Home-Office-Trend, immer flexiblere Arbeitsmodelle, Work-Life-Balance: Unternehmen müssen sich aktuell einiges einfallen lassen, um den neuen Entwicklungen, den Anforderungen und Wünschen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Bei der Unterstützung von Teams und Flexibilität spielen Collaboration-Lösungen und mobile Strategien eine zentrale Rolle. Doch die Zahl der Anbieter und Tools in diesem Bereich ist groß. Worauf sollten Firmen und ihre Entscheider bei der Auswahl der für sie passenden Anwendung also achten?
Autorin – Sharin Gattung, Senior Regional Marketing Manager bei LogMeIn DACH
In einem aktuellen Bericht kommt das Fraunhofer IAO [1] zu dem Schluss, dass die Volatilität von globalen Angebots- und Nachfragemärkten zu hohen Flexibilitätsanforderungen an Unternehmen und ihre Mitarbeiter führe. Einen hohen Stellenwert bei der Gestaltung der Arbeit der Zukunft würden, so die Analysten, innovative Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) einnehmen. Hinzukommt, dass bis 2050 die Hälfte der weltweiten Belegschaft aus Mitarbeitern der sogenannten Generation Y bestehen wird. Für diese jungen Mitarbeiter zählen Erfahrungen und Work-Life-Balance oft mehr als Bezahlung. Zudem verfügen sie zumeist über großes Technologie-Know-how und Versiertheit im Umgang mit neuen Geräten und Systemen. Dies sollten Unternehmen, vermehrt bedenken und ihren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie ihre Arbeit organisieren, verwalten und besser mit anderen koordinieren können.
Der Weg führt in die Cloud
Immer mehr Unternehmen verabschieden sich aktuell vom traditionellen Büro und einem Nine-to-five-Arbeitsalltag, um ihren Mitarbeitern ein Plus an Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit zu geben. Das bedeutet gleichzeitig, dass immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten – sei es für ein paar Stunden in der Woche oder auch fortlaufend. Studien gehen davon aus, dass in den nächsten zehn Jahren mehr als ein Drittel aller Berufstätigen remote, also im Home-Office oder anderswo, arbeiten wird.
Jede IT-Neuerung, die jetzt diskutiert und geplant wird, sollte diese Entwicklung berücksichtigen. Es sind Lösungen gefragt, die über physische Standorte hinausgehen, um voneinander entfernt arbeitende Teams zu verbinden und zu unterstützen. Hier lassen sich Cloud-basierte Technologien deutlich schneller als On-Premise-Lösungen bereitstellen und ermöglichen einen sicheren Zugriff – egal, wo sich der Anwender befindet. Zudem müssen keine komplexe Infrastruktur und Netzwerkstrategie implementiert werden. Abhängig von den individuellen Anforderungen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Teammitglieder sollte das übergeordnete Ziel eine integrierte Suite von Tools sein, die Remote Collaboration, Projektmanagement, Leistungsbewertung und mehr bieten.
Mobile Lösungen sind gefragt
Je verstreuter die Teams sind, desto wichtiger ist es, eine Technologie bereitzustellen, die stets aufruf- und nutzbar ist, und die allen hilft, in Kontakt zu bleiben. Gartner prognostiziert, dass es bis 2020 mehr als 20 Milliarden vernetzte Geräte geben wird [2]. Mitarbeiter erwarten, dass sie alle diese Geräte für ihre Arbeit nutzen können. Ratsam sind also Partner, die eine Software zur Verfügung stellen, die sich nicht nur mobil auf Handy, Tablet und Co. nutzen lässt, sondern die auch mit mobiler Exzellenz punktet.
Doch was ist unter Mobile Excellence zu verstehen? Tools, die dieses Kriterium erfüllen, sind so gebaut, dass sie alle Geräte und Betriebssysteme im Blick haben. Zudem sollten sie der Funktionalität des Gerätes entsprechen, auf dem sie verwendet werden sollen, und keine kleinere, minderwertige Version der Hauptanwendung darstellen. Die Funktionen und die Funktionalität der mobilen Version einer Anwendung sollte genauso aussehen und anwendbar sein wie der herkömmliche Desktop – das erhöht Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit.
Collaboration-Tools als A und O
Egal, ob es um den Wissensaustausch, die Entwicklung neuer Ideen oder die Erläuterung von Ergebnissen geht: Gute Zusammenarbeit ist der Schlüssel erfolgreich agierender und zukunftsorientierter Unternehmen. Die Kollaboration der Mitarbeiter – heute und in Zukunft – sollte daher stets oberste Priorität haben. Voneinander getrennt arbeitende Teams müssen gut miteinander kommunizieren können – Zeit und Ort dürfen hierbei keine Rolle spielen.
Collaboration-Tools müssen daher, wie bereits erwähnt, einfach anzuwenden und auf jedem Gerät nutzbar sein. Gleichzeitig sollten sie verlässlich und stabil sein, um Fehler und Störungen zu minimieren. Laut einer aktuellen BVDW-Studie liegt die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz mittlerweile bei 85 Prozent in Deutschland [3]. Ein Collaboration-Tool für die Zukunft der Arbeit muss daher einen nahtlosen und störungsfreien Wechsel zwischen den unterschiedlichsten Arten von Kommunikation und Endgeräten.
Projektmanagement – Kommunikationsoption rund um die Uhr
Angestellte der digitalen Generation haben mehr Möglichkeiten als je zuvor, mit Kollegen aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Doch diese Entwicklung geht einher mit zahlreichen Herausforderungen hinsichtlich des Workflow- und Projektmanagements. Das Orchestrieren von Zeitplänen, Prozessen und Absprachen über Teams hinweg, die weit voneinander entfernt arbeiten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Herkömmliche Kommunikationswege wie Meetings oder E-Mails sind hierauf nicht ausgerichtet. Sie können keine Arbeits- und Produktionsabläufe unterstützen, die rund um die Uhr und weltweit stattfinden.
Sinnvoller und effizienter ist der Einsatz eines weltweit anwendbaren, benutzerfreundlichen Projektmanagement-Tools, das auf Einfachheit und problemlosen Zugriff ausgelegt ist. User-Tagging, Timelines und Organisationsfunktionen sind essentiell. Auf diese Funktionen muss von überall und zu jeder Zeit zugegriffen werden können, ohne dass Anwender gegen Einschränkungen oder komplexe Abonnements zu kämpfen haben. Stattdessen sollten sie in der Lage sein, Lizenzen oder andere Benutzer einfach hinzuzufügen, wenn Teams wachsen oder externe Anbieter in Projekte eingebunden werden.
Performance-Analyse von Teams und Mitarbeitern
Einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen vermehrt für Arbeitsmodelle wie Home-Office und Co. entscheiden, sind messbar gesteigerte Produktivität und minimierte Kosten. Doch die Arbeit und Leistung voneinander entfernt arbeitender Teams muss klar definierbar und bewertbar sein. Gesucht sind Performance-Management-Tools für Mitarbeiter, die von überall arbeiten und über robuste Dashboards verfügen, um die Leistung in der gesamten Organisation zu identifizieren.
Eine wirklich wertvolle Beteiligung vonseiten der Mitarbeiter ist über Texttools allein nicht möglich. Es sind Lösungen vonnöten, die Videofunktionen bieten und dynamische Inhalte unterstützen. Eine Anwendung wie GoToWebinar gestattet die Kommunikation mit vielen Beteiligten – hilfreich beispielsweise für große Meetings. Diskussionen und Frage-Antwort-Sessions sind ebenso geboten wie Aufnahmefunktionen, so dass das Gesagte wiederholt und bei Bedarf angehört werden kann. Führungskräfte können ein derartiges Tool zudem nutzen, um mit Teammitgliedern ins Gespräch zu kommen, die selten im Office anzutreffen sind, um ihnen Neuerungen vorzustellen und wichtige Themen zu diskutieren.
Integration innovativer KI-Technologien
Viele der Technologien, die zur Unterstützung entfernt arbeitender Teams benötigt werden, erhalten einen Extra-Schub durch Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere maschinelles Lernen. KI findet sich heute bereits in den unterschiedlichsten Lösungen, von Projektmanagement bis hin zu Online-Meetings. Empfehlenswert ist daher ein Lösungsanbieter und Partner, der innovativ agiert, und für den KI kein Fremdwort ist.
Ein schneller Weg, den viele Unternehmen wählen, ist die Partnerschaft mit Technologieriesen wie Amazon oder Google über Integrationen. GoToMeeting lässt sich beispielsweise mit Alexa integrieren, um Anwendern eine Möglichkeit zu bieten, ihren Kalender zu überprüfen oder ein Meeting zu planen, ohne dabei ein Gerät in die Hände nehmen zu müssen. Alexa hat sich schnell von einem intelligenten Lautsprecher im Wohnzimmer zu einem leistungsstarken digitalen Assistenten entwickelt, mit dem sich die Produktivität steigern lässt.
Aber die Unternehmen, mit denen sich eine Partnerschaft wirklich lohnt, sind diejenigen, die ihre eigenen KI- und Cognitive-Technologien entwickeln, um die Produktivität zu optimieren und Geschäftsprobleme zu lösen. Mit dem Smart Meeting-Assistenten von GoToMeeting kann der Inhalt eines Meetings beispielsweise weit über das eigentliche Meeting hinaus erfasst, transkribiert, geteilt und überprüft werden. Collaboration, lange Jahre ein Albtraum hinsichtlich der Absprache von Terminen oder des Schreibens von Notizen, kann heute so einfach sein wie das Teilen eines Links.
Fazit
Um wirklich neue und bahnbrechende Ideen zu fördern und messbare Ergebnisse zu erzielen, werden Meetings auch künftig die Zusammenarbeit prägen. Es ist aber ratsam, auf zuverlässige, einfach zu bedienende Remote-Meeting-Tools zu setzen, die über reine Videokonferenz-Funktionen hinausgehen und die Prozesse der verschiedenen Teams und Mitarbeiter rationalisieren. Smarte Meeting-Protokolle, die Online-Meetings automatisch aufzeichnen und transkribieren sind ein gutes Beispiel, wie sich Abläufe beschleunigen und verbessern lassen.
Jobs im Jahr 2019 und darüber hinaus sind geprägt von einem hohen Maß an Mobilität und Flexibilität. Dieser kontinuierlichen Transformation und Neuerung müssen Unternehmen Rechnung tragen und ihren Mitarbeitern die Lösungen an die Hand geben, die sie bestmöglich in ihrem Tun unterstützen.
Als anerkannter Marktführer im Bereich Unified Communications und Collaboration verfügt LogMeIn über das branchenweit umfassendste Portfolio an UCC-Lösungen unter seiner Marke GoTo. Hierzu gehören preisgekrönte Produkte wie GoToMeeting und GoToWebinar sowie die kürzlich angekündigten Lösungen GoToConnect und GoToRoom.
Referenzen
[1] https://www.iao.fraunhofer.de/images/iao-news/arbeit-der-zukunft-studie.pdf
[2] https://www.gartner.com/imagesrv/books/iot/iotEbook_digital.pdf
[3] https://www.bvdw.org/themen/publikationen/detail/artikel/digitale-nutzung-in-deutschland-2018/
