Christoph Herzog. Redakteur für Presse und Öffentlichkeitsarbeit bei der United Planet GmbH
und
DOK.Interview mit
Christof Hölzl, Projektmanager in der Organisationsentwicklung der Stadt Sindelfingen.
Wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen wird, dieses Thema wird in Fachkreisen und vielen Unternehmen nach wie vor intensiv diskutiert. Aktuell gibt es einerseits ein Ringen um qualifizierte Fachkräfte. Andererseits scheiden viele ältere Mitarbeiter aus und die nachrückende Generation stellt hohe Ansprüche an ihren Arbeitsplatz. Und schließlich erfordert der in vielen Branchen steigende Wettbewerbsdruck eine Arbeitsumgebung, die Prozesse leichter ablaufen lässt und Innovationen fördert. Ein Begriff, der dabei unüberhörbar ist: der „Digital Workplace“.
Digital Workplace – nächste Stufe des Social Intranet
„Digital Workplace“ wird dabei verstanden als eine zentrale digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt. Anbieter der unterschiedlichsten Businesssoftware-Lösungen mischen in diesem jungen Markt mit. Eine im Juli 2016 veröffentlichte Expertenumfrage der Berliner School for Communication and Management (SCM) und des Software-Herstellers United Planet sieht die Wurzeln des wachsenden Pflänzchens Digital Workplace insbesondere im Intranet. 46,7 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sich das klassische Intranet – über die Evolutionsstufe des Social Intranets – zum Digital Workplace weiterentwickelt [1].
Das Kern-Intranet wird dabei ergänzt um die Aspekte Datenintegration und Social Media. Technisch gesehen ist der Digital Workplace ein Modell aus verschiedenen Schichten. Die Basis bildet das Back-End. Das sind die Prozesse und Softwaresysteme, die von Unternehmen bereits tagtäglich eingesetzt werden. Ergänzt werden diese durch die Integration von Daten in automatisierte Prozesse und maßgeschneiderte Applikationen. Schließlich spielt die orts- und systemunabhängige Erreichbarkeit eine immense Rolle.
Digital Workplace – Schichtenmodell
Wirtschaft und Verwaltung sind gefordert
Technische und demografische Veränderungen und damit einhergehend neue Arbeitsweisen betreffen dabei keineswegs nur die freie Wirtschaft. Ganz im Gegenteil: Auch die Öffentliche Verwaltung steht unter besonders hohem Modernisierungsdruck. Und mag der ein oder andere die Technikverdrossenheit und die langsam mahlenden Mühlen der deutschen Ämter vielleicht hämisch kommentieren – die Realität sieht vielerorts anders aus. Gerade auf kommunaler Ebene wird die Frage, wie moderne Arbeit funktioniert, intensiv diskutiert.
Ein Beispiel: Zusammen mit Studierenden der Hochschule Ludwigsburg hat die Stadtverwaltung Sindelfingen die Frage verfolgt, was junge Menschen von ihrem künftigen Arbeitsplatz erwarten. Die Studierenden sollten ihre Visionen zum Arbeitsplatz der Zukunft zusammenstellen. Heraus kamen einige spannende Ideen.
United Planet GmbH. ist Pionier im Bereich Unternehmensportale „out of the box“. Mit Intrexx bietet es eine Software zum Betrieb und der Erstellung von Applikationen und Portalen an, die Abläufe in Organisationen und Unternehmen erleichtern sowie Zusammenarbeit und Wissensaustausch fördern.
„In der Digitalisierung steckt immenses Effizienzpotential“
Das DOK.magazin sprach mit Christof Hölzl, Projektmanager in der Organisationsentwicklung der Stadt Sindelfingen, darüber, wie sich die Arbeit zukünftig entwickeln wird und welche technischen Anforderungen das mit sich bringt.
Herr Hölzl, zusammen mit Studierenden der Hochschule Ludwigsburg hat die Stadtverwaltung Sindelfingen die Frage verfolgt, was junge Menschen von ihrem künftigen Arbeitsplatz erwarten. Wie kam das Projekt zustande und was war und ist die Zielsetzung?
Unser Ziel war es, eine Vorstellung davon zu bekommen, welchen Herausforderungen wir uns aktuell stellen müssen, um in Zukunft als Arbeitgeber moderne und attraktive Arbeitsplätze anbieten zu können. Nicht nur für die sogenannte Generation Y, sondern für alle Mitarbeiter. Da traf es sich gut, dass zeitgleich ein Fachprojekt an der Hochschule Ludwigsburg initiiert wurde, dass sich mit der Frage beschäftigen sollte, wie Verwaltungen im Jahr 2025 arbeiten werden.
Es entstanden Überlegungen dazu, wie ein Büro im Jahr 2025 aussieht – was denken Sie, gibt es in zehn Jahren überhaupt noch klassische Büros?
Ich denke, dass das klassische Büro auch in Zukunft weit verbreitet ist – wenn auch angereichert mit einigen technischen Neuerungen, wie z. B. Videotelefonie oder elektronischen Touchboards an denen gemeinsam gearbeitet wird. Gleichzeitig wird es aber auch neue Raumkonzepte geben müssen, die dem Wunsch des Mitarbeiters nach flexiblerem Arbeiten Rechnung tragen. Mehr Rückzugsorte für ungestörtes Arbeiten z. B. oder auch für ungezwungenere Besprechungen, ganz so wie man das im privaten Kontext gewöhnt ist.
Zudem wird das klassische Büro nicht mehr der Ort sein, an dem man 100 Prozent der Arbeitszeit verbringt. Stattdessen wird es der Ort sein, an dem man lediglich zeitweise arbeitet. Zudem muss man sich den Arbeitsplatz häufig mit den Kollegen teilen.
Wie wird das Verhältnis von Büro, Home-Office und Third Places wie Cafés oder Coworking-Spaces dann aussehen? Wann und von wo wird gearbeitet und bringt das neue Anforderungen an die Technik?
Klar ist, dass die Arbeitsverhältnisse auch räumlich und zeitlich flexibler werden. Insbesondere Home-Office wird sich in den kommenden Jahren etablieren, weil die technischen Möglichkeiten ausgereift sind und die Digitalisierung Fortschritte gemacht hat. Im Jahr 2025 muss niemand mehr kiloweise Akten mit nach Hause schleppen. Auch das Thema Third Place-Arbeiten wird sich mit den verbesserten technischen Möglichkeiten wesentlich entkrampfen und als ganz normale Form des Arbeitens angesehen werden.
Welche Arbeitsmittel könnten in diesem Zusammenhang besonders wichtig werden?
Ich denke da insbesondere an Social Collaboration-Lösungen, die die Zusammenarbeit vereinfachen können, vorhandenes Wissen besser nutzbar machen und helfen Kommunikationsbarrieren zu verringern. Auch ein leistungsfähiges DMS ist essentiell für eine Verwaltung und für die Ausgestaltung der digitalen Arbeit – eGovernment lautet hier das Stichwort.
Der Trend geht hin zum vernetzten und gleichzeitig flexiblen Arbeiten. Wir kennen das unter dem Begriff „Digital Workplace“. Was bedeutet es für die (softwaremäßige) Bereitstellung von Informationen und Arbeitsprozessen, wenn gearbeitet wird, wann und wo man möchte?
Es bedeutet, dass wir leistungsfähige Lösungen brauchen, die ebendies bieten: Funktionsvielfalt und eine gewisse plattform- und geräteübergreifende Nutzbarkeit.
Was sind die grundsätzlichen Elemente, die den Arbeitsplatz der Zukunft ausmachen?
Ich denke da an zwei Begriffe unter die man einen großen Teil der künftigen Entwicklungen subsummieren kann: die Flexibilisierung der Arbeitsverhältnisse in räumlicher und zeitlicher Dimension, von der Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren können, sowie der Trend zur Digitalisierung. Insbesondere in letzterem steckt immenses Effizienzpotential.
Gibt es schon konkrete Pläne, wie sich die Stadtverwaltung in Sindelfingen auf die „Zukunft der Arbeit“ vorbereitet? War die Ablösung des alten Intranets durch ein modernes Portal schon ein erster Schritt?
Die Ablösung unseres alten Intranets vor zwei Jahren war sicherlich ein erster wichtiger Schritt [2]. Dabei ging es zunächst noch um die Abbildung der damals vorhandenen Informationen, und das möglichst attraktiv und transparent. In der Zwischenzeit konnten wir das sukzessive ausbauen – die von uns eingesetzte Lösung bietet hier viele Möglichkeiten. Einer der nächsten Schritte wird sein, dass wir Social-Collaboration-Tools zum Einsatz bringen. Insbesondere in der Projektarbeit sehen wir Potenziale, Kommunikationsbarrieren zu verringern und Zusammenarbeit zu verbessern.
Aktuell sind wir dabei, für unsere Mitarbeiter Home-Office einzuführen. Das ist eine Art Kulturwandel, den wir da anstoßen. An diese Form der Flexibilisierung müssen sich Mitarbeiter und Vorgesetzter gleichermaßen gewöhnen. Wir sind sehr gespannt, wie sich die Sache entwickelt.
Portal der Stadt Sindelfingen
Eine Idee der Studierenden war, dass es interaktive Schreibtische mit eingebauter elektronischer Assistentin geben wird. Diese präsentiert zum Beispiel den Tagesplan und bereitet auf Meetings vor. Und wie werden letztere 2025 ablaufen?
Eine mögliche Veränderung könnte es sein, dass man nicht mehr unbedingt physisch anwesend sein muss. Videokonferenzen sind bereits heute kein Problem. Künftig könnten Teilnehmer durch Hologramme quasi-anwesend sein und mitdiskutieren – Star Trek-Fans können sich das sicher gut vorstellen. Auch verbesserte Möglichkeiten von Präsentations- und Dokumentationstechnik können Meetings effizienter machen.
Stichwort demografischer Wandel: welche Herausforderungen bringt er mit sich? Ist zum Beispiel die „Generation Y“ anspruchsvoller, was die Arbeitsbedingungen und technische Ausstattung angeht?
Die Generation Y ist privat gewohnt, ganz selbstverständlich mit modernster Technik umzugehen und anspruchsvoll genug, diese Technik auch von ihrem Arbeitgeber einzufordern. Hinzu kommt, dass die demografische Situation die „Ypsiloner“ in eine gute Verhandlungsposition bringt: Wir brauchen diese Generation und müssen ihr entsprechend attraktive Angebote machen. Eine Herausforderung wird dabei auch sein, die übrigen Mitarbeiter mit diesen technischen Neuerungen nicht zu überfordern. Dabei sind durchaus nicht nur die älteren Mitarbeiter 55+ gemeint, sondern auch der „Mittelbau“ zwischen 40 und 55.
Herr Hölzl, haben Sie vielen Dank dafür, dass Sie uns Ihr spannendes Projekt vorgestellt haben!
Christof Hölzl ist Projektmanager in der Organisationsentwicklung der Stadt Sindelfingen. Er treibt er u.a. das Thema Verwaltungsmodernisierung voran. Die große Kreisstadt liegt zentral in Baden-Württemberg und zählt etwa 63.000 Einwohner.
Quellen
[1] www.intrexx.com/pocketguide
[2] www.intrexx.com/de/referenzen/#sindelfingen
