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Armin Trautner, Geschäftsführer, und Stefan Hessenbruch, Produkt-Experte bei der iGrafx GmbH.
Um in der Geschäftswelt von heute bestehen zu können, müssen Veränderungen in Unternehmensabläufen rasch erkannt und Prozesse permanent angepasst werden. Damit weicht das organisationsorientierte Arbeiten vergangener Zeiten einem strukturierten Vorgehen, das sich strikt an Faktoren wie Effizienz und Wirtschaftlichkeit orientiert. Mit Business Process Management rückt der Prozess in den Mittelpunkt des geschäftlichen Handelns. Prozesse bilden also die Basis für zugrunde liegende Anwendungen, Services und Daten und werden als Unternehmenswerte betrachtet, auf deren Fundament Unternehmensentscheidungen getroffen werden.
Dabei sind es die unterschiedlichsten Beweggründe, die ein BPM-Engagement befeuern können. Die Ausführung und Optimierung von Geschäftsprozessen erfordern aber oft eine tiefe Integration in die bestehende IT-Landschaft; das kostet Zeit und macht den Prozess starr und unantastbar. Die Automatisierung von Prozessen hat sich dabei als wichtiger Aspekt bei der Kostensenkung und Effizienzsteigerung standardisierbarer Prozesse erwiesen. Darüber sprach das DOK.magazin mit Armin Trautner, Geschäftsführer, und Stefan Hessenbruch, Produkt-Experte, der iGrafx GmbH.
Herr Trautner, was sind Ihrer Erfahrung nach die Hauptgründe für den Einsatz einer BPM-Software?
Häufig ganz oben stehen bei den Unternehmen Umsatzsteigerung, Kostenreduktion, Produktivitäts- und Wettbewerbsvorteile – aber auch Compliance-Anforderungen, das Risikomanagement, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und nicht zuletzt der einfache Wunsch, flexibel und agil auf Marktveränderungen reagieren und mit neuen Innovationen umgehen zu können. Hier spielen die neuen Möglichkeiten der Prozessautomatisierung eine große Rolle: Denn damit erhalten Unternehmensbereiche die notwendigen Lösungen zur Verbesserung ihrer Tätigkeiten. Außerdem können sie mit ständigen Veränderungen besser umgehen und so ihrer Agilität erhalten.
Wie kann neben der Modellierung und Simulierung von Prozessen die Automatisierung dabei helfen, auf Marktveränderungen schnell zu reagieren?
Durch die Prozessautomatisierung lassen sich Prozesse schneller und zielgerichteter gestalten. Unternehmensbereiche erhalten durch die kurze Entwurfs- und Umsetzungsdauer die Flexibilität und die Fähigkeit zur Prozesssteuerung und können so deren Ausführung begleiten. Verantwortliche können nach dem für sie optimalen Ablauf arbeiten und durch die intuitive Anpassung der Prozessmodelle unabhängiger von der IT-Abteilung werden. Denn für eine unternehmensübergreifende Prozessdarstellung müssen Prozessmanager weisungsberechtigt agieren können und nicht an eine bestimmte Abteilung und deren Arbeitsabläufe gebunden sein. Wenn sich Faktoren im Geschäftsalltag ändern, können Prozesse von den einzelnen Verantwortlichen somit mühelos und unabhängig angepasst werden. Ein Unternehmen bleibt also auch weiterhin auf die Geschäftsziele ausgerichtet und kann auf Marktveränderungen schnell reagieren.
Herr Hessenbruch, worin genau besteht also der Unterschied zwischen Prozessmodellierung und -automatisierung?
Das Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist die Vorbereitung der Automatisierung bzw. die Unterstützung der Geschäftsprozesse – mit Workflow-Management-Systemen. Die Prozessautomatisierung ist somit die Erweiterung der Modellierung und gewährleistet die lückenlose Synchronisation von Modellen sowie die Bereitstellung des Prozess-Workflows in der Praxis. Durch eine einfache Darstellung von Arbeitsabläufen in einem grafischen Modell können Unternehmensbereiche ihre Prozesse als ausführbare Anwendung in der Praxis schnell und einfach umsetzen.
Wie kann die Prozessautomatisierung in der Praxis aussehen?
Die Prozessautomatisierung teilt sich in der Regel in drei Phasen: Entwurf, Ausführung und Reporting. So definiert man in der Entwurfsphase beispielsweise Automatisierungsparameter und -anweisungen als Aktivitätseigenschaften in BPMN-Diagrammen. Hier erfolgen Eingaben wie: Wer startet den Prozess, wer führt die Aufgaben durch oder welche Zeitlimits gelten? Während der Ausführung geht man dann alles klar und deutlich und Schritt für Schritt mit den Prozessbeteiligten durch, um Durchsatz- und Durchlaufzeiten zu verkürzen und sicherzustellen, dass keine Aufgabe übersehen werden kann. Individuelle To-do-Listen erleichtern dabei ein effizientes Arbeiten, da sämtliche ausstehende Aufgaben aller offenen Prozessinstanzen darin nach Priorität aufgeführt sind.
Die Überwachung und das Reporting verschaffen schließlich einen Einblick in den Transaktionsfortschritt. Umfassende Informationen können als Basis für Analysen dienen, die Hinweise darauf liefern, wie Probleme durch eine Änderung der Workflow-Regeln entschärft werden können. Das ermöglicht im Falle von Problemen oder Engpässen ein rasches Eingreifen. Kurz: Automatisierte Prozesse führen mit durchdachten Schritten, die wohlüberlegt im Sinne der Geschäftsziele und Compliance-Anforderungen konzipiert wurden, durch laufende Arbeiten.
Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang die Compliance?
Durch die Einhaltung und das Controlling der Prozesse dank Prozessautomatisierung reduziert sich natürlich der Aufwand für die Gewährleistung der Compliance erheblich. Prozessverantwortliche sollten sich daher über den Fortschritt der Arbeiten immer auf dem Laufenden halten, Engpässe sowie sonstige Probleme beseitigen und dafür sorgen, dass die Rückverfolgbarkeit der Compliance gewährleistet ist. Damit haben Unternehmen eine zuverlässige Kontrolle und eine Möglichkeit zum Compliance-Nachweis.
Herr Trautner, können Sie noch einmal die wesentlichen Vorteile der Prozessautomatisierung zusammenfassen?
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der einfachen Erfassung von Informationen über das Prozessverhalten in der Praxis: Wie viel Zeit beanspruchen Vorgänge tatsächlich? Welche Ausnahmeregelungen waren nötig und wie oft wurden sie angewandt? Zudem lässt sich die Plausibilität im Prozess gewährleisten, Informationen vollständig konsolidieren, der Prozess jederzeit nachverfolgen und unter Kontrolle halten. Eine solche Transparenz bietet einen erheblichen Mehrwert und bildet die Grundlage für Analysen im Rahmen einer kontinuierlichen Prozessverbesserung durch die Unternehmensgruppe. Mit Hilfe von optimierten und standardisierten Prozessen durch eine automatisierte Aufgabenverteilung und parallele Bearbeitung können Unternehmen Kosten und Durchlaufzeiten deutlich reduzieren.
Führt Ihrer Meinung nach überhaupt noch ein Weg an einem BPM-Engagement vorbei und welche Trends sehen Sie?
Das übergeordnete Ziel der Prozessautomatisierung im Rahmen eines ganzheitlichen Business Process Managements ist die kontinuierliche Optimierung und Anpassung des Geschäfts und eine permanente Ausrichtung an aktuelle Marktgegebenheiten. Es verbessert die Fähigkeiten von Unternehmen, einen besseren Einblick in ihr operatives Geschäft zu bekommen, es zu steuern und zu verbessern.
Ein klarer Trend ist zudem in der Konzeption von BPM-Tools zu erkennen: Web-basierte Methoden werden künftig vornehmlich dort zum Einsatz kommen, wo einfache Prozesse modelliert und analysiert werden müssen. Hier sorgt die IT-Abteilung dafür, dass die Applikationslandschaft auf dem Server die strikt prozessorientierte Arbeitsweise unterstützt. In komplexen Topologien jedoch werden lokal installierte Clients auf dem Arbeitsplatz den Vorzug erhalten. Dort geht es darum, mehr Leistung für das Zusammenspiel zwischen BPM-Werkzeugen und Datenbanken zu erreichen. Ebenso sind für die kommenden Jahre neue Entwicklungen mit mobilen Geräten denkbar, um Analysen auch in schwer zugänglichen Bereichen durchführen zu können.
Herr Trautner, Herr Hessenbruch, wir danken Ihnen sehr für dieses aufschlussreiche Gespräch.
Armin Trautner, Geschäftsführer, und Stefan Hessenbruch, Produkt-Experte bei der iGrafx GmbH. Mit den Prozessmanagement und -analyse-Lösungen von iGrafx lassen sich produktive Prozesse flexibel entwerfen, realisieren und optimieren. Seit über 20 Jahren fügt iGrafx die drei wichtigsten Prozesskomponenten – IT, Geschäftsanalyse und Prozessinitiativen – wirkungsvoll zusammen für bisher über 10.000 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.
