Automatisierte Dokumentenverarbeitung passiert durch die Integration einer intelligenten Digital-Office-Software ins ERP-System.
Interview mit
Khaled Daftari, Partner Manager EMEA bei BCT Deutschland GmbH
Optimierte Geschäftsprozesse machen im Digital Office den entscheidenden Unterschied. Eingebunden ins ERP-System sorgt die automatisierte Dokumentenverarbeitung sowohl in der externen Kommunikation von Unternehmen als auch in der internen Zusammenarbeit verschiedener Business Units für eine gewinnbringende Nutzung und Weitergabe von Informationen – etwa bei der Rechnungsverarbeitung. Über das Potenzial digitalisierter Dokumentenworkflows sprach das DOK.magazin mit Khaled Daftari. Er ist Partner Manager EMEA der BCT Deutschland GmbH und Vorstandsmitglied des Arbeitskreises Business Communication Solutions des Digitalverbands Bitkom.
“Eine intelligente Digital-Office-Software standardisiert die Verarbeitung aller Dokumente – egal, in welchem Format sie eintreffen.”
Herr Daftari, digitale Kommunikation und Informationsverarbeitung sollte im E-Mail-Zeitalter doch eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, oder?
Klar, beim Erhalten und Versenden von E-Mails trifft das im Arbeitsalltag auch sicher zu. Aber blickt man auf Geschäftsprozesse wie etwa das Rechnungswesen, gibt es noch ein großes Potenzial an Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten. Das wird längst nicht ausgeschöpft.
Zwar erstellen die meisten Unternehmen ihre Rechnungen längst digital, die Verarbeitung findet allerdings nach wie vor analog statt: Gedruckte Rechnungen werden per Post versendet, Umschläge geöffnet und Rechnungsdaten manuell in ein ERP-System übertragen. Das kostet personelle und materielle Ressourcen. Selbst beim digitalen Versand von Rechnungen im PDF-Format bleibt der zeitaufwändige und fehleranfällige Prozess der manuellen Datenübertragung erhalten. Es gibt ein großes Risiko für Missverständnisse und Zahlendreher. Denn der Empfänger steht weiterhin vor der Herausforderung, die textbasierten Informationen in strukturierte Metadaten umzuwandeln und in sein ERP-System zu übertragen.
Wie kann ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse durch Automatisierung optimieren?
In einem Digital Office, wie wir es verstehen, sollten Unternehmen solche Medienbrüche vermeiden, die eine effiziente Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen verhindern. Stattdessen lohnt es sich, auf „echte“ Digitalformate umzustellen. Aus solchen Standards werden Metadaten automatisiert ins Buchhaltungssystem übertragen; die Dateien werden im DMS abgelegt. Der gesamte Geschäftsprozess des Rechnungswesens läuft dann von der Rechnungsstellung bis zur Bestätigung des Zahlungseingangs automatisiert ab.
Das ist tatsächlich vom Status quo vieler Unternehmen noch ein ganzes Stück entfernt. Welche Möglichkeiten gibt es denn auf dem Weg dahin?
Eine intelligente Digital-Office-Software standardisiert die Verarbeitung aller Dokumente – egal, in welchem Format sie eintreffen. Rechnungen auf Papierbasis werden mittels Optical Character Recognition gleichermaßen gelesen, klassifiziert und weiterverarbeitet wie E-Mails und deren Anhänge. Die KI der Software kann anhand des Textes in PDFs, TIFF-Dateien oder Office-Dokumenten automatisiert eine Klassifizierung vornehmen, ohne dass vorher Layouts antrainiert werden müssen. Geschäftsrelevante Daten in Rechnungen werden nach kurzer Anlernphase bis auf Positionszeilenebene erkannt und ausgelesen. Die erfassten Inhalte werden in Echtzeit verarbeitet, kontextbezogen umgewandelt und zur Weiterverarbeitung an Folgesysteme übergeben. Je nach Anwendungsfall ist der Export verschiedener Dateiformate wie etwa XML, CSV, ZUGFeRD, XRechnung oder JSON möglich oder die Übergabe via REST-API.
Habe ich dann noch ein weiteres Programm, an das ich mich als User gewöhnen und in das ich mich einarbeiten muss?
Nein, die Software kann eingebunden ins ERP-System komplett im Hintergrund arbeiten wie eine Blackbox. Viele Unternehmen nutzen ja bereits zwei separate Lösungen für ihr Ressourcen- und Dokumentenmanagement. Um an die notwendigen Informationen zu gelangen, wechseln ihre Mitarbeiter zwischen diesen Programmen hin und her. Das ist ähnlich aufwendig und fehleranfällig wie das manuelle Einlesen der Daten.
Die Einbindung einer Digital-Office-Software direkt ins ERP-System schlägt die Brücke zwischen diesen beiden Daten-Inseln und sorgt dafür, dass beide Lösungen über Schnittstellen reibungslos miteinander kommunizieren können. Alle Dokumente können also auch zwischen getrennten Systemen verwaltet werden. Der Benutzer erhält die für ihn relevanten Informationen gesammelt in einer Anwendung, ohne das Programm zu wechseln.
Wenn nun eine intelligente Software Zugriff auf alle Dokumente und Datenbanken hat, ergeben sich daraus noch weitere Möglichkeiten zur Automatisierung?
Ja, denn die Lösung gleicht etwa die ausgelesenen Metadaten von Eingangsrechnungen mit bereits vorhandenen Informationen aus anderen Dokumenten und Datenbanken ab und stellt Bezüge her. Kommt es etwa bei einzelnen Positionen wie der Menge oder dem Preis zu Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung, werden diese Unterschiede in der Folgelösung angezeigt. Genauso, wenn der Wareneingang und die ausgewiesene Menge der Rechnung nicht miteinander übereinstimmen. Auch fehlende Kostenstellen oder Buchungskonten können aus anderen Datenbanken ergänzt und mit ans Folgesystem übergeben werden. So liegt den Mitarbeitern der Finanzbuchhaltung immer ein vollständiger Datensatz vor, mit dem sie deutlich produktiver arbeiten können. Selbst fertige E-Rechnungen generiert die Software automatisch und legt sie versandfertig ab. Der ganze Prozess ist auf diesem Weg extrem verschlankt, effizienter und effektiver geworden.
Wie hoch ist der Aufwand für die ERP-Anbieter und die IT des Kunden?
Wir bieten unseren Chanel Partnern aus dem ERP-Sektor eine fertige Lösung an, mit der sie ihren Kunden eine neue und zuverlässige Funktionserweiterung in einer gewohnten Umgebung anbieten können. So müssen sie nicht selbst in die Entwicklung investieren. Die Lösung wird dann per Schnittstelle als so genanntes „White Label“ oder auch OEM-Software eingebunden und läuft in einer Cloud oder on-premises.
In der Cloud sparen Unternehmen die Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Unterhalt. Denn Cloud-Services sind eine skalierbare Lösung, bei der das Abrechnungsmodell „Pay-per-Use“ gilt. Im Bereich der Rechnungsverarbeitung bedeutet dies: Der Anwender zahlt nur, was er nutzt, statt einer Softwarelizenz, bei der Laufzeit und die Anzahl der zu bearbeitenden Dokumente vertraglich festgelegt sind. Eine solche Flexibilität, gepaart mit größtmöglichen Sicherheitsstandards, sind gerade für KMU sonst schwer realisierbar. Dieses Prinzip hat sich bei uns bisher sehr bewährt.
Und wie sieht es mit der Sicherheit der Daten aus?
Neben der DSGVO-konformen Verarbeitung gehört die Verwaltung der Nutzungsrechte genauso zum Funktionsumfang der Software. Ein zuverlässiges Berechtigungssystem legt genau fest, wer Zugriff auf welche Anwendungsbereiche hat, welche Daten ausgelesen werden dürfen und welche – wenn nötig – anonymisiert vorliegen. Denn auch hier identifiziert die Software automatisiert sensible Daten, schwärzt sie bis zur Unkenntlichkeit und erstellt so anonyme Dokumentenvarianten. Cloud-Anwendungen haben dabei den Vorteil, dass sie schnell einsatzbereit, anpassungsfähig und skalierbar sind. Lokal installierte Systeme sind hingegen meist längerfristig für eine bestimmte Nutzerzahl eingerichtet und damit unflexibler.
Herr Daftari, haben Sie vielen Dank für Ihre Antworten.
Mit seiner branchenübergreifenden Informationsmanagement-Technologie treibt BCT seit 1985 die Digitalisierung der Arbeitswelt voran. Channel Partner aus dem ECM-, ERP- und Hardwaresektor sowie aus dem Beratungs- und Systemhausbereich erweitern ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio mit den anbindungsfähigen Softwarekomponenten von BCT. Als Digital-Office-Experte ist BCT Mitglied des digitalHUB Aachen e. V. und engagiert sich in weiteren Fachverbänden wie Bitkom e. V. und eco – Verband der Internetwirtschaft e. V.
