Die aktuelle Krise stellt viele Unternehmen vor die Aufgabe, ihre Prozesse gerade dann am Laufen zu erhalten, wenn alte Strukturen ganz plötzlich nicht mehr greifen: Zahlreiche Mitarbeiter sind im Home-Office, die Technik steht nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung, wichtige Informationen lassen sich nicht immer ohne weiteres finden, persönliche Ad-hoc-Abstimmungen mit den Kollegen sind nicht mehr möglich. Die Liste potenzieller Komplikationen ließe sich beliebig verlängern.
Autor – Stefan Olschewski, Senior Manager Corporate Communications bei der d.velop AG
Gleichzeitig gibt es andere Unternehmen, die fast ein bisschen erstaunt sind, wie gut ihre Infrastruktur und ihre Prozesse dank rechtzeitiger Digitalisierung auch remote funktionieren. Schaut man sich diese genauer an, ist zu erkennen, dass dort insbesondere die Lösungen von ECM-Anbietern in Sachen Future Workplace und Collaboration wertvolle Dienste leisten.
Digitalisierung als kalkulierbare Investition
Ziel bei jeder Überlegung bezüglich des Digital Workplace muss es immer sein, nicht Technik um der Technik willen einzusetzen, sondern geschäftsrelevante Prozesse auch ortsunabhängig abzubilden. Ein Blick auf die heute verfügbaren Werkzeuge im Bereich des Dokumentenmanagements zeigt, wie viel selbst bei überschaubarem Aufwand möglich ist.
Kalkulierbar ist der Aufwand deshalb, weil es an dieser Stelle immer um Cloud-Lösungen geht und größere Investitionen in Hardware und Netzwerke entfallen. Anschaulich wird dies, betrachtet man beispielhaft den Prozess vom Rechnungseingang über die allgemeinen Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung bis etwa zur digitalen Signatur.
Finanzprozesse auch online im Griff
Der Austausch und die Arbeit mit Dokumenten auf digitalem Weg ist derzeit unabdingbar – Papier lässt sich nicht mit vertretbarem Aufwand zwischen all den oft weit verstreuten Mitarbeitern transportieren. Dies gilt selbstverständlich auch für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Denn der normale Geschäftsbetrieb soll und muss trotz Homeoffice ja weitergehen und Rechnungen müssen bezahlt werden. Und das möglichst zeitnah, um eventuelle Skontofristen einzuhalten.
Flexible, cloudbasierte Softwarelösungen ermöglichen dies, indem sie die Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen komplett digital abbilden. Ist die Eingangsrechnungsverarbeitung mit ERP, Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft verbunden, sind Rechnungen von Anfang an digital in das Bestellwesen und die buchhalterischen Abläufe integriert. Resultat ist die einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Prüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung.
Zentrale Dokumentenverwaltung in der Cloud
Zum generellen Nutzen einer digitalen Dokumentenverwaltung muss an dieser Stelle nicht mehr viel gesagt werden. Sie ist auf Basis eines zentralen digitalen Archivs (On-Premises oder in der Cloud) Kernbestandteil jeder Digitalisierungsstrategie und entsprechend unverzichtbare Voraussetzung für den Arbeitsplatz der Zukunft. Ohne sie ist die schnelle und einfache Verwaltung von Dokumenten und Informationen ganz einfach nicht möglich.
Intelligente Ablagen für den Aufruf von Dokumenten an beliebigen Orten, übergreifende Kollaboration sowie wirklich durchgehend digitale Geschäftsprozesse erfordern allerdings performante Cloudlösungen. Aber auch deren Verfügbarkeit ist flächendeckend gegeben. Und die Internetbandbreiten reichen für den Einsatz in aller Regel problemlos aus. Auch hybride Szenarien sind denkbar und sollten in Digitalisierungsüberlegungen einbezogen werden, sollte es beispielsweise schon eine ECM-Installation im Unternehmen geben.
Digitale Signatur für die Vertragsunterzeichnung
Vertragswerke, Aufträge oder Rechnungen sind oft an Fristen gekoppelt, die wenig Aufschub gestatten. Gleichzeitig sind sie von beteiligten Parteien schriftlich und in gesetzeskonformer Form zu unterzeichnen. Werden hier Papiere versandt, entsteht nicht nur ein unnötiger Medienbruch, es geht auch viel Zeit ins Land. Apps für die gesetzeskonforme digitale Signatur schaffen Abhilfe, indem sie die Erstellung derartiger Unterschriften in die Cloud verlagern.
Hier sollte der Anwender unbedingt darauf achten, dass der Signaturanbieter neben der „einfachen“ und „fortgeschrittenen“ Signatur auch eine „qualifizierte“ elektronische Signatur anbietet, da nur diese der händischen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt ist. Dies verändert die Art, Nutzung und Handhabung des klassischen Dokumentenmanagements auch jenseits der momentanen Situation. Denn lassen sich Dokumente von jedem beliebigen Ort aus unterzeichnen, verkürzen sich die Durchlaufzeiten von Verträgen und anderem Schriftgut deutlich, was beispielsweise schnellere Abschlüsse ermöglicht.
Future Workplace – KI ist schon dabei
Elemente der Künstlichen Intelligenz (KI), oft nur theoretisch diskutiert, unterstützen im Umfeld der Dokumentenverwaltung schon lange in konkreten Anwendungsszenarien bei der Arbeit, ob im Büro oder im Homeoffice. Ein ECM-Anbieter wie d.velop verfügt auf diesem Gebiet beispielsweise über mehr als 15 Jahre Erfahrung. Verfügbar sind schon heute Lösungen, die Dokumente selbstlernend teil- oder vollautomatisch auslesen, Daten analysieren und Dokumente klassifizieren. Stichpunktmäßig lassen sich vor allem folgende Bereiche nennen, in denen KI-Funktionalität schon heute zum Einsatz kommt:
- Klassifizierung von Dokumenten
- Erschließung von E-Mails
- Analyse von Faxen
- Extrahierung von Werten aus Belegen
- Automatische Kontierungsvorschläge
- Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Auslesen von Positionsdaten und deren Validierung gegen den Wareneingang
- Automatische Dokumententrennung beim Scannen von Dokumentstapeln
Auch wird beispielsweise die Wahrscheinlichkeit ermittelt, mit der es sich bei einem digitalen Dokument um eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung handelt und sie wird im DMS beziehungsweise ECM automatisch zugeordnet.
In diesem Zusammenhang muss man sich um den rechtskonformen Umgang mit Daten im Homeoffice keine Sorgen machen, denn mit der europäische NIS-Richtlinie (Richtlinie zur Gewährleistung einer hohen Netzwerk- und Informationssicherheit) oder der DSGVO existieren juristische Eckpfeiler, die von ECM-Anbietern zwingend zu beachten sind und in der Lage sind, selbst den Umgang mit personenbezogenen Daten in stets rechtskonformer Form gestatten. All dies beschleunigt Prozesse, sorgt für deren wirklich komplett digitale Abbildung und erleichtert die Arbeit.
KI und ECM – ein Ausblick
KI-Standardlösungen werden zukünftig die Arbeit in Unternehmen jeder Größe vereinfachen, automatisieren und die dazugehörigen Informationen für jeden berechtigten Mitarbeiter über die Cloud verfügbar machen. Allerdings sind in diesem Bereich auch entscheidende Impulse für wirklich neuartige Lösungen zu erwarten. Von besonderer Bedeutung ist hier die Generierung datengetriebener Geschäftsmodelle mittels automatisierter Datenanalysen.
Auch dabei spielen ECM-Systeme wieder ihre Stärken aus, denn in ihnen liegen die Daten ohnehin in einer Art und Weise vor, die sie für eine Auswertung durch KI-Systeme besonders geeignet machen. So können beispielsweise Lösungen für den Forecast bald zuverlässig automatisierte, KI-getriebene Prognosen erstellen. Diese ermitteln auf Basis von früheren Absatzzahlen, Warenbewerbungen und anderen vorliegenden Transaktionsdaten mit Hilfe eines Prognosealgorithmus die fundierte Voraussage zukünftiger Ausprägungen von wichtigen, diesbezüglichen Schlüsselkennzahlen.
Fazit
Vieles muss aktuell sehr schnell gehen, um die Arbeit im Home-Office zu ermöglichen. E-Mail, VPN und ein digitales Messenger-Tool sind aber beileibe nicht ausreichend, um den Geschäftsablauf ohne Einbußen aufrecht zu erhalten. Dennoch ist es möglich – da viele ergänzende Digitalisierungswerkzeuge schon lange speziell für diesen Zweck bereitstehen und den reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen in einem Umfeld sicherstellen können, das für viele Unternehmen noch vor wenigen Wochen undenkbar erschien.
Da Digitalisierung für die Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen schon immer zentraler Bestandteil ihrer Tätigkeit war, ist ihr diesbezügliches Angebot auch besonders umfangreich. Oft helfen aber schon kleine Schritte, beachtliche Erfolge zu erzielen. Zu denken ist dabei etwa an den hybriden Betrieb einer zuvor rein On-Premises genutzten ECM-Lösung oder der gezielte Einsatz eigenständiger Apps zur Dokumentenklassifikation, OCR oder digitalen Signatur.
„Ins Home-Office in 24 Stunden“
„Technologie, Kultur und Kommunikation sind die Kernfaktoren, die es uns ermöglicht haben, praktisch von einem Tag auf den anderen fast 700 Personen – bis auf knapp sechs Mitarbeiter, die zwingend vor Ort den Betrieb aufrechterhalten – ins Home-Office zu versetzen. Natürlich fällt es uns als Digitalunternehmen mit bereits existierenden Home-Office-Regelungen ein wenig leichter als anderen Organisationen, diesen Schritt erfolgreich zu gehen. Aber Technologie ist nicht alles. VPN, schnelles Internet, Zugriff auf unser eigenes ECM-System, auf CRM, ERP und Mails und die Teilnahme an virtuellen Meetings über Microsoft Teams, Webex oder GotoWebinar sind erforderlich, um effizient und ohne Medienbrüche zu arbeiten.
Aber über mehrere Monate die Motivation, Moral und den Spaß nicht zu verlieren, wenn man seine Kollegen nicht persönlich sehen darf, eine ganz andere Herausforderung. Hier haben wir besonderen Fokus auf offene, transparente Kommunikation gelegt. Per Mail, Intranet und über eine komplett digitale Mitarbeiterversammlung mit mehreren Hundert Teilnehmern. Öffnen Sie sich als Unternehmen Ihren Mitarbeitern gegenüber. Seien Sie authentisch und greifbar, gerade in dieser Zeit. Das erfordert eine Unternehmenskultur, die derartige Herangehensweisen auch ermöglicht. Ich bin absolut begeistert, wie motiviert und konsequent die Belegschaft diese Maßnahme mitgetragen hat und noch immer vorbildlich lebt.“
d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der ECM-Spezialist Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 250 spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar.
