Andreas Ahmann, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH
Verkürzte Bearbeitungszeiten, schnellerer Mitarbeiter-Austausch, beschleunigte Prozesse: Dass ein intelligentes Informationsmanagement in Zeiten der Digitalisierung mehr denn je über die Geschwindigkeit des unternehmerischen Handelns entscheidet, liegt auf der Hand. Die unmittelbare und ortsunabhängige Verfügbarkeit einer Information im Kontext eines Geschäftsprozesses wird somit zum zentralen Erfolgskriterium. Social Collaboration ist hierbei ohne Zweifel ein wichtiger Baustein: Die direkte, abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung von Projektteams oder Experten unterschiedlicher Fachabteilungen auf Basis moderner Kommunikationstechnologien bietet vielseitige Potenziale für schlankere und schnellere Prozesse.
Viele ECM-Anbieter haben in den letzten Jahren mit der Integration kollaborativer Features in ihre Lösungen auf diese Entwicklungen reagiert: Alternative Kommunikationsformen wie Microblogs, Corporate Wikis, Social Intranet, Chat- und Kommentarfunktionen oder ganzheitliche Unified-Communications-Plattformen haben Einzug in die interne Kommunikation von Unternehmen gehalten. Doch die Bilanz der Collaboration-Initiativen vieler Unternehmen fällt vielerorts dennoch ernüchternd aus. Vor allem der Mittelstand liegt bei derartigen Projekten noch weit zurück. Dabei zeigen sich Mitarbeiter in der Regel durchaus aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien, die ihnen die Arbeitsorganisation erleichtern. In der Praxis fehlt Collaboration-Projekten jedoch meist eine strategisch fundierte und professionell begleitete Implementierungsphase, wodurch sich ihre Akzeptanz in Grenzen hält.
Verknüpfung der Kommunikationskanäle
Ein weiteres, grundlegendes Problem: Passende Lösungen, die die für effektive Social Collaboration notwendigen Funktionalitäten mit denen des etablierten ECM-Systems verbinden, sind bislang noch nicht in zufriedenstellender Form verfügbar. Mediengrenzen, beispielsweise zwischen E-Mails, DMS-Workflows und separaten Collaboration Tools, bestehen nach wie vor. Die benötigten Daten sind dadurch oftmals nicht oder nur bedingt unter eigener Kontrolle, zudem fehlt die gezielte Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen.
So bleibt im Regelfall trotz vorhandener Plattformen und Tools die E-Mail der favorisierte Kommunikationskanal, und damit ein vergleichsweise zeitaufwändiges und intransparentes Instrument. Dieses stößt vor allem dann an seine Grenzen, wenn eine größere Gruppe von Mitarbeitern Einfluss auf einen Prozess nehmen soll. Informelle und soziale Aktivitäten, die einen wesentlichen Teil von Geschäftsereignissen darstellen, bleiben dabei außen vor. Die Folge: Informationen können der Belegschaft, zuständigen Abteilungen oder ausgewählten Teammitgliedern nicht strukturiert und vor allem nicht themenbezogen zugänglich gemacht werden.
Informationen – medien- und prozessübergreifend
Mit dieser Herausforderung der direkten Bereitstellung und Verwendung prozessrelevanter Informationen setzen sich Softwarehersteller nach wie vor intensiv auseinander. Die Konsequenz ist der Trend eines flexibilisierten Informationsmanagements, das immer häufiger mit dem Akronym EIM (Enterprise Information Management) zusammengefasst wird. EIM geht evolutionär aus den Vorstufen des DMS und ECM hervor, indem entlang der gesamten Wertschöpfungskette eine vorgangs- oder themenbezogene Kommunikation – intern und extern – mit allen Beteiligten ermöglicht wird.
Collaboration – medien- und prozessübergreifend
Dabei rücken die ganzheitlichen Prozesse des Anwenders noch stärker als bisher in den Vordergrund. Der Fokus liegt also nicht mehr nur auf einem isolierten E-Mail-Verlauf, einem punktuellen Mitarbeiter-Chat oder auf der Sammlung von Dokumenten zu einem bestimmten Vorgang. Ziel ist, alle digitalen Informationsquellen eines Unternehmens schlagwort- oder themenbezogen ansteuern zu können und Inhalte für die weitere Nutzung bereitzustellen, ganz gleich, in welchem Format oder an welchem Speicherort sie vorliegen.
EIM-Systeme schaffen durch diese erweiterten Funktionalitäten die Voraussetzung dafür, dass eine effektive Social Collaboration im Unternehmen Wirklichkeit werden kann. Grundlegendes Konzept ist es, das Informationsmanagement von starren Mediengrenzen zu lösen und prozessrelevante Informationen themenzentriert, jederzeit und unmittelbar verfügbar zu machen. Medienübergreifende Verknüpfungen spielen hierbei eine wesentliche Rolle: So werden moderne EIM-Systeme beispielsweise die Möglichkeit bieten, eine digitale Akte direkt mit einem Mikroblog zu verbinden, an den zugleich Dokumente oder Links angehängt werden können. Das System kümmert sich darum, dass beteiligte Personen automatisch über Änderungen informiert werden. Gleichfalls sollten Anwender neben Standardsuchmechanismen themenorientierte Suchen durchführen können und jederzeit die Möglichkeit der direkten Kommunikation mit allen Prozessbeteiligten haben.
Berechtigungsmanagement als Schlüssel
Damit die Umsetzung derartiger Informations- und Kommunikationsprozesse gelingt, muss eine entscheidende Hürde genommen werden: Das effektive und sichere Management der Berechtigungen muss in einem angemessenen Verhältnis zu der bei Social Collaboration essentiellen Transparenz und Offenheit stehen – und das ohne Abstriche bei der Informationssicherheit. So bietet beispielsweise die Informationsplattform nscale Anwendern dynamische Teamspaces, die es Mitarbeitern einer Projektgruppe ermöglichen, bestimmte Ordner frei zu benutzen, während andere Kollegen diese aber nicht einsehen können. Dokumente innerhalb der Teamspaces können zudem auch temporär anderen Zugriffsberechtigungen unterliegen. Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern bei Bedarf auch für Lieferanten oder Kooperationspartner.
Fazit
Informationen themenspezifisch mit einem ganzheitlichen Prozess zu verknüpfen, unabhängig vom ursprünglichen Trägermedium, muss das Ziel eines modernen Informationsmanagements sein. Neben ERP- und CRM-Systemen werden hier EIM-Systeme künftig die dritte zentrale Säule innerhalb der Software-Landschaft von Unternehmen darstellen. Zum einen werden diese drei Systeme immer mehr zusammenwachsen, weshalb künftig ein noch höherer Grad an Integrationsmöglichkeiten erforderlich sein wird. Zum anderen werden Insellösungen für einzelne Fachabteilungen oder einzelne Prozesse überflüssig, weil sie durch mindestens eines der drei Systeme abgelöst werden können.
Das führt zu einem anderen Aspekt: Es gibt durchaus Überschneidungen hinsichtlich der Funktionalitäten zwischen ERP, CRM und EIM. Hier wird es in den nächsten Jahren sicherlich noch zu einer Bereinigung bzw. klareren Abgrenzung kommen. Ausschlaggebend wird darüber hinaus das effektive und sichere Management von Zugriffsberechtigungen sein: An den richtigen Stellen müssen Zäune eingezogen werden, ohne den Verkehr zu behindern. Nur dann kann eine effektive Social Collaboration im Unternehmen gelingen.
Die Ceyoniq Technology GmbH als Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen ist seit 25 Jahren in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale aktiv. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 150 Mitarbeiter.
