Peter Gißmann, Geschäftsführer der ALMATO GmbH
Getreu dem Motto „Never change a running system“ ist in vielen Unternehmen noch Software aus den 1990igern im Einsatz. Typischerweise handelt es sich um essentielle Anwendungen, die tief in die Geschäftsprozesse integriert und eng mit dem Unternehmen verwachsen sind, wie etwa Systeme für den Finanz- und Buchhaltungsbereich, Buchungssysteme der Reise- und Touristikindustrie und Warenwirtschaftssysteme. Und in der Regel funktionieren sie zwar tadellos, lassen sich jedoch nur schwer mit modernen ERP-Systemen und anderen IT-Applikationen verknüpfen. Um heutzutage aber konkurrenzfähig zu agieren, muss z.B. der Vertrieb über mobile Endgeräte direkt auf Daten aus den Kernanwendungen der IT zugreifen können. Der Aufwand, um Altsysteme mit neuerer Software, zum Beispiel modernen ERP-Systemen von SAP oder Oracle zu integrieren, ist deswegen oft astronomisch.
Bisher war die einzige Möglichkeit zur Integration in Prozesse oft eine manuelle – mit einem Mitarbeiter als „biometrische“ Schnittstelle, der Daten von einem System ins andere kopiert. Zudem sind die Oberflächen solcher traditionellen Systeme wenig benutzerfreundlich. Die Altsysteme sind schwerfällig und schwierig in der Handhabung. Robotic Process Automation (RPA) bietet hier auf eine einfach umzusetzende Weise einen risiko- und kostenarmen Weg, Altsysteme (sogenannte Legacy Systeme) mit modernen Anwendungen zu verbinden: Digitale Roboter fungieren als Schnittstelle zwischen Alt und Neu und implementieren dabei ganz nebenbei zukunftsweisende Prinzipien der Industrie 4.0 im Büro.
Robotic Process Automation (RPA) als Verfahren zur Einbindung von Altsystemen
Roboter für die Routinearbeit
RPA bietet eine innovative Alternative für die Einbindung von Altsoftware an neue Systeme oder Komponenten, indem sie verschiedene Softwareanwendungen intelligent miteinander vernetzt. Damit wird RPA zum einem Bestandteil von Industrie 4.0 – deren Wesenskern die Vernetzung von physischen Produkten, Anlagen und Prozessen über Internettechnologien ist –, nur eben für das Büro und nicht für eine Fertigungshalle. Während Roboter aus der Industrie schon lange nicht mehr wegzudenken sind, erobern sie inzwischen auch die Tätigkeitsfelder von Büro-Mitarbeitern.
RPA bezeichnet die vollautomatisierte Bearbeitung von strukturierten Arbeitsprozessen durch Software – und damit lässt sich die Metapher von den Industie-4.0-Robotern übertragen: Im Backoffice werden auf diese Weise immer wiederkehrende Routinearbeiten von digitalen Robotern übernommen und Mitarbeiter von monotoner Arbeit entlastet, beispielsweise von selbsttätig strukturierten Geschäftsprozessen auf administrativer Ebene wie z.B. Kündigungen, Adressänderungen oder Tarifwechsel, einschließlich dem Versenden der entsprechenden Bestätigungsmail. Schon heute verhelfen digitale Roboter Contact Centern und Backoffices großer namhafter Unternehmen zu erheblichen Ressourceneinsparungen und einer höheren Service-Qualität.
Strukturierung steht vor Automatisierung
Im Gegensatz zu Industrie-4.0-Robotern handelt es sich bei RPA-Robotern jedoch nicht um physische Roboter. RPA ist Software, die andere Anwendungen bedienen kann. Der Zugriff erfolgt dabei mit eigenen Benutzerkennungen über das User Interface. Eine Backend-Integration der Roboter mit entsprechend hohem Aufwand ist nicht nötig. Die einzige Voraussetzung: Der Prozess, der mit RPA abgebildet werden soll, muss strukturiert sein und klare Handlungswege aufweisen. Ist der Prozessablauf definiert und programmiert, können die digitalen Roboter alle Tätigkeiten mit den für einen Standardprozess notwendigen Anwendungen durchführen: Daten kopieren, einfügen, vergleichen oder auf Buttons klicken, in Anwendungen navigieren und weitere Anwendungen öffnen. Bei benötigter Hilfestellung oder bei Sonderfällen gibt der Roboter die Aufgabe an einen Mitarbeiter weiter.
Die Funktionsweise von RPA-Robotern kann damit als „digitale Assistenten“ bezeichnet werden. Während das alte System über spezielle Tastenkombinationen aktiv bedient werden muss, um bestimmte Daten auszuwerfen, programmiert man diese nun dem Roboter ein, so dass er selbsttätig an die Informationen kommt. Dem Nutzer bleibt damit die schwierige Navigation dieser Systeme erspart, denn RPA zieht sich automatisch die Daten aus Altsystemen, überträgt sie in neue Systeme und umgekehrt. Die Usability wird damit bedeutend erhöht, gleichzeitig werden Prozesse effizienter. Während die Legacy-Integration mit herkömmlichen Methoden bislang sehr aufwendig war, erledigen die digitalen Roboter schnell und kostengünstig ihren Job beim Auslesen und Copy & Paste der Daten zwischen Alt- und Neu-Systemen. Der Prozess bleibt digital, ohne menschliche Schnittstelle. Die Roboter sind dabei weitaus mehr als eine reine Datenschnittstelle. Auch Prüfroutinen, Prüfprozesse und Entscheidungslogiken können erstellt werden.
Legacy-Integration ohne Risiko
Doch nicht nur damit punktet RPA bei der Legacy-Integration. Schon allein, um Risiko und Kosten möglichst gering zu halten, gilt schließlich als eine der obersten Maximen bei der Integration von Altsystemen mit neuer Software, so wenig wie möglich in die bestehenden Systeme einzugreifen. Dieser Anforderungen werden die digitalen Roboter gerecht, indem sie als Interface zwischen Alt und Neu fungieren und damit bestehende Software ohne Integration mit modernen Anwendungen verknüpfen.
Last but not least ein weiterer Vorteil der Technologie: So wie bei den Industrie-4.0-Robotern fallen auch mit Robotic Process Automation – Stichwort Big Data – eine Menge auswertbarer Daten an: alle Vorgänge werden genauestens dokumentiert. Compliance-Regeln können mithilfe dieser lückenlos protokollierten Prozessinformationen mühelos eingehalten werden.
Fazit
Digitale Roboter sind ein kosten- und risikoeffizienter Boost für eine effektive und moderne Software-Architektur und bringen mit Automatisierung, Vernetzung und Informationstransparenz die erfolgsverheißenden Parameter einer Industrie 4.0 ins Backoffice. Und das bei nahezu keinerlei Veränderung der bewährten Altsysteme.
Die 2002 gegründete ALMATO GmbH mit Sitz in Reutlingen automatisiert unter dem Motto „perform better“ sowohl Front- als auch Backoffice-Prozesse. Das Softwareunternehmen zählt bei Robotic Process Automation (RPA) und Real Time Interaction Management (RTIM) zu den Pionieren auf dem Gebiet vollautomatisierter und teilautomatisierter Prozesse in Deutschland.
