und Arbeitsprozessen durch eine Vielzahl einzelner Verzeichnisse und Programme. Neben dem klassischen ECM-System liegen viele Dateien im Filesystem auf Servern. Verschiedene Anwendungssysteme wie ERP oder CRM bringen oftmals eigenständige, konkurrierende Dokumentenablagen mit. Zu allem Übel nutzen außerdem nicht wenige Unternehmen verschiedene ECM-Produkte parallel, wie der Branchenverband BITKOM herausgefunden hat [3].
Nicht nur Daten verteilen sich auf verschiedene Verzeichnisse, sondern auch Arbeitsprozesse sind im Zeitalter des Digital Business an eine Vielzahl verschiedener Software-Programme gekoppelt. Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Oberflächen ist jedoch ineffizient und verschlingt wertvolle Arbeitszeit. Der Einsatz von Portal-Software verspricht die Bewältigung beider Herausforderungen.
Eine Plattform für alle Daten und Prozesse?
Lösungen wie zum Beispiel die Software Intrexx ermöglichen es Unternehmen, alle ihre Prozesse und Daten auf eine Plattform zu hieven. Unterschiedliche Anwendungssysteme werden dazu auf einer zentralen webbasierten Plattform vereint. Die Lösung bringt zu diesem Zweck standardmäßig eine Fülle an Schnittstellen, sogenannten Connectoren, mit. Systeme wie ERP, CRM oder auch unterschiedliche Datenbanken werden eingebunden. Das Unternehmensportal wird so zum Zentrum des digitalen Arbeitens, hier laufen sämtliche Informationen und Workflows zusammen.
Beispiel-Layout für ein Unternehmensportal
Darüber hinaus bietet die Software die Möglichkeit, eigene Anwendungen per Drag&Drop zu erstellen und vorhandene Applikationen anzupassen. Damit können individuelle Anforderungen erfüllt und beliebige Workflows digital abgebildet werden. Durch die webbasierten Portal-Applikationen lassen sich auch konkrete Prozesse optimieren: So können etwa Mitarbeiter im Außendienst per Smartphone oder Tablet jederzeit auf relevante Informationen zugreifen und gehen so gut vorbereitet ins Kundengespräch.
Der Bereich Social Collaboration ist ein weiterer Aspekt der Digitalisierung, der in Unternehmensportalen abgebildet werden kann. Diese Art der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs im Unternehmen macht Elemente der Sozialen Netzwerke im Unternehmenskontext nutzbar.
Fazit
Digitalisierte Prozesse und Workflows vereinfachen das Tagesgeschäft. Dafür stellen Unternehmensportale Mitarbeitern im Digital Business eine optimale Benutzeroberfläche mit persönlichem Dashboard zur Verfügung. Indem ECM-Lösungen wie dg.hyparchive oder M-Files über Connectoren nahtlos integriert werden, wird sichergestellt, dass Dokumente weiterhin revisionssicher und einfach verwaltet werden können.
Quellen:
[2] Experton-Studie: Social Business Vendor Benchmark, 2016
[3] BITKOM-Studie: ECM im Mittelstand, 2015
Veranstaltung zum Thema
Fachkongress Portal Visions
- und 4. Mai 2016, Freiburg
Christoph Herzog ist Redakteur für Presse und Öffentlichkeitsarbeit bei der United Planet GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Freiburg ist Pionier im Bereich Unternehmensportale „out of the box“. Das Unternehmen ist seit 1998 am Markt und gehört mit über 4.800 Kunden und mehr als einer Million Nutzern zu den Marktführern im Bereich der mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen Verwaltung und Organisationen (z.B. Kliniken).
