Die Digitale Transformation ist in vielen Unternehmen bereits in vollem Gang. Und doch: In Sachen Information Management sieht man dort den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Diesen Schluss lassen zumindest aktuelle Untersuchungen wie etwa „Shaping the Future of Enterprise Information Management“ [1] zu. Da heißt es: Nach Einschätzung der Befragten wird über die Hälfte der im Unternehmen verfügbaren Daten nicht für geschäftliche Innovationen genutzt. Den meisten fehlt ein vollständiger Überblick, welche Daten überhaupt vorhanden sind.
Lutz Varchmin, Territory Leader DACH, bei Hyland.
Für viele Firmen ist allein schon eine initiale Bewertung ihres Datenmanagements eine große Herausforderung. Für die Studie wurden rund 60 Führungskräfte aus 37 Unternehmen und elf Branchen online befragt. „Datenmanagement 4.0 heißt die Aufgabe, der sich alle Unternehmen schnellstmöglich stellen müssen. Denn das Datenmanagement ist und bleibt zentral für den Weg in das digitale Business“ [2], kommentiert Dr. Josef Packowski, Managing Partner bei dem durchführenden Unternehmen Camelot, die Studienergebnisse.
Dieses Resultat überrascht angesichts der hehren Ziele, die die Befragten mittels Information Management und aufgrund der notwendigen digitalen Transformation ihrer Unternehmen grundsätzlich verfolgen: Das Teilen von Daten über die Wertschöpfungskette hinweg wird nach Ansicht von zwei Dritteln der Befragten ein wesentlicher Bestandteil des zukünftigen Datenmanagements sein. Hier geht es darum, dass Datensätze nur einmal angelegt und dann mit allen relevanten Parteien innerhalb einer Wertschöpfungskette geteilt werden können. Ziel ist ein globales Datenoptimum innerhalb der Wertschöpfungskette im Unterschied zur Optimierung individueller Daten.
Neuer Tend: Blockchain & Co.
Einerseits ein globales Datenoptimum erreichen wollen, andererseits aber lokal noch nicht einmal wissen, welche Daten wo gespeichert sind? Dieser Widerspruch zeigt nur eine problematische Dimension auf, derer sich Unternehmen bewusst sein müssen, wenn sie ein der Digitalisierung angemessenes Information Management etablieren wollen. Darüber hinaus existieren schließlich noch zwei weitere Ebenen: So ist vielen noch nicht einmal klar, was sie künftig überhaupt speichern und anschließend austauschen wollen. Zudem haben sie keine Strategie für die Bewältigung der gewaltigen Mengen an Daten, die zukünftig zu erwarten sind.
Will man diese Herausforderungen nachvollziehen, reicht ein Blick auf die Zahlen: Fühler, Sensoren oder Rechner im Smart Home, Telemetrie-Erfassung in der Fahrzeug-Telematik, Milliarden an Embedded Systems im Alltagsleben – allein diese Bereiche generieren künftig gigantische Mengen an Big Data in Form von strukturierten Daten. Für Unternehmen sind diese Daten-Generatoren wichtig, da sie Trends identifizieren oder die Grundlagen für neue Geschäftsmodelle schaffen. Aber das ist längst noch nicht alles. „Moderne Technologien wie Cloud, Artificial Intelligence, Blockchain oder In-Memory Computing werden das Datenmanagement in Unternehmen neu definieren“, so ein Zitat aus der Studie [3]. Vor allem die Blockchain wird aller Voraussicht nach selbst die kühnsten Wachstumsprognosen von Big Data in den Schatten stellen.
Vielfach genutzt: VR- und AR-Prozesse
Darüber hinaus werden vor allem unstrukturierte Daten für Unternehmen eine immer größere Rolle spielen. Beispielsweise werden klassische Textdokumente mehr und mehr von Bilddateien ergänzt, mitunter sogar ersetzt – wie beim Megatrend der Video- und Foto-Daten: Konkrete Anwendungsbeispiele sind hier Häuser, die von Drohnen aus der Luft aufgenommen werden, um einen Eindruck von der Umgebung zu gewinnen. Oder Bauprojekte, mitunter große Gewerke, an denen unzählige Partner beteiligt sind: Architekten, Bauplaner, Hoch- und Tiefbau-Unternehmen oder Statiker. Darüber hinaus profitieren beispielsweise schon heute Handelsunternehmen in ihren Lagern und vor allem die produzierende Industrie von Bilddaten aus Virtual- und Augmented-Reality-Systemen.
Auch Apps sind in der Finanzindustrie und bei Versicherern aus gutem Grund schon heute sehr gefragt. Der Kunde schätzt es, wenn er z. B. aus der mobilen App ein Foto des Schadens aufnehmen kann und dieses dann automatisch der Schadensakte hinzugefügt wird. Kein Papierkrieg, mehr Komfort für die Versicherten, aber auch eine erhöhte Loyalität zum Versicherer.
Herausforderung: Neue Datenklassen
Dennoch bestätigt diese Entwicklung eine alte Gesetzmäßigkeit des Information Management: Einfachere Kommunikationswege erzeugen mehr Kommunikation. Darüber hinaus steigt die Benutzerakzeptanz digitaler Kommunikation gewissermaßen im Minutentakt. Belief sich die Zahl der Internetnutzer nach Angaben von Statista im Jahr 2016 auf weltweit 3,26 Milliarden, prognostizieren die Experten für das Jahr 2021 bereits eine Steigerung auf 4,14 Milliarden Menschen [4]. Das lässt erahnen, welche Ausmaße das Datenmanagement für die Unternehmen annimmt.
Erstes Fazit also für das Information Management: Dass die Quantität der Daten massiv zunimmt, ist eine Binsenweisheit, die mittlerweile jedes Unternehmen verstanden haben sollte. Dass nunmehr aber nahezu täglich neue Datenklassen hinzukommen, die gestern noch niemand auf dem Zettel hatte, müssen die Verantwortlichen vielfach erst verinnerlichen. Sie müssen künftig tagesaktuell entscheiden, welche Daten und Dokumente einen Wert für das Unternehmen haben, heute und für die Zukunft. Zudem muss zugleich in Echtzeit klar sein, wo sich diese Daten befinden. Letzteres nicht nur aus Gründen der Wertschöpfung, sondern auch aus Gründen des Datenschutzes – Stichwort EU DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) etwa. Last but not least müssen Verantwortliche diese Daten immer wieder neu verknüpfen können. Heute ist es noch das Foto, das die Kundenakte ergänzt, morgen vielleicht schon das Virtual-Reality-Bild, das unbedingt beigefügt werden muss.
Aufgabe: Zentrale Instanz für relevante Inhalte
In der Konsequenz muss das heißen, dass die Prozessverantwortlichen für das Information Management eine zentrale Instanz schaffen müssen, in der all diese werthaltigen Daten und Dokumenten-Ströme des Unternehmens zusammenfließen – und das ausnahmslos: von den Kern- bis zu den Nebensystemen, von Textdokumenten zur Tabellenkalkulation, von Fotos bis zu Scans. Dies muss datei- und medienübergreifend geschehen sowie unabhängig davon, welche weiteren Quellen in naher und ferner Zukunft noch hinzukommen werden. Transaktionaler Content wie elektronische Formulare und Geschäftsprozesse gehören dazu, genau wie Dokumentenmanagement, Team-Collaboration und der sichere Austausch von Dateien.
Aus technischer Sicht bedeutet dies, dass alle für das Unternehmen relevanten Inhalte und Fälle auf einer Plattform und in einer Datenbank gesammelt werden müssen. So, und nur so, vereint man sämtliche geschäftskritische Abläufe, macht sie komfortabel verfügbar und kann sie ohne Reibung in die Rest-IT integrieren. Es ist ein Prinzip, wie Anwender es von ihrem Browser kennen: Wenn sie ins Internet gehen, benötigen sie auch nur ein Programm. Damit können sie z. B. Content lesen, hören und sehen, verschiedenste Dateitypen downloaden und sie über ein und dieselbe Lösung nutzen.
Ziel: Globales Datenoptimum
Wie wichtig ein solcher Ansatz ist, beweist der Blick auf den Status quo. Nach einer Umfrage des Analystenhauses IDC hängen in der Realität stattdessen 69 Prozent der Interviewten immer noch von File-Servern im Netzwerk ab, um Dokumente zu teilen und zu verwalten [5]. Außerdem, so die Befragung weiter, müssen Firmen im Durchschnitt 48 Applikationen für ihre einzelnen Geschäftseinheiten managen, die geschäftskritische Informationen enthalten. Mitunter kommen Unternehmen auf mehr als 100 Applikationen.
Das ist gefährlich, denn: Derart ist es viel zu aufwändig, das von den Camelot-Experten erwähnte „globale Datenoptimum“ zu schaffen. Darüber hinaus ist es illusorisch, rund 50 derartiger Anwendungen unter einen „Datenhut“ zu bekommen. Letztlich sind die Argumente Datenschutz und Datensicherheit in diesem Kontext äußerst wichtig. Bei der besagten Menge an Applikationen ist es angesichts der Dynamik der digitalen Welt eine große Herausforderung, auch hinsichtlich der Compliance Ordnung zu halten.
Unerlässlich: Cloud & Mobilität
Information Management und Digitalisierung bedeuten grundsätzlich, dass die damit verknüpften Prozesse zu 100 Prozent cloudfähig sein müssen, denn in der Digitalisierung ändern sich Geschäftsprozesse, interne Abläufe sowie die Anbindung von Kunden und Partnern. Das heißt: Die Anbindung von Tablets oder Laptops sowie ein einwandfreier Zugriff auf relevante Inhalte von außen müssen stets möglich sein. Selbstverständlich darf diese Mobilität nicht auf Kosten der Sicherheit gehen.
Entscheidend ist zudem: Mobiles Information Management sollte nicht nur das Teilen und Ansehen von Content umfassen, sondern muss auch aktives Arbeiten bedeuten. Das heißt beispielsweise, dass Freigabeprozesse auch mobil möglich sein müssen – völlig gleichgültig, ob der Verantwortliche im Büro sitzt oder unterwegs ist. Der Workflow muss seinem Namen also alle Ehre machen; Medienbrüche sollten kein Thema mehr sein.
Fazit
Information Management und Digitalisierung müssen keine Wette auf die Zukunft sein, sondern lassen sich mit einer angemessenen Vorbereitung Erfolg versprechend angehen. Wichtig allerdings: Es handelt sich um einen dynamischen Prozess, denn Datenklassen und Dokument-Arten ändern sich täglich, und ständig kommen neue hinzu, die für die Wertschöpfung wichtig sein könnten. Für Unternehmen, die diese Entwicklung auf dem Schirm haben, werden aus Herausforderungen Chancen in der digitalen Welt.
Diesen Ansatz bestätigen auch Experten: „Unternehmen sind mit den zunehmenden Datenmengen und der Frage nach der sinnvollen Nutzung überfordert. Die Antwort auf diese Herausforderungen ist ein funktionierendes Enterprise Information Management, das alle Initiativen und Aktivitäten zu Business-relevanten Informationen vollumfänglich plant, umsetzt und kontrolliert“ [6], berichtet Henrik Baumeier, Studienautor und Partner Enterprise Information Management bei Camelot.
Hyland ist Entwickler der innovativen und intuitiven Enterprise-Information-Plattform OnBase. OnBase automatisiert Prozesse, verwaltet sämtliche Geschäftsinhalte in einem einzigen, sicheren System und stellt gemeinsam mit Ihren anderen Anwendungen jederzeit und überall Informationen bereit.
Quellen
[1] Camelot Management Consultants: Shaping the Future of Enterprise Information Management – Are you ready to look ahead? Link: https://www.camelot-mc.com/us/study/shaping-the-future-of-enterprise-information-management-are-you-ready-to-look-ahead/
[2] Camelot Management Consultants: Studie: Unternehmen fehlt die Daten-DANN für das digitale Business. Link: https://www.camelot-mc.com/de/press/studie-unternehmen-fehlt-die-daten-dna-fuer-das-digitale-business/
[3] siehe [2]
[5] IDC: Print und Document Management in Deutschland. Link: http://www.idc-central.de/files/infografik_print2016/IDC_Infografik_Print_und_Document_Management_DE_2016.pdf
[6] siehe [2]
