… beseitigt das ‚Format-Chaos‘ und schafft durchgängige Prozesse
« Nur aus Daten, die ich verstehe, kann ich wertvolle Schlüsse ziehen. »
Interview mit
Khaled Daftari,
Partner Manager DACH bei BCT Deutschland
Die Herausforderung ist nicht zu unterschätzen: Unternehmen müssen immer größere Mengen an Dokumenten in immer unterschiedlicheren Formaten und Prozessen verarbeiten. In der Folge entstehen oft unzusammenhängende Datensilos und Business-Systeme, die nicht miteinander kommunizieren und in denen Dokumente getrennt voneinander verwaltet, aufbewahrt und verarbeitet werden. Weshalb es diese Silos aufzubrechen gilt, warum Input und Output der Dokumentenverarbeitung ganzheitlich betrachtet werden sollten und wie die kontextbezogene Dokumentkonvertierung für weniger ‚Format-Chaos‘ und durchgängige Prozesse sorgt, besprach das DOK.magazin mit Khaled Daftari, Partner Manager DACH beim Softwareunternehmen BCT Deutschland.
Herr Daftari, immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Formate und Prozesse. Schöpfen sie die Potenziale der Digitalisierung damit schon voll aus?
Beim Blick auf den Digital Office Index des Digitalverbands Bitkom zeigt sich in der Tat ein recht positives Bild. Die Corona-Pandemie scheint für eine große Akzeptanz von Tools zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen gesorgt zu haben. Es wird weniger gedruckt, es gibt erstmals mehr digitale als Papier-Rechnungen und papierarme Prozesse sind auf dem Vormarsch.
Trotzdem kann dies nur ein erster Schritt in die digitale Welt sein, denn diese bietet noch viel mehr. So setzen beispielsweise nur 48 Prozent aller Unternehmen auf Software zur Digitalisierung von Dokumenten. Lediglich 44 Prozent nutzen ein digitales Workflow-Management und 41 Prozent haben ein elektronisches Archiv und Dokumentenmanagement. Wer also meint, er habe mit dem simplen Scannen seiner Dokumente bereits das ‚digitale Maximum‘ erreicht, irrt. Denn das volle Leistungspotenzial erreicht man nur mit komplett digitalen Dokumenten- und Informationsprozessen.
Was sind, Ihrer Meinung nach, die Gründe für die Position im ‚digitalen Mittelfeld‘?
Die sind verschiedener Natur. So ist hier etwa die ‚deutsche Gründlichkeit‘ bei der Realisierung von Digitalisierungsstrategien zu nennen. Oft neigen Firmen dazu, eine umfassende 100-Prozent-Strategie zu planen, deren Umsetzung aber naturgemäß nicht von heute auf morgen geht. 70 Prozent Digitalisierung beispielsweise wären zwar nicht umfassend, jedoch deutlich schneller zu bewerkstelligen. ‚Think big, start small‘ sozusagen.
Sie sprachen eben das Thema digitale Dokumenten- und Informationsprozesse an. Wie ist diesbezüglich der Stand der Dinge?
In vielen Unternehmen haben wir es immer noch mit Insellösungen und heterogenen Systemlandschaften zu tun. Neben Standardanwendungen wie Office-Produkten sind hier Infrastrukturkomponenten wie etwa Datenbanken oder Dateiserver sowie eine Vielzahl an Fachanwendungen zu nennen. Hierzu zählen etwa ERP-, CRM- und FiBu-Systeme oder branchen- und abteilungsspezifische Lösungen.
Je größer die Heterogenität, desto umfangreicher, größer und vielschichtiger wird die Verarbeitung papierbasierter und digitaler Dokumente. Wichtige Informationen sind also in Silos verteilt, die sich nicht konsistent und performant miteinander verbinden lassen. Die Folge: Prozesse sind nicht standardisiert und durchgängig, sondern uneinheitlich und isoliert.
Digitales Stückwerk also?
Genau, eine fragmentierte, uneinheitliche Verarbeitung von Dokumenten und Informationen. Man muss sich nur einmal vor Augen führen: Im gleichen Unternehmen existieren in verschiedenen Abteilungen oder Standorten unterschiedlichste Verarbeitungsprozesse. Das ist weder einheitlich noch effizient oder effektiv.
Was in Unternehmen und Organisationen oft noch fehlt, ist ein ganzheitlicher Ansatz bei der Dokumenten- und Informationsverarbeitung. Komplett digitale und vollständig verzahnte Prozesse erhält man erst dann, wenn Informations-Silos aufgelöst werden und der Austausch von ein- und ausgehenden Informationen über Systemgrenzen hinweg einen geschlossenen Kreislauf bildet, den sogenannten Closed Loop: eine 360-Grad-Sicht auf geschäftsrelevante Informationen, die aus der engen Verbindung aller beteiligten Systeme entsteht, vom Input bis zum Output. Das setzt aber voraus, dass Daten entsprechend aufbereitet werden, denn sonst bekommt man es mit einem noch ganz anderen Problem zu tun.
Wir sind ganz Ohr …
Unterschiedliche Systeme sprechen unterschiedliche Sprachen. In der Praxis gibt es jedoch nicht ‚das‘ eine Datei- oder Dokumentformat, sondern einen schieren ‚Formate-Dschungel‘. Entscheidend für durchgängig verzahnte Dokumentenprozesse ist die standardisierte Umwandlung und Verarbeitung papierbasierter sowie digitaler Informationen über Systemgrenzen hinweg, und zwar ein- und ausgehend. Eine performante Dokumentkonvertierung bildet die dringend benötigte ‚gemeinsame Sprache‘.
Das Scannen eines Papierdokuments ist ja, streng genommen, bereits eine Dokumentkonvertierung. Ist es ausreichend, Dokumente von Zustand A in Zustand B zu transformieren?
Unter dem Begriff Dokumentenkonvertierung verstehen wir bei BCT die kontextbezogene Umwandlung und Verarbeitung beliebig großer Mengen von Eingangs- und Ausgangsdokumenten in verschiedenste relevante Formate. Das können also in der Tat ‚kleine‘ Basisanwendungen wie die Digitalisierung papiergebundener Dokumente oder die Umwandlung von Scans in Office-Formate wie Word und Excel sein. Kleiner Schritt, große Wirkung.
Wir erhalten aber zudem immer mehr die Nachfrage zur strukturellen Umwandlung papierbasierter und digitaler Informationen, also nicht nur für Einzelfälle. Und zwar unabhängig von Art, Umfang, Quelle oder Übermittlungskanal der Dokumente oder Informationen. Aus den vielen Gesprächen, die ich in der letzten Zeit mit unseren Channel Partnern geführt habe, weiß ich, dass hier bei den Kunden absolut Bedarf herrscht.
Welche Perspektiven eröffnen sich durch dieses Vorgehen?
Ganz allgemein betrachtet, fördert sie die Interoperabilität. Insellösungen können miteinander verbunden werden; System B versteht also beispielsweise die Sprache von System A. Spezifisch resultieren daraus deutlich geringere anfallende Verarbeitungskosten für Dokumente und beschleunigte, produktivere Geschäftsprozesse. Zudem liefert – last but not least – die Dokumentkonvertierung die Grundlage für Data Analytics. Denn nur aus Daten, die ich verstehe, kann ich wertvolle Schlüsse ziehen, etwa zur Kundenbindung und -gewinnung oder Effizienzsteigerung.
Aber handelt es sich bei einer Software zur Dokumentkonvertierung nicht auch um eine Insellösung?
Nein, denn sie ist ja gerade die Brücke bzw. das verbindende Element zwischen vorhandenen Silos. Unsere Essentials Plattform beispielsweise passt sich perfekt jeglichen Gegebenheiten an, denn sie ist offen, modular, komplementär, skalierbar und kontextspezifisch anpassbar. Ob Cloud oder On-Premises, spielt hier ebenfalls keine Rolle. Damit eignet sie sich für sämtliche Dokumente, unabhängig vor deren Art, Größe, Quelle oder Transportkanal.
Wie sieht diese Dokumentkonvertierung konkret aus?
Dazu unterscheiden wir drei einzelne Schritte. Schritt eins ist der Input: Papierdokumente, die noch nicht digital vorliegen, werden digitalisiert und mittels OCR im Volltext durchsuchbar gemacht. Bereits digital vorhandene, elektronisch erzeugt Dokumente werden importiert. Im zweiten Schritt – Processing – werden eingelesene Dokumente optimiert, geordnet und kontextbezogen umgewandelt. Im letzten Schritt, dem Output, werden erfasste Inhalte dann automatisch, im gewünschten Format und im Volltext durchsuchbar am festgelegten Speicherort abgelegt oder an Folgesysteme zur Weiterverarbeitung übergeben. Letzteres kann etwa ein Dokumentenmanagementsystem sein, ein ERP- oder CRM-System oder eine FiBu-Lösung.
Mögliche Output-Kanäle und Formate sind etwa im Volltext durchsuchbare PDF-Dokumente, CSV, JSON, XML oder sogenannte Thumbnails. Oder auch PDFs mit MRC-Komprimierung, also verlustfrei komprimierte PDF-Dokumente bei gleichbleibender Qualität. Neben Speicherkosten- und Bedarf lässt sich damit im immer mobiler werdenden Arbeitsalltag eine ganze Menge Zeit und Geld sparen.
Können Sie uns weitere Praxisbeispiele nennen?
Grundsätzlich ist jedes Dokument unterschiedlich aufgebaut und löst andere konkrete Arbeitsprozesse aus. So unterscheiden sich beispielsweise Formulare, formlose Eingangsschreiben oder Rechnungen erheblich. Rechnungen etwa sind ein gutes Beispiel. Seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung Ende letzten Jahres dürfen öffentliche Auftraggeber – bis auf wenige Ausnahmen – nur noch sogenannte E-Rechnungen annehmen. Viele ERP- und ECM-Systeme können oftmals jedoch gar keine ‚richtigen‘ E-Rechnungen exportieren. Unsere Software kann hier weiterhelfen, denn sie wandelt papierbasierte und digital exportierte PDF-Rechnungen in E-Rechnungsformate um, die der E-Rechnungsverordnung entsprechen. Das sind hierzulande die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab der Version 2.0.
Ein anderes Beispiel betrifft Dokumente mit personenbezogenen Daten. Hier filtert die Software alle relevanten Inhalte aus Verträgen, Akten und beliebigen anderen Dokumenten vollautomatisiert – und erstellt für nicht bevollmächtigte Personen eine DSGVO-konforme Version, in der alle sensiblen Daten geschwärzt sind.
Grundsätzlich lässt sich festhalten: Kann man ein- sowie ausgehende Informationsströme durchgängig digitalisieren, optimieren und transformieren, dann ist das eine solide Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte.
Herr Daftari, haben Sie vielen Dank für Ihre ausführlichen Antworten.
“Entscheidend für durchgängig verzahnte Dokumentenprozesse ist die standardisierte Umwandlung und Verarbeitung papierbasierter sowie digitaler Informationen über Systemgrenzen hinweg.”
Mit seiner branchenübergreifenden Informationsmanagement-Technologie treibt BCT bereits seit 1985 die Digitalisierung der Arbeitswelt voran. Channel Partner aus dem ECM-, ERP- und Hardwaresektor sowie aus dem Beratungs- und Systemhausbereich erweitern ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio mit den anbindungsfähigen Softwarekomponenten von BCT.
Seit 2010 ist das niederländische Unternehmen als BCT Deutschland in Aachen aktiv. Als Digital-Office-Experte ist BCT Mitglied des digitalHUB Aachen e. V. und engagiert sich deutschlandweit in weiteren Fachverbänden wie Bitkom e. V.
