Autor – David Lavenda, Co-Founder & Chief Product Officer bei harmon.ie
Das Streben nach mehr Effizienz am digitalen Arbeitsplatz hat schon einige große IT-Trends hervorgebracht, zuletzt war es einige Jahre lang die Social Business Collaboration. Zwar ist der Hype um „Social“ etwas abgeebbt, doch das Kernthema „agile kommunikative Zusammenarbeit“ steht weiter hoch im Kurs, getragen von modernen Tools wie Slack, Microsoft Teams, Facebook at Work und dergleichen. Doch daneben hat – ganz unbeeindruckt von Modeerscheinungen – auch der erklärte „Hauptfeind“ der Social-Collaboration-Bewegung überlebt, die gute alte E-Mail.
E-Mail-Flut nimmt weiter zu
Eigentlich gilt die E-Mail schon lange als der Produktivitätskiller im Büro: Zu viele Nachrichten landen täglich im Postfach, zu viel davon ist Spam, und für Teamarbeit und Dokumentenaustausch ist sie eigentlich zu umständlich. Doch trotz publicity-trächtiger Kampagnen wie „Zero E-Mail“ scheinen wir von deren Abschaffung heute weiter entfernt zu sein denn je. Das jedenfalls lässt sich aus den aktuellen Zahlen des Analystenhauses Radicati-Group herauslesen [1].
Für Unternehmen heißt das, dass sie den aussichtslosen Kampf gegen die E-Mail besser gar nicht erst führen sollten, sondern besser nach neuen Wegen suchen sollten, wie sie mit diesem Kanal effizienter umgehen. Gefragt sind daher Lösungen, die den Umgang mit den vielen täglichen Mails am Arbeitsplatz produktiver gestalten.
Postfächer mit geschäftskritischen Inhalten
E-Mails haben eine enorme geschäftliche Bedeutung: Denn Fakt ist, dass heute eine Unmenge an geschäftsrelevanten Dokumenten über die Mailserver ein- und ausgeht – von Angeboten über Verträge bis zu Rechnungen. Unternehmen müssen sich an dieser Stelle also fragen, ob sie über die richtigen Werkzeuge und Prozesse verfügen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente aus den Postfächern der Mitarbeiter auch dort landen, wo sie hingehören. Und das heißt idealerweise Integration in die Geschäftssysteme – und somit vor allem auch in ein zentrales Dokumentenmanagement.
Die Exchange-SharePoint-Lücke schließen
In Microsoft-Umgebungen stehen hier zwei Serversysteme im Fokus: SharePoint als Plattform für zentrales Dokumentenmanagement, und Exchange/Outlook als E-Mail-System. Genau an dieser Stelle lauert eine Barriere: E-Mails liegen bei Exchange in einer völlig eigenständigen Datenbankumgebung und sind daher von Haus aus nicht über SharePoint zu erreichen. Entsprechend kann man auch von der Exchange-SharePoint-Lücke sprechen. Die grobe Zielsetzung lautet also, dass eine Integration von E-Mail und Dokumentenmanagement erreicht werden sollte.
E-Mail verbinden mit Dokumentenmanagement
Prinzipiell verfügt SharePoint über alle grundlegenden Funktionen zum Speichern und Verwalten von geschäftlichen Dokumenten aller Art. Somit können ihn die Anwender auch nutzen, um Mails und deren Anhänge in SharePoint Dokumentenbibliotheken ablegen. Doch in der Praxis gestaltete sich das Hochladen von Dateien auf SharePoint immer schon sehr umständlich. Das betrifft sowohl das Handling der Upload-Funktion über den Browser wie auch den Umgang mit größeren Datenmengen.
Hier spielt auch das Thema Metadaten eine Rolle. SharePoint gilt vor allem deshalb als intelligentere Alternative zum klassischen File-Server, weil er eine Speicherung mit Metadaten, und so eine Klassifizierung aller Inhalte ermöglicht. Über diese Zusatzinformationen lassen sich Inhalte klar identifizieren und einfacher auffinden.
SharePoint als Dokumentenablage wenig genutzt
Ob diese Potenziale von SharePoint in den Unternehmen bereits ausreichend bekannt und auch genutzt werden, steht allerdings auf einem anderen Blatt. Das zeigt erneut die SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19 der Hochschule der Medien Stuttgart und SharePoint360.de [2]. Bei der Befragung von über 270 Unternehmen kam unter anderem heraus, dass die Nutzung von SharePoint als Dokumentenablage noch zu wünschen übrig lässt. So gaben 48 Prozent an, dass in ihrer Organisation weniger als die Hälfte der Mitarbeiter SharePoint für Ablage und Zugriff auf Dokumente nutzen. Bezeichnenderweise wird der gute alte Fileserver immer noch stark eingesetzt und steht an zweiter Stelle bei den Ablagesystemen. Sehr oft ist der Grund dafür, dass den Benutzern die SharePoint-Nutzung zu kompliziert ist.
Doch SharePoint bietet gegenüber klassischen File-Servern eine Reihe von Vorteilen. Das beginnt bei der Versionsverwaltung, die das alte Problem von Datenverlusten und falschen Versionen eliminiert. Beim Suchen und Organisieren von Dokumenten helfen Metadaten, und schließlich optimiert SharePoint auch noch die Teamarbeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Office-Dokumenten. Doch der Weg zu einer modernisierten Office-Arbeit ist nach wie vor mit Hindernissen gespickt. So müssen bei der Migration oft enorme Datenmengen bewegt werden, es sind geeignete Ablagestrukturen und Taxonomien nötig, und auch die Benutzer müssen erst einmal mit dem neuen Arbeiten mit Dokumenten und E-Mails vertraut gemacht werden.
SharePoint-Zugriff über Explorer-Interface vereinfachen
In der Theorie wären mit SharePoint alle Voraussetzungen für eine ordentliche Verwaltung von Geschäftsdokumenten geschaffen. Doch in der Praxis umgehen viele Anwender diese Funktionen, laden Dokumente nicht hoch und belassen sie oft in den lokalen Outlook Postfächern. Um die Schwelle zu senken, gibt es Tools, die über eine Explorer-Oberfläche einen einfachen Zugriff auf SharePoint bieten. So bietet der Anbieter harmon.ie ein Tool in Form einer Outlook-Erweiterung an. Die Nutzer bekommen damit von ihrem täglichen Arbeitsplatz aus einen direkten Zugriff auf SharePoint und können so Dokumente beliebig verschieben und kopieren, aus Outlook wie auch vom Windows-Desktop. E-Mails können sogar über Outlook-Web-Access (OWA) von einem mobilen Gerät auf SharePoint hochgeladen werden.
Dieser einfache Ansatz hilft gerade bei SharePoint-Einführungsprojekten, wenn es darum geht, den Mitarbeitern ohne großen Schulungsaufwand an die Umstellung vom Fileserver auf SharePoint zu gewöhnen – ganz einfach aus ihrem Outlook. Hinter den Kulissen sorgt die Lösung noch dafür, die Vergabe von Metadaten zu automatisieren. Während ein Anwender seine Mails und Dokumente in Richtung SharePoint verschiebt, werden im Hintergrund auf der Basis intelligenter Mechanismen wie dem Microsoft Graph die Dateien passend zugeordnet. So erledigt sich das Dokumentenmanagement weitgehend ohne Zutun der Anwender, die unternehmensweite Ordnung, Auffindbarkeit und Durchsuchbarkeit ist gewährleistet.
SharePoint-Outlook-Integration in der Praxis
Ein Anwendungsbeispiel, wie man in der Praxis effizienter mit E-Mail-Dokumenten umgeht, liefert Rehau, ein führender Hersteller für Kunststoffprodukte in den Bereichen Automotive, Bau und Industrie mit 20.000 Mitarbeitern. Die Rechtsabteilung des multinationalen Unternehmens nutzte bisher verschiedene Speichersysteme an mehreren Standorten, um große Mengen an sensiblen Dokumentationen und E-Mail-Korrespondenz abzuwickeln.
Dabei erwiesen sich einige Bereiche in puncto Arbeitseffizienz und Sicherheit als problematisch, denn E-Mails und Dokumente an verschiedenen Orten zu speichern bedeutete, dass Mitarbeiter viel Zeit für das Durchforsten nach Informationen aufwendeten. Auch verschwanden wichtige Dokumente regelmäßig in persönlichen Postfächern, oder wurden falsch in SharePoint abgelegt, was das Auffinden erschwerte. Außerdem stellten unterschiedliche Fassungen von Dokumenten ein Sicherheitsrisiko dar und sorgten für ein Dokumentenchaos. Und die über E-Mails abgewickelte Dokumenten-Zusammenarbeit machte es schwer, die jeweils aktuelle Dokumentenversion festzustellen.
Informationsaustausch mit neuer File-Sharing-Infrastruktur
Um den Informationsaustausch einfacher und sicherer zu machen, sollten mit Hilfe der Lösung von harmon.ie die bisher uneinheitlichen Informationen an einem Ort zusammenzuführt werden. Die Benutzer erhielten auf diese Weise einfache Drag und Drop-Funktionen, damit sie ihre E-Mails und Anhänge in SharePoint hochladen und gleichzeitig mit den richtigen Metadaten versehen können. Auf diese Weise entstand eine universelle File-Sharing-Infrastruktur, die die globalen Anforderungen erfüllt.
Auch bei der Arbeit mit externen Anwälten oder Fachangestellten kommen diese Vorteile zum Tragen. Zuvor war es schwierig, alle Versionen von Dokumenten und E-Mails mit internen und externen Nutzern zu organisieren. Jetzt stehen auch in langen E-Mail-Threads konsistente Links zur aktuellsten Version eines jeden Dokuments zur Verfügung.
Fazit
Mit Einführung der Lösung können E-Mails und Dokumente einfach gespeichert und verwaltet werden. Mit der Kombination aus SharePoint-Dokumentenmappen und Metadaten lassen sich Informationen wie Fristen, Wiedervorlagen, Verhandlungen und andere fallbezogene Informationen einheitlich und schnell organisiert werden – in der Rechtswelt unerlässlich. Dokumente aus den Akten lassen sich einfach per Drag & Drop in den richtigen Ordner in SharePoint zur Aufbewahrung ziehen.
So steht fest: SharePoint bringt alles für die zentrale Speicherung und die gemeinsame Arbeit von Geschäftsdokumenten mit – verstärkt durch Tools, die den Zugriff auf SharePoint und OneDrive aus Outlook, Office und Windows vereinfachen.
David Lavenda ist Co-Founder & Chief Product Officer bei harmon.ie, einem weltweit führenden Anbieter von Intelligenten E-Mail-Management Lösungen mit Office 365. Derzeit setzen mehr als 1.600 Geschäftskunden in 45 Ländern auf Digital Workplace-Lösungen von harmon.ie. Das Unternehmen ist Finalist des Microsoft Partner of the Year, Gewinner der Microsoft App of the Year und IBM Global Partner.
Referenzen
[2] https://sp36.de/spo365studie19
