Interview mit Robert Quotschalla, Leiter des Direktgeschäfts Deutschland und Mitglied der Geschäftsführung bei der Step Ahead AG
Die digitale Transformation ergreift immer mehr auch den Mittelstand. Firmenentscheider stehen bei Themen wie Cloud, Mobilität, Data Analytics und Social Business unter dem Druck, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Wer hier nicht wagt, wird nicht gewinnen. Um die Digitalisierung ihrer Geschäfts- bzw. Vertriebsmodelle voranzutreiben und davon zu profitieren, brauchen sie entsprechende Software. Viele Firmen nutzen bereits ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System als zentrales Instrument zur Unternehmenssteuerung, es führt die im Unternehmen verstreut liegenden Daten zusammen. Da es Daten entlang der Wertschöpfungskette abbildet, ist es Kern digitalisierter Geschäftsprozesse.
Als umfassende prozessabbildende Unternehmenslösung funktioniert ERP aber nur im Komplettpaket, das dokumentenbasierende und datenzentrierte Prozesse wie zum Beispiel das Dokumenten-Management-System (DMS) und das Customer Relationship Management (CRM) miteinschließt – über diese Voraussetzung sprach das DOK.magazin mit Robert Quotschalla, Mitglied der Geschäftsführung der Step Ahead AG.
Die Digitalisierung hat große Auswirkungen auf die Arbeitsweise mittelständischer Unternehmen. Wo sehen Sie die Dreh- und Angelpunkte, wo ein ERP-System Unterstützung geben kann?
Um den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern, müssen Unternehmen ihre Prozesse entsprechend abbilden und – wo sinnvoll und möglich – standardisieren. Durch diese Vorgehensweise lassen sich langfristig Zeit und Ressourcen sparen. Ein ERP-System bietet bei der Umsetzung der Digitalisierung wichtige Unterstützung, indem es Prozesse digital abbildet, steuert, auswertet und die entstandenen Daten zueinander in Beziehung setzt. So ermöglicht es beispielsweise durch die verknüpften Daten konkretere Aussagen über die Erfolgswahrscheinlichkeit von Vertriebsprozessen und zeigt auf, an welcher Stelle und bei welchem Kunden das Verkaufspotential am größten ist. Unternehmen können dort ansetzen, wo die Gewinnchancen am höchsten sind. Das ERP-System erlaubt durch den Überblick über die Unternehmensprozesse eine strategische Ressourcenplanung und führt dadurch zu mehr Transparenz und Effizienz in allen Bereichen: Von Vertrieb und Einkauf über Finanzen und Buchhaltung bis hin zur Auftragsabwicklung, Rechnungstellung und der Organisation logistischer Prozesse.
Da vor der Einführung eines ERP-Systems und auch im späteren Projektverlauf die Unternehmensprozesse digital erfasst und gegebenenfalls angepasst und optimiert werden, haben Unternehmen mit dem ERP-System eine bessere Kontrolle über ihre Abläufe. Ein leistungsfähiges ERP-System übernimmt so im digitalisierten Zeitalter die Rolle eines Unternehmensberaters: Strategieberatung und Optimierung aller Geschäftsprozesse.
Immer größere Bedeutung bekommt darüber hinaus der mobile Zugang zu Daten und Prozessen. Sobald das ERP-System einen mobilen Zugriff über Webportale oder Apps bietet, ist der Einsatz auch von unterwegs möglich. Mitarbeiter kontrollieren beispielsweise auf Geschäftsreisen bestimmte Prozesse, ohne sich am Arbeitsplatz im ERP-System anmelden zu müssen, greifen auf dringend benötigte Daten zu und aktualisieren diese auch für die Kollegen im Büro.
ERP: Alle Prozesse im Unternehmen im Blick (© Step Ahead AG)
Wie aufwändig ist die Einführung eines ERP-Systems zeitlich und personell für ein Unternehmen? Welche Faktoren sind erfolgsentscheidend, welche Risiken gibt es?
Eine gelungene ERP-Integration hat entscheidende Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg, schließlich ist das System das Herzstück der Unternehmens-IT, in dem alle Prozesse zusammenlaufen. Bei der Wahl des Anbieters empfiehlt sich daher ein sorgfältiger Auswahlprozess. Spezialisierung und Branchenwissen sind wichtige Voraussetzungen, die ein Anbieter mitbringen muss. Branchenspezifische Lösungen sind genauer auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet und gestalten daher die Einführung, die Bedienung im Arbeitsalltag und auch spätere Aktualisierungen zielführender und weniger aufwändig. ERP-Hersteller, die die elementaren Prozesse einer Branche kennen, bieten ein exakt auf den Kunden zugeschnittenes, modular aufgebautes ERP-System an und können es auf Wunsch flexibel anpassen und erweitern.
Die kürzlich veröffentlichte Trovarit-Studie [1] belegt, dass mittelständische Unternehmen kleinere ERP-Anbieter mit Branchenspezialisierung und schlankeren ERP-Lösungen deutlich besser bewerten als die großen Anbieter, die mit ihrem Angebot die Anforderungen von Mittelständlern weniger gut erfüllen.
Risiken lassen sich durch einen intensiven, fortwährenden Dialog mit den Beratern und einen ausführlichen und übersichtlichen Vertrag minimieren. Vor der Einführung des ERP-Systems muss der Anbieter den Kunden genauestens über die Vorgehensweise unterrichten. Entsprechende Schulungen der Mitarbeiter sind selbstverständlich, denn ein ERP-System kann im Unternehmen nur dann funktionieren, wenn von Anfang an alle Mitarbeiter mitgenommen werden.
Integration ist eines der Schlagwörter der Digitalisierung und wird heute immer wichtiger. Welche Software sollte in ein ERP-System integriert werden, um Prozesse abzubilden und Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen?
Während Unternehmen in der Vergangenheit Software verschiedener Anbieter für spezifische Prozesse parallel zum ERP-System verwendeten, geht der Trend heute zu ERP-Systemen mit anforderungsgerechten Prozessabbildungen und Software-Integrationen. Ein modular aufgebautes ERP-System hat entscheidende Vorteile, da die Bedienung von Insellösungen, also parallellaufender Software, kompliziert und fehleranfällig ist. Darüber hinaus gestalten sich die Kommunikation sowie die Betreuung durch viele verschiedene Anbieter umständlich und zeitintensiv. Langfristig betrachtet ist das unwirtschaftlich. Wenn alle Prozesse im ERP-System aufgenommen sind, hat der Kunde nur einen Ansprechpartner für alle Fragen und profitiert von einer lückenlosen Abbildung und Steuerung seiner Geschäftsmodelle.
Sinnvolle Anwendungsszenarien sind das Dokumentenmanagement, Rechnungswesen, Versandlogistik, CTI oder CRM. Diese Lösungen müssen tief im ERP-System integriert sein, damit es als umfassende Unternehmungslösung funktioniert. Bei Step Ahead setzen wir daher auf CRM & ERP aus einer Hand und integrieren für die weiteren Prozesse Software ausgewählter Produktpartner wie zum Beispiel DocuWare für die Integration von Dokumentenmanagement, cop software für die Anbindung von eBusiness-Aktivitäten im ITK-Bereich oder ESTOS für den Bereich CTI.
Umfangreiche Prozessabbildungen in der Steps Business Solution (© Step Ahead AG)
Wie genau kann man sich eine DMS-/ERP-Integration vom Ablauf her vorstellen? Was sind die Kernvorteile für den Kunden bzw. den Kunden des Kunden?
Die entscheidenden Vorteile einer Integration des DMS in das ERP-System sind die Zeit- und Kostenersparnis durch die volle Kontrolle über alle Dateien und die Automatisierung der Ablageprozesse. Im Dokumenten-Management-System können die Mitarbeiter über die Volltextsuche alle Dokumente schnell und einfach finden. Dadurch, dass die händische Suche nach Dateien wegfällt, wird die Arbeit mit Dokumenten deutlich effizienter.
Die größte Herausforderung bei der Integration eines DMS in das ERP ist dabei die Übernahme der kompletten Kunden- und Artikelstammdaten. So bieten wir beispielsweise mit der Steps DocuWare Integration eine nahtlose und tiefe Anbindung von DocuWare in das ERP-System. Mit leistungsfähigen Indexfunktionen werden dabei sämtliche Daten automatisch mit Schlagworten versehen und im zentralen Dokumentenpool revisionssicher archiviert.
Können Sie noch einmal kurz die Vorteile eines Verbunds von ERP und CRM für das Unternehmen zusammenfassen?
Unternehmensprozesse müssen von Anfang an auf den Kunden bzw. Interessenten ausgerichtet sein, um eine optimale Kundenbetreuung zu ermöglichen. In der Steuerung von Prozessen mit Hilfe des ERP-Systems muss deswegen der Kunde mit seinen Anforderungen immer im Mittelpunkt stehen. Wenn das CRM- und das ERP-System eine gemeinsame Datenbank haben, richten sich alle Unternehmensprozesse auf den Kunden aus.
Darüber hinaus ist beim ERP-System wie auch bei einem CRM die Branchenspezialisierung des Anbieters entscheidend, da sie dem Unternehmen gewährleistet, mit dem richtigen Werkzeug für die individuellen Bedürfnisse seiner Branchenkunden ausgestattet zu sein.
Herr Quotschalla, vielen Dank für diesen umfassenden Blick auf ERP-Systeme und die damit einhergehenden prozessabbildenden Komplettlösungen.
Die Step Ahead Gruppe mit Hauptsitz in Germering entwickelt umfassende und auf unterschiedliche Branchen zugeschnittene Softwarelösungen mit dem Schwerpunkt Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) für den Mittelstand.
Quelle
[1] Management Summary zum kostenlosen Download: http://www.trovarit.com/erp-praxis/
