Unternehmen leiden heute unter einer Vielzahl an wenig integrierten Informationssilos. Dem bisherigen ECM-Grundgedanken zu folgen und alle Daten in ein einziges Repository zu migrieren, hat sich als nicht praktikabel erwiesen. Jetzt wurde mit einem neuen Konzept exakt an diesem Punkt angesetzt. Die neue Version von M-Files bietet alle Vorteile von intelligentem Informationsmanagement – auch dann, wenn die Informationen auf viele unterschiedliche – auch konkurrierende – Repositories verteilt sind und bleiben.
Das DOK.magazin sprach mit Miika Mäkitalo, CEO von M-Files, über eine neue Generation von Content-Services-Plattformen.
Herr Mäkitalo, können Sie uns kurz Ihr Konzept für eine Information Governance vorstellen und erläutern, inwiefern sich dieses von bisherigen Modellen unterscheidet.
Gerne. Zunächst einmal unser Grundgedanke: Wir akzeptieren die Tatsache, dass die Welt der Systeme, um Informationen zu bearbeiten, speichern und auszutauschen, vielfältiger und bunter geworden ist. Denn Cloud Computing, Mobile und die Consumerization der IT mit Services wie Dropbox, Box usw. haben dazu geführt, dass Nutzer heute eine große Bandbreite an Systemen und Plattformen nutzen können und wollen. Viele dieser neuen Plattformen sind für die Nutzer dabei durch ihre Einfachheit sehr attraktiv. Darüber hinaus wurden über viele Jahre bestehende Lösungen – wie SharePoint – genutzt. Die Bandbreite an Lösungen und damit die Gefahr von noch mehr Informationssilos nimmt also eher zu als ab.
Mit unserem Ansatz des Intelligent Metadata Layers (IML) bringen wir all diese Informationssilos für eine einheitliche Verwaltung zusammen. So schaffen wir die Voraussetzung für eine unternehmensweite Information Governance.
An diese Antwort schließt sich die Frage nach einer Zukunftsvision für ECM und Content Services an …
Nutzer werden in Zukunft viel mehr Freiheit, Sicherheit und Komfort im Informationsmanagement finden. Sie werden weiterhin viele verschiedene Systeme und Datenquellen für spezifische Anwendungen nutzen können – aber eben nicht müssen. Alle Repositories im Unternehmen werden über einen Layer integriert.
Dazu können über intuitive, einheitliche Benutzerschnittstellen Informationen aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft, mit Metadaten angereichert und zu anderen Daten in Systemen wie einem CRM oder ERP in Beziehung gesetzt werden, um sie in den Kontext von beispielsweise Kunden, Projekten oder Fällen zu stellen. Die Information können dabei wahlweise an ihrem angestammten Ort bleiben oder auch ganz oder teilweise in unsere Content-Services-Plattform migriert werden. Für den Nutzer ist das transparent, d.h. er muss sich keine Gedanken machen, wo er Informationen suchen oder ablegen muss.
Mit unseren bisherigen Lösungen musste sich der Nutzer bereits nicht mit Ordner- und Ablagestrukturen herumplagen – die Metadaten der Information sorgten dafür, dass beliebige Ansichten dynamisch erzeugt werden konnten und die Information einfach im richtigen Kontext wiedergefunden wurde. Damit konnten die benötigten Daten je nach Bedarf oder Situation bereits an verschiedenen Stellen für verschiedene Personen oder Rollen gezeigt werden. Statusänderungen im Verlauf ihres Lebenszyklus konnten neue Prozesse auslösen und automatisiert immer die richtige Version angezeigt werden. Mit M-Files 2018 dehnen wir dieses Konzept nun auch auf externe Systeme und Repositories aus.
Metadaten sind, wie Sie sagten, zentral für diesen Ansatz. Warum?
Metadaten sind für uns der Schlüssel zu vielen Innovationen im Informationsmanagement. Für die Nutzer war es immer sehr intuitiv zu beantworten, was eine Information ist – beispielsweise ein Angebot über Beratungsdienstleistungen – und in welchen Beziehungen sie steht – beispielweise für den Kunden ABC, zum Projekt XYZ. All diese Informationen sind Metadaten. Sie bilden den Kontext und sind der Schlüssel zum richtigen Umgang mit den Daten. Das schließt nicht nur Ablegen und Wiederfinden mit ein, sondern auch Zugriffssteuerung und Schutz sowie die Zuführung zu den richtigen Personen und Prozessen oder zur automatischen Verarbeitung.
Künstliche Intelligenz gilt als die neue Wunderwaffe im Informationsmanagement. Wie nutzen Sie diese Technologien?
Wir sind begeistert von den neuen Möglichkeiten durch KI und nutzen sie intensiv. Mit IML bringen wir alle Dokumente und Informationen im Unternehmen zusammen, mit Metadaten schaffen wir die Struktur für den richtigen Kontext und KI erlaubt uns, den Kontext weitgehend automatisiert zu erzeugen. Auf diese Weise können auch umfangreiche Altbestände oder große Mengen neuer Informationen automatisiert klassifiziert werden.
Wenn Sie dies mit der dynamischen, Metadaten-getriebenen Architektur von M-Files kombinieren, ergibt sich ein riesiges Potenzial. So hilft uns KI kontinuierlich, die Menge an Kontextinformationen auszubauen. Informationen werden den richtigen Nutzern zur richtigen Zeit und im Kontext zur Kenntnis gebracht. Aus welchem System sie kommen, ist für den Nutzer nur bei Interesse und für das Unternehmen für Compliance- und Kontrollzwecke relevant.
Vielleicht nennen Sie uns noch konkrete Beispiele, um das das Konzept etwas zu veranschaulichen?
Gerne. Nehmen Sie beispielsweise einen klassischen File-Server oder ein Network-Drive mit vielen Dateien, die über Jahre hinweg entstanden sind. Mit IML können wir diese Dateien nun in M-Files verwalten, ohne sie nach M-Files migrieren zu müssen. Die Dateien können für die schnelle Suche indiziert, mittels Künstlicher Intelligenz automatisiert klassifiziert oder mit Metadaten angereichert werden. So lassen sich beispielsweise die Dateien den Kunden aus dem ebenfalls über IML angebundenen CRM-System zuordnen oder nach Projekten und/oder Vorgängen gruppieren. Gleichzeitig werden die Risiken reduziert: Dateien mit DS-GVO-relevanten Inhalten könnten identifiziert und automatisiert nach M-Files oder in ein anderes System migriert werden, um sie dort besonders zu schützen.
Ein anderes Beispiel sind bestehende DMS- oder ECM-Lösungen. Nehmen wir an, ein Kunde hat durch Merger mehrere Anwendungen zur Vertragsverwaltung, für digitale Personalakten oder zum Projektmanagement auf verschiedenen DMS/ECM-Produkten im Einsatz. Heute sind das Silos, die nicht oder nur sehr aufwendig zu integrieren sind. Mit M-Files 2018 IML können wir diese verschiedenen Repositories sofort per Standard-Konnektoren anbinden und in einer übergreifenden 360-Grad-Sicht anbieten. Dabei ist dies weit mehr als nur Enterprise Search: Die Informationen werden dabei dynamisch verknüpft, mit strukturierten Daten aus anderen Systemen wie Kunden, Vorgänge oder Projekte verbunden und angereichert. Neue Nutzergruppen arbeiten demnach übergreifend in M-Files mit diesen Datenbeständen und gleichzeitig funktionieren die eingespielten Prozesse mit den Altanwendungen weiter – ohne erst bestehende Systeme ändern zu müssen. Das Unternehmen kann also ohne Zeitdruck eine Entscheidung treffen, wie die zukünftige Anwendungslandschaft aussehen soll.
Fassen wir das Ergebnis dieser ausführlichen Argumentation noch einmal zusammen.
Die beiden Beispiele zeigen, dass Unternehmen sich aus den Zwängen der bisherigen Altsysteme befreien können. Das ist disruptiv für den Markt, weil es Abhängigkeiten und Verkrustungen auflöst. Unternehmen können auf dieser Basis innovative Lösungen kurzfristig umsetzen, ohne vorab teure Migrationen und Change-Management-Projekte umsetzen zu müssen, da die alten Lösungen und Prozesse ungehindert weitergenutzt werden. Gleichzeitig profitieren sie von Anfang an von den neuen Features – von intuitiven Clients und mobilen Apps, facettierter Suche oder automatischer Metadatenanreicherung.
Etablieren sich – vom Nutzer getrieben – neue Plattformen wie File Sharing auf Dauer im Unternehmen, können diese auch mit M-Files eingebunden und kontrolliert oder einfach ergänzt werden. Darin liegt ebenfalls die Chance für die IT: Sie kann nach eigenem Zeitplan im Hintergrund gewünschte Migrationen vornehmen, Altsysteme ablösen und die Komplexität reduzieren, ohne das Business zu beeinträchtigen. So gewinnen alle Stakeholder durch die neue Freiheit im Informationsmanagement.
DOK.magazin: Vielen Dank für Ihre detaillierte Erläuterung dieses neuen und vielversprechenden Konzepts.
M-Files bietet eine neue Generation an Softwareplattform für intelligentes Informationsmanagement an. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS/ECM-Systemen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files bricht Informationssilos auf, indem es den Nutzern die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt.
