Weil digitales Arbeiten mehr ist als nur Homeoffice …
Autor – Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland
Unternehmen haben sich lange gesträubt: Homeoffice war im Arbeitsalltag vieler Firmen schlicht nicht vorgesehen. Das gaben 2019 satte 55 Prozent der Unternehmen in einer Bitkom-Umfrage an [1]. Aufgrund der aktuellen Situation sind in den letzten Wochen jedoch von einem auf den anderen Tag Millionen von Arbeitnehmern und Abnehmerinnen ins Homeoffice umgezogen. Manche konnten bereits auf eine gute IT-Infrastruktur ihres Unternehmens zählen – vor allem, wenn Applikationen und Inhalte aus der Cloud zur Verfügung standen. Andere mussten schnell erfahren, wie schwierig es ist, alltägliche Aufgaben effizient zu erledigen, wenn man mit Legacy-Technologie und mangelndem Zugang zu geschäftsrelevanten Inhalten kämpft. Unternehmen haben unter diesen besonderen Umständen kurzfristig improvisiert und plötzlich – vorher zum Teil völlig undenkbar – kommen Lösungen für Videokonferenzen und mobiles Zusammenarbeiten zum Einsatz.
Digitalisierungs-Turbo
Angesichts der akuten Notwendigkeit, das Geschäft auch weiterhin am Laufen zu halten, hat vielfach ein fundamentales Umdenken stattgefunden, das ganz neue Einsichten nach sich zieht: Zum einen haben Verantwortliche erkannt, dass Remote Work hervorragend funktionieren kann – selbst wenn das Setup teilweise noch nicht ausgereift ist. Auch ahnen viele erst jetzt, wie groß das Potenzial digitaler Cloud-Lösungen für ihr Unternehmen sein kann. Und zwar nicht nur, um das Business am Laufen zu halten, sondern althergebrachte Prozesse und Abläufe zu optimieren – von virtuellen To-Do-Listen, Project-Trackern bis hin zu Video-Meetings und Webinaren.
Strategie mit Weitblick
Derzeit experimentieren Unternehmen mit unterschiedlichsten Lösungen und fahren vor allem auf Sicht. Sie stellen ein buntes Potpourri aus Anwendungen zusammen, um alle benötigten Funktionalitäten abzudecken. Was für den Moment funktioniert, kann jedoch für die IT zum Albtraum werden: Eine gigantische Schatten-IT, mit Lösungen, deren Sicherheit nur bedingt oder überhaupt nicht überprüft wurde. Hinzu kommt, dass die genutzten Anwendungen oftmals nur unzureichend integriert sind, was zu Prozessbrüchen und Verzögerungen führt.
Diese Phase des Ausprobierens wird bei vielen Verantwortlichen das Nachdenken über eine langfristige Strategie in Gang setzen und Weichen für die Zukunft stellen: Wie soll die Arbeit in unserem Unternehmen aussehen? Welche Optionen und Freiheiten sollten wir unserer Belegschaft geben, aber auch wie könnten Prozesse in Zukunft definiert und optimiert werden? An diese Überlegungen schließen sich konkrete Fragen der Umsetzung an: Welche IT-Infrastruktur benötigen wir? Welche Funktionalitäten brauchen die unterschiedlichen Abteilungen zur effizienten Erledigung ihrer Aufgaben – im Office und auch Zuhause? On-Premise mit VPNs oder cloudbasiert?
Geschäftsprozesse komplett neu denken
Ein modularer Ansatz, bei dem unterschiedlichste Anwendungen und Funktionalitäten im Rahmen einer Plattform schnell, einfach und skalierbar zur Verfügung stehen, kann den Grundstein für ein ganzheitliches IT- und Content-Management-Konzept bilden. Moderne ECM- und Content-Services-Plattformen geben Unternehmen die Möglichkeit, zum einen ihren Mitarbeitern eine positive Arbeits- und Employee Experience zu bieten und zum anderen Geschäftsprozesse neu zu definieren und die operative Effizienz zu steigern. Dies ist wichtig, weil zu erwarten ist, dass Optimierungen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg in Zukunft noch stärker an Bedeutung gewinnen werden.
My office @ home
Um auch in den eigenen vier Wänden produktiv zu arbeiten, benötigen Mitarbeiter jederzeit und von überall einen sicheren und einfachen Zugang zu den für sie relevanten Unternehmensinhalten und -anwendungen. Content-Services-Plattformen bündeln Inhalte und Applikationen auf einer einzigen Plattform, sodass Mitarbeiter einfach und sicher Zugang erhalten. Der große Vorteil ist, dass sie dabei über einen einzigen Login (Single Sign On) Zugang zu einem individuellen, virtuellen Arbeitsbereich erhalten. Die User Experience lässt sich durch eine konfigurierbare Benutzeroberfläche personalisieren, wobei diese unabhängig vom Ort des Logins oder des verwendeten Gerätes immer gleich bleibt.
Mitarbeiter müssen sich so nicht mehr umgewöhnen, wenn sie vom Büro ins heimische Arbeitszimmer wechseln und können sofort ihre Aufgaben in Angriff nehmen. Zudem haben Mitarbeiter jeweils nur zu genau den Inhalten Zugang, die für ihre Rolle, Region, Abteilung oder ihren Aufgabenbereich relevant sind. Dies verbessert die Datensicherheit und erleichtert zudem konzentriertes Arbeiten und beugt Überforderung angesichts einer Flut von nicht benötigten Inhalten und Applikationen vor.
Geht auch online: Schnell was klären …
Ein Punkt, der für das Arbeiten im Büro spricht, ist definitiv die unmittelbare Kommunikation mit den Kollegen. Schnelle Absprachen zu Aufgaben oder den Fortschritten eines Projekts sind überaus wertvoll und fördern die Produktivität. Bei der Remote Work fehlen diese Formen der unmittelbaren Interaktion im Homeoffice. Für den Austausch bedeutet dies, dass sogar noch mehr kommuniziert werden muss. Kommunikations- und Collaboration-Tools, Anwendungen für Filesharing und Informations-Dashboards, ermöglichen auch bei räumlicher Trennung eine einfache Abstimmung und Organisation zwischen Kollegen und Teams sowie mit Kunden und Zulieferern und ermöglichen es, in Realtime über den aktuellen Bearbeitungsstand von Projekten auf dem Laufenden zu bleiben und so die Produktivität zu steigern.
Automatisierung „hinter den Kulissen“
All die genannten Aspekte sind wichtig, um Mitarbeitern eine positive Arbeitserfahrung zu bieten und das digitale und flexible Arbeiten so leicht wie möglich zu gestalten. Ein echter Digital Workplace setzt jedoch weiterhin auf Anwendungen, die die Prozesse „hinter den Kulissen“ automatisieren, damit Mitarbeiter weniger Arbeitszeit mit nicht wertschöpfenden Aufgaben verbringen müssen. Dass sich genau dies Unternehmen derzeit wünschen, belegt auch eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Sopra Steria und des F.A.Z.-Institut [2]. Die Studie zeigt weiterhin, dass sechs von zehn Unternehmen die Automatisierung ihrer Prozesse vorantreiben und dass jeder zweite befragte Entscheider einen Automatisierungsboom erwartet. Das liegt nicht zuletzt daran, dass das Potential neuer Technologien derzeit bei Weitem noch nicht ausgeschöpft ist – und das obwohl die Zeit- und Kosteneinsparungspotentiale enorm sind.
Der Weg führt über Content Services
Damit jedoch Automatisierungsprojekte zum Erfolg werden, sollten Verantwortliche bei der Planung vor allem zwei Punkte beachten. Einerseits: Datensilos vermeiden. Andererseits: Die Integration aller genutzten Anwendungen sicherstellen, um Prozessbrüche vorzubeugen. Ein Plattformansatz kann hier Abhilfe schaffen. Anders als traditionelle DMS-Systeme, bündeln Content-Services-Plattformen Unternehmensinhalte und stellen die benötigten Funktionalitäten auf Codebasis zur Verfügung. Anwendungen und Systeme – wie zum Beispiel ERP – lassen sich leicht über vorkonfigurierte Schnittstellen integrieren. Workflow-Tools und vor allem Automatisierungslösungen – von RPA bis hin zu Intelligent Automation – bringen zusätzlich Tempo in eine Vielzahl an Prozessen. Das können kleinteilige, hochvolumige Abläufe wie das Übertragen von Daten in ein anderes System sein, aber auch komplexe Freigabeprozesse oder das Neukunden-Onboarding.
Ein einheitlicher Plattformansatz bringt nicht nur gesteigerte Effizienz in Bezug auf Zeit und Ressourceneinsatz, sondern auch mehr Transparenz: Entscheider erhalten Transparenz über alle Prozesse und können ineffiziente Abläufe optimieren oder durch neue ablösen – das ist nach Sopra Steria das Ziel von 71 Prozent der befragten Unternehmen [3]. Jedes zweite Unternehmen geht schon jetzt methodisch auf Spurensuche, um Effizienzbremser zu eliminieren.
Einsatzbereit für neue Märkte
Ein weiterer Effizienz- und Erfolgsfaktor, der in einer sich immer schneller verändernden digitalen Welt zunehmend über Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit entscheidet, ist die Agilität und Fähigkeit schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Das hat sich nicht zuletzt auch in den letzten Wochen angesichts der Entwicklung, dass Unternehmen innerhalb von wenigen Tagen ihr Geschäftsmodell grundlegend verändert haben, verdeutlicht. So waren beispielsweise stationäre Einzelhändler gezwungen, in den Online-Handel einzusteigen.
Wenn sich Geschäftsmodelle, Beschaffungsprozesse oder gesetzliche Regularien verändern, müssen Unternehmen schnell reagieren und ihre Prozesse und Anwendungen anpassen und – wenn aus der Cloud genutzt – bedarfsgerecht skalieren können. Low-Code-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern, ganz ohne Programmieraufwand durch reine Konfiguration schnell und einfach Anwendungen und Prozesse neu aufzusetzen – auch per Fernzugriff aus dem Homeoffice heraus.
Fazit
Derzeit sprechen alle vom Homeoffice. Zu Recht, denn nur, wenn die Mitarbeiter weiterhin von Zuhause aus arbeiten können, kann die Produktivität in Unternehmen aufrechterhalten werden. Bei der Planung des Digital Workplace der Zukunft sollten aber immer auch die „Prozesse im Hintergrund“ mit bedacht werden, um das volle Potenzial der digitalen Transformation zu heben, inklusive Automatisierung. Schnelligkeit, Präzision und Effizienz sind entscheidend, um langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich auf die Prozesse zu konzentrieren, die einen echten, spürbaren Mehrwert für Kundinnen und Kunden schaffen. Nur so kann hervorragende Customer Experience geboten werden – die derzeit vielleicht wichtigste Währung, wenn es um die Wettbewerbsfähigkeit geht. In jedem Fall kann man nur hoffen, dass der Digitalisierungsschub anhält, um neue, spannende Potenziale zu realisieren.
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten.
Referenzen
[1] Bitkom, 2019: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Vier-von-zehn-Unternehmen-setzen-auf-Homeoffice
[2], [3] Sopra Steria, F.A.Z. Institut, 2020: https://www.soprasteria.de/docs/librariesprovider33/mk/mk-operative-effizienz-expose/.pdf?sfvrsn=c804ec5b_2
