Cloudbasiertes Druckmanagement fördert nicht nur die Reisefreudigkeit – sondern vor allem die Produktivität und Sicherheit des mobilen Arbeitens.
Text: Gabriela Garner, Senior Director of Product Marketing bei Kofax
Ob Bora Bora, Topeka oder Kathmandu, ob die eigene Küche, ein örtliches Café oder das Business-Center eines Hotels: Heute haben Mitarbeiter große Freiheiten bei der Wahl ihres Arbeitsorts. Kein Wunder, dass viele inzwischen auf mobiles Arbeiten umgestiegen sind und das Home Office manchmal auch an den Strand verlegen. Doch derart um den Globus verteilte Teams bringen eine Fülle neuer Herausforderungen mit sich. So gilt es beispielsweise auch, beim mobilen Druck von Firmendokumenten Einiges zu beachten.
Hybride Arbeitsmodelle werden auch zukünftig eher die Regel als die Ausnahme sein – ebenso wie das Drucken von Dokumenten. Dementsprechend gaben 64 Prozent der Unternehmen im Bericht „Quocirca Print Security Landscape, 2022” an, dass das Drucken in den nächsten zwölf Monaten essenziell beziehungsweise wichtig bleiben wird [1].
“Cloudbasiertes Druckmanagement erleichtert es, die Herausforderungen zu meistern, die mit dem Druckmanagement in einer Hybridbelegschaft einhergehen.”
Doch mit einer dezentralisiert arbeitenden Belegschaft ist diese an sich einfache Aufgabe immer schwieriger umzusetzen. Die erste Herausforderung besteht bereits darin, den richtigen Druckertreiber zu finden. Wer vom Gästezimmer der Schwiegereltern aus oder in der örtlichen Bibliothek arbeiten möchte, steht nicht selten vor der Frage, wie sich das gewünschte Dokument von dort an den Drucker übermitteln lässt. Diese und ähnliche Schwachstellen gilt es auszubügeln, was wiederum zu Unterbrechungen im Arbeitsablauf führt und sich auf die Produktivität niederschlägt.
Was bleibt vertraulich beim mobilen Drucken?
Eine weitere Schwierigkeit: In vielen regulierten Branchen ist es erforderlich zu wissen, wer was wo und wann druckt. Doch ein präziser Nachverfolgungsnachweis der Dokumente gestaltet sich nicht gerade unkompliziert, wenn die Mitarbeiter von Gerät zu Gerät und von Netzwerk zu Netzwerk wechseln. Noch gravierender sind allerdings die Sicherheitsrisiken, die mit dem Drucken in einer Welt, in der es möglich ist, „von überall aus zu arbeiten” einhergehen. Mehr als die Hälfte (53 Prozent) der Unternehmen gaben an, dass es durch das vermehrt mobilere Arbeiten schwieriger oder sogar erheblich schwieriger wurde, mit Sicherheitsherausforderungen beim Drucken Schritt zu halten. Hinzu kommt, dass Angestellte, die komplett oder teilweise außerhalb des Firmenbüros arbeiten, verschiedene Geräte und Netzwerke verwenden, die nicht vom Unternehmen eingerichtet oder angeschafft wurden. Dies wiederum vergrößert die Angriffsfläche und erschwert der IT das Management.
Daher ist es nicht verwunderlich, dass 67 Prozent der Befragten angaben, wegen der Sicherheitsrisiken beim Drucken von zu Hause aus Bedenken zu haben. Mehr noch: Etwa genauso viele der Unternehmen (68 Prozent) erfuhren in den letzten zwölf Monaten Datenverluste aufgrund unsicherer Druckpraktiken. Immerhin sind vertrauliche Dokumente beim Druck auf einem öffentlichen oder dem eigenen Gerät einem größeren Risiko ausgesetzt, offen zu liegen. Dabei nannten die Befragten in der Umfrage Schwachstellen rund um den heimischen Drucker als eine der wichtigsten Ursachen für Datenverluste, die zu finanziellen Einbußen, Unterbrechungen der Geschäftstätigkeit und Abwanderung von Kunden führen können.
Doch damit nicht genug. Das größte Risiko in der mobilen Arbeit besteht darin, dass geistiges Eigentum des Unternehmens in die Hände des Wettbewerbs fallen kann. Im schlimmsten Fall gelangt ein Angreifer über einen unsicheren Drucker sogar ins gesamte Unternehmensnetzwerk – was unter Umständen ernsthafte Folgen für den Betrieb nach sich zieht.
Druckmanagement – verlässlich aus der Cloud
Zwar waren diese Herausforderungen im normalen Büroumfeld, in dem die IT-Abteilung die Geräte- und Netzwerksicherheit mehr unter Kontrolle hatte, wesentlich leichter zu jonglieren. Dennoch gilt es auch jetzt, bei sämtlichen Mitarbeitern, ob Hybrid- oder Telearbeitskräfte, dieselben Compliance-Richtlinien für das Drucken und dessen Sicherheit aufrechtzuerhalten. Die Lösung: Cloud-Dienste.
Cloudbasiertes Druckmanagement erleichtert es, all diese Herausforderungen zu meistern, die mit dem Druckmanagement in einer Hybridbelegschaft einhergehen. Die Unternehmen jedenfalls sind von der Stärke der Cloud überzeugt: Laut Quocirca-Umfrage nutzen bereits mehr als 44 Prozent von ihnen cloudbasierte Druckdienstleistungen, weitere 43 Prozent planen, dies künftig zu tun. Über die Hälfte von ihnen glaubt, cloudbasierte Druckdienste seien sogar sicherer als das On-Premise-Druckmanagement direkt im Büro – deren Nutzung wird daher weiter ansteigen. Mehr noch: 21 Prozent der Unternehmen erwarten, dass sie innerhalb der nächsten zwei Jahre vollständig in der Cloud arbeiten werden.
Intelligentes Drucken – von jedem Ort, zu jeder Zeit
Das automatische Auffinden von Druckernetzwerken mit intelligenter Treiberauswahl und automatischer Installation einer Druckwarteschlange gestattet es den Mitarbeitern, das Drucken von der Ferne aus in den Griff zu bekommen. Zudem sorgen die sichere Druckfreigabe und die Möglichkeit, später zu drucken (Print-Later-Technologie) dafür, dass die Belegschaft die Dokumente erhält, die sie benötigt, ohne dass vertrauliche Informationen unbeobachtet im Druckerschacht liegen bleiben.
Die Möglichkeit, von überall aus und überall im Unternehmensnetzwerk oder auf dem Gerät zu Hause sicher zu drucken und dies nachverfolgen zu können, schafft wiederum den Brückenschlag zwischen Bedienfreundlichkeit und Sicherheit. Bonus: Eine reibungslose und einheitliche Benutzererfahrung beim Druck und der Dokumentenerfassung über alle Geräte hinweg maximiert den Komfort für standortferne und Hybridarbeitskräfte.
Zentrale Sicherheitsmodelle für die Drucker-Infrastruktur
Die Möglichkeit, Drucker von jedem Ort zu jeder Zeit einzusetzen, entlastet die IT. Dadurch, dass sich Treiber zentral aktualisieren lassen, kann die IT zudem leichter ein Höchstmaß an Sicherheit der Drucker herstellen, ohne ihr Personal dafür mehr zu belasten. Dem Anwender wiederum verleihen automatisierte Updates das beruhigende Gefühl, dass die Treiber immer auf dem neuesten Stand sind.
“Durch eine sichere Cloud-Plattform lassen sich Zero-Trust-Sicherheitsmodelle auch auf mobile Arbeitskräfte ausweiten.”
Ein Nachverfolgungsnachweis verschafft darüber hinaus einen Überblick, wer was wo und wann gedruckt hat, und liefert somit eine detaillierte Kontrollkette. Eine verschlüsselte Kommunikation zwischen den Clients und dem Dienstleistungsprogramm, Prüfung der Authentizität des Geräts an den Endpunkten, Schutz der in der Cloud gespeicherten Daten (data at rest) und verschlüsselte Datenkommunikation hingegen schaffen eine sichere Infrastruktur. Ein weiterer Vorteil: Durch eine sichere mandantenfähige Cloud-Plattform lassen sich Zero-Trust-Sicherheitsmodelle auch auf mobile Arbeitskräfte ausweiten.
Darüber hinaus senke eine cloudbasierte Lösung die Kosten der Infrastruktur vor Ort ebenso wie diejenigen für Dienstleistungen, Support und Wartung. Vorbeugende Analysen (Predictive Analytics) geben dagegen einen visuellen Überblick über Druck- und Dokumenterfassungs-Workflows, was wiederum die Verwaltung der Kosten erleichtert und es gestattet, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Résumé
Die Cloud befreit Unternehmen vom herkömmlichen Druckmanagement: Die cloudbasierte Verwaltung von Druckvorgängen hilft dabei, Unterbrechungen zu eliminieren, die mit dem mobilen Drucken einhergehen, und sorgt so für eine verbesserte Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch trägt sie dazu bei, IT-Abteilungen zu entlasten, die Sicherheit zu verbessern und Kosten zu reduzieren. Zudem bleibt die Hybridbelegschaft durch eine solche cloudbasierte Lösung agil und vernetzt. Die Dokumente und Daten sind dabei von der Außenwelt abgeschirmt – die Tele- und Hybridarbeitskräfte jedoch nicht. Kurz: Mit cloudbasiertem Druckmanagement gelingt das mobile Arbeiten – überall auf der Welt.
Die Softwareplattform Intelligent Automation von Kofax hilft Unternehmen, informationsintensive Geschäftsprozesse umzuwandeln, manuelle Arbeiten und Fehler zu reduzieren, Kosten zu minimieren und die Kundenbindung zu verbessern. Dabei kombiniert Kofax RPA, kognitive Erfassung, Prozess-Orchestrierung, Mobilität und Engagement sowie Analytik, um Implementierungen zu erleichtern und Ergebnisse zu liefern, die das Compliance-Risiko mindern und Wettbewerbsfähigkeit, Wachstum und Rentabilität steigern.
Referenzen
[1] https://quocirca.com/quocirca-print-security-landscape-2022/
