Unternehmen stehen unter IT-Kostendruck – und lagern daher immer mehr klassische Geschäftsanwendungen in die Cloud aus. Das betrifft auch die Dokumentenerzeugung.
Text: Carsten Lüdtge, PR- & Content Manager bei der Compart AG
Viele CIOs stehen unter erheblichem Druck, die IT-Kosten weiter zu senken. Marktanalysten sehen daher einen starken Trend in Richtung Cloud: Unternehmen, aber auch Behörden und Organisationen werden immer mehr klassische Geschäftsanwendungen in die „Wolke“ verlagern. So sind jetzt schon viele Standardlösungen in der Cloud verfügbar – man denke nur an Plattformen für ERP (SAP Cloud, Oracle Netsuite etc.) und CRM (u.a. Salesforce, Freshworks, Microsoft Dynamics, SugarCRM), auf die immer mehr Firmen zurückgreifen. Hier hat sich der Markt schon weitgehend auf einige wenige Player konsolidiert, die eine hohe Stabilität garantieren, basierend auf profundem Know-how, und die für ein breites Spektrum an Anwendungen bzw. Prozessen geeignet sind.
Hinzu kommt: Neue Technologien wie Docker, Kubernetes und OpenShift haben inzwischen eine hohe Marktreife erzielt und entwickeln sich rasant. Microservice-Architekturen können diese Technologien nutzen und halten verstärkt Einzug in die Unternehmens-IT. Der Trend hin zur verstärkten Verlagerung von klassischen Anwendungen in die Cloud wird sich damit weiter verstärken.
Neuer Komfort: Drucken aus der Cloud
Für Softwareanbieter bedeutet das, den Anwendern die Anbindung an SaaS-Plattformen so bequem wie möglich zu machen. Ein typischer Ansatz dabei ist, innerhalb der Cloud-Umgebung verschiedene Apps zur Verfügung zu stellen mit Zusatzfunktionen, die über die Standardlösung (ERP, CRM etc.) hinausgehen. Diese Apps lassen sich dann je nach Bedarf „hinzubuchen“, quasi als Ergänzung zum SaaS-Basisprodukt. Das funktioniert auch beim Thema Kundenkommunikation: Aus der Cloud-Plattform heraus lassen sich omnichannel-fähige Dokumente erstellen, drucken und verschicken.
Einen attraktiven Architekturansatz dazu bietet beispielsweise Compart. Der international agierende Hersteller von Software für die Kundenkommunikation von Unternehmen und Behörden verfügt über eine Lösung, mit der sich die Dokumentenerstellung über SaaS-Plattformen wie Salesforce.com recht einfach realisieren lässt.
“Tatsache ist, dass es einen starken Trend hin zu Cloud bzw. SaaS im Dokumenten- und Output-Management gibt.”
Getrennte Aufgaben für Front- und Backend
Grundprinzip dieser Architektur ist es, dass Frontend (die Cloud-Anwendung) und Backend bei diesem Szenario voneinander getrennt sind. Die Verbindung zwischen Front- und Backend erfolgt mittels einer explizit für die Integration von Compart-Anwendungen in eine Cloud-Plattform entwickelten Lösung. Sie stellt ein standardisiertes API zur Verfügung, welches das Frontend zur Kommunikation nutzen kann. Dabei ist das Backend so universell gestaltet, dass es nahezu unerheblich ist, in welcher Cloud-Umgebung es zum Einsatz kommt.
WWF Schweiz: Dokumentenerstellung in Salesforce
Wie das Ganze in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel des WWF (World Wide Fund For Nature). Die Schweizer Landesgesellschaft der internationalen Natur- und Umweltschutzorganisation suchte im Zuge des Wechsels zur CRM-Plattform salesforce.com eine Lösung, mit der sie postalische Dokumente (Korrespondenzen, Begrüßungs- und Dankschreiben, Warenbegleitscheine, Etiketten, Einzahlungsscheine mit QR-Code) direkt in der Cloud erzeugen und lokal im unternehmenseigenen Rechenzentrum drucken kann.
Für die Lösung musste eine Reihe von Anforderungen umgesetzt werden:
- Mehrsprachigkeit: Als Schweizer Unternehmen erfolgt die Kommunikation in den drei Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch. Diese Mehrsprachigkeit musste bei der Lösung umgesetzt werden.
- Templates: Die Anpassung der Dokumentvorlagen (Templates) sollte flexibel und effizient über Textbausteine erfolgen. Dabei kann festgelegt werden, für welchen Geschäftsvorgang (Leads, Opportunities etc.) welche Templates zur Verfügung stehen. Das heißt: Der Sachbearbeiter bekommt in seiner Anwendung nur diejenigen Vorlagen angezeigt, die für den jeweiligen Geschäftsvorgang zulässig bzw. gültig sind.
- Schweizer Einzahlungsscheine: Seit Juni 2020 müssen diese den sogenannten Swiss QR-Code mit allen wichtigen Informationen der jeweiligen Einzahlung, Rechnung oder Überweisung enthalten, um die Überweisung direkt im Schweizer eBanking vornehmen zu können. Voraussetzung für die Lösung ist daher die Korrekte Erzeugung dieser Einzahlungsscheine.
- Druckersteuerung: Die Lösung musste die Möglichkeit bereitstellen, den entsprechenden Drucker ansteuern und die Sendungen automatisch sortieren zu können, damit verschiedene Schächte mit A4-/A3-Papier sowohl mit als auch ohne Einzahlungsschein zur Verfügung stehen.
- Batchverarbeitung: Eine weitere Voraussetzung war die Möglichkeit der Batchverarbeitung mit richtiger Sortierung nach Empfänger/Adresse bei mehrseitigen Dokumenten. Zudem musste ein automatischer Start von Batchjobs zu einem festgelegten Zeitpunkt (z. B. morgens um 4.00 Uhr) angeboten werden.
- Druckvorschau: Eine Preview der fertigen Dokumente als PDF in Salesforce vor dem Druck war als Kontrollinstanz ebenfalls gewünscht.
- Speicherung: Die Anforderungen beinhalteten eine Option auf Ablage der erstellten Dokumente direkt am Salesforce Objekt, für das es erzeugt wurde (z.B. am Kontakt) als PDF Dateianhang.
WWF Schweiz entschied sich für DocBridge® Impress auf Grund der Vielfalt an Dokumentformaten und Ausgabekanälen, die die Compart-Lösung verarbeiten bzw. bedienen kann.
Lösungen erarbeiten im Team
Das Zusammenspiel zwischen Salesforce und die Compart-Lösung sieht bei der WWF Schweiz folgendermaßen aus: Die für die Dokumentenerzeugung notwendigen Kundendaten (z. B. private und Firmenspender) liegen in der Cloud (Salesforce) und werden von dort über eine Standardschnittstelle (REST API) zwecks Dokumentenerzeugung an die Lösung DocBridge® Impress übertragen, die „on premise“ auf einem Server im WWF-Rechenzentrum in Zürich läuft. Dort werden die Daten mit dem für den jeweiligen Dokumententyp (Dankschreiben, Spendenquittung, Begrüßungsschreiben etc.) gültigen Template zusammengeführt.
Das fertige Dokument wird als PDF an Salesforce zurückgeliefert, dort als Preview angezeigt und im jeweiligen Kundenkontakt gespeichert. Auf diese Weise kann der Sachbearbeiter jederzeit nachvollziehen, welche Dokumente zu einem Kunden insgesamt erstellt und versendet wurden.
Der Druck erfolgt lokal in Zürich. Dazu übermittelt DocBridge® Impress die Daten an die Printer, und nach erfolgreichem Druck gibt es eine entsprechende Rückmeldung an Salesforce. Begrüßungs- und Dankschreiben werden gesammelt und automatisiert als Batchjob verarbeitet bzw. gedruckt. Dagegen wird die Ausgabe der individuellen Korrespondenz, der Warenbegleitscheine und der Etiketten durch einen manuellen Prozess angestoßen. Dank der Druckersteuerung erkennt das System automatisch, welches Papier bzw. Formular aus welchem Fach genommen werden muss.
Résumé
Tatsache ist, dass es einen starken Trend hin zu Cloud bzw. SaaS im Dokumenten- und Output-Management gibt – und das Projekt beim WWF Schweiz ist ein Meilenstein innerhalb der Cloud-Strategie von Compart. Doch Einsatzszenarien wie beim WWF sind dabei nur ein Aspekt. Nicht nur die Dokumentenerstellung mit Druck, sondern auch andere Businessszenarien in der Kundenkommunikation lassen sich derart umsetzen. Der Softwarehersteller wird daher in den kommenden Monaten sein Portfolio dahingehend ausbauen, noch mehr Integrationen in gängige Cloud-Plattformen zu ermöglichen.
Compart ist ein international agierender Hersteller von Software für die Omnichannel-Kundenkommunikation. Das Unternehmen ist seit 30 Jahren im Markt präsent und verfügt über Niederlassungen in Europa und Nordamerika. Die skalierbaren, plattformunabhängigen und leicht zu integrierenden Lösungen decken den gesamten Zyklus des Dokumenten- und Output-Managements von Unternehmen und Behörden ab: digitale Posteingangsverarbeitung, Erstellung, Konvertierung, Modifizierung, Prüfung und Bündelung von Dokumenten zu portooptimierten Sendungen, Versand bzw. Ausgabe auf allen analogen und digitalen Kommunikationskanälen. Auch eine lückenlose Überwachung und Nachverfolgung der gesamten Dokumentenproduktion lässt sich mit Compart-Lösungen umsetzen.
