Autorin – Birgit Werthebach ist Marketing-Redakteurin, agorum® Software GmbH
Die Vision vom papierlosen Büro geistert durch die Medien, seit sie 1975 erstmals auf das Papier der „Businessweek“ gedruckt wurde. In der vernetzten Geschäftswelt von heute ist die elektronische Aktenverwaltung an der Tagesordnung: digitale Patientenakte, elektronische Personalakten oder Archivierung mit einem Dokumentenmanagement-System sind im Alltag vertraut. Sogar Behörden sind seit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes im August 2013 dazu verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen.
Doch auch wenn das herkömmliche Papierarchiv ein Auslaufmodell ist – viele Unternehmen zögern noch, ihr Archiv komplett zu digitalisieren. In der Praxis sind häufig Zwischenlösungen anzutreffen, etwa die lokale Archivierung elektronischer Dokumente in den betreffenden Abteilungen. Typischerweise liegen alle Rechnungen auf dem Buchhaltungslaufwerk, Bestellungen im Einkauf und die E-Mails im schlimmsten Fall völlig ungesichert auf den Computern der einzelnen Mitarbeiter. Auch Papierdokumente sind nicht selten im ganzen Unternehmen verteilt, oft sogar mehrfach kopiert, weil verschiedene Abteilungen gleichzeitig damit arbeiten. Durch solche dezentralen Strukturen geht viel nützliches Wissen unter, statt zur Wertschöpfung im Unternehmen beizutragen.
Informationen vorgangsbezogen bündeln
Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System legt die im Unternehmen vorhandenen Dokumente übersichtlich in digitale Akten ab und bringt damit eine einheitliche Struktur ins elektronische Archiv. Beim Open-Source-DMS agorum® core werden beispielsweise alle Dokumente in einer zentralen Datenbank abgelegt. Jedes Dokument ist also physisch nur einmal vorhanden, kann aber in beliebig viele digitale Akten verlinkt werden. Auf diese Weise bleibt das Datenvolumen überschaubar.
In der digitalen Akte befinden sich alle Informationen, die einen bestimmten Kunden betreffen, zu einem Projekt gehören oder für einen Vorgang wichtig sind. Eingescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos, CAD-Zeichnungen, E-Mails inklusive Anhängen, Adressdaten, Termine und vieles mehr: Sämtliche Bearbeitungs- und Protokollinformationen werden direkt mit dem Dokument gespeichert. Als zusätzliches Sicherheitsplus werden auf Wunsch auch Vorversionen eines Dokuments mit abgelegt. So arbeiten alle Mitarbeiter mit dem aktuellen Stand, können aber auch zu früheren Versionen des Dokuments zurückkehren. Die Ablagekriterien orientieren sich idealerweise an den Arbeitsabläufen im Unternehmen. Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, bewährte Archivierungs-Richtlinien aus der Papierablage in die digitale Akte zu übernehmen.
Um die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Einführung digitaler Akten zu erhöhen, hat agorum ein DMS-Laufwerk entwickelt, das sich wie ein normales Netzlaufwerk verhält, aber dennoch der Schlüssel zum „Datentresor“ ist – der Datenbank, auf der alle für das Unternehmen wichtigen Dokumente liegen. Während das DMS-Laufwerk alle Daten dort ablegt, arbeiten die Mitarbeiter weiter wie bisher. Oft merken sie nicht einmal, dass sie bereits auf das digitale Archiv zugreifen.
Dokumente automatisch am richtigen Ort ablegen
Ein gutes DMS legt komplette digitale Akten inklusive der vorher festgelegten Ordnungsstruktur automatisch an. Dazu werden eine Reihe zusätzlicher Inhalte, z.B. Informationen zum Ersteller, Erstelldatum, Typ, Sprache, Status oder beliebige eigene Stichworte benötigt. Anhand dieser Metadaten wird das Dokument dann automatisch verschlagwortet. Beim Ablage- und Suchassistenten von agorum® core kann der Nutzer beispielsweise in der leicht verständlichen, intuitiven Oberfläche auf „Kundenakte neu anlegen“ klicken und erhält eine leere digitale Akte, in der alle nötigen Kategorien bereits angelegt sind. Die Dokumente bekommen automatisch die richtigen Schlagworte vererbt und sind sofort für jeden Benutzer auffindbar, der die Rechte hat, auf diesen Ordner zuzugreifen.
Bild: Kundenakte neu anlegen
Die Software bietet drei einfache Möglichkeiten, um jede Art von Dokumenten direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus am richtigen Ort abzulegen. Entweder wird mit dem Befehl „Speichern unter“ in einen vorher definierten Eingangsordner gespeichert oder – die nächste Möglichkeit – per Drag and Drop in den geöffneten Ablage- und Suchassistenten gezogen. Die dritte Methode erfolgt per Drag and Drop in eine frei platzierbare Fläche auf dem Desktop. Komplizierte Check-in-/Check-out-Routinen sind dabei ebenso wenig nötig wie manuelles Klicken durch tief verschachtelte Verzeichnisbäume. Alle drei Varianten funktionieren für Einzeldokumente, aber auch für mehrere Dokumente gleichzeitig und sogar für E-Mails mit Anhängen. Der Ablage- und Suchassistent ermittelt anhand von Suchbegriffen, Dokumenttypen und Kategorien automatisch den richtigen Ablageort. Falls Ablagekriterien manuell ausgewählt werden sollen, geschieht dies meist über ein Auswahlmenü, nur wenige Angaben erfolgen noch manuell. Das reduziert Eingabefehler auf ein Minimum.
Die Suchfunktion bedient sich der gleichen Struktur. Der Benutzer kann entweder klassisch über Suchbegriffe oder komfortabel über vorab definierte Suchparameter suchen. Regelmäßig benötigte Suchanfragen lassen sich zusätzlich als Favoriten speichern.
Informationsquelle und Entscheidungsgrundlage
Digitale Akten sind eine wertvolle Informationsquelle für die Geschäftsführung. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen und je schneller sie abrufbar sind, umso tragfähiger ist eine strategische Entscheidung. Mit einer fundierten Datenbasis können Risiken besser kalkuliert und Fehlentscheidungen vermieden werden. Bestimmte digitale Akten sollten zudem zentral im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, damit Mitarbeiter zum Beispiel flexibel auf Kundenanfragen reagieren können.
Auch die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit wird wesentlich effizienter. Neue Mitarbeiter arbeiten sich zuverlässig in Geschäftsvorgänge ein und die Weitergabe kompletter digitaler Akten, beispielsweise an Kunden oder Kollegen, wird vereinfacht. Jedes Teammitglied kann außerdem elektronische Notizen an Dokumente anheften und auf diese Weise Informationen an einen oder mehrere Kollegen weitergeben.
Gesetzliche Vorschriften und Datensicherheit
Für digitale Akten gelten die gleichen rechtlichen Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierakten. Revisionssichere Akten müssen generell unveränderbar und fälschungssicher sein. Bei digitalen Akten ist es erforderlich, dass das Ursprungsdokument im Original erhalten bleibt und jede Veränderung komplett und nachvollziehbar als neue Version dokumentiert wird. Die Daten müssen zudem vor Verlust geschützt und jederzeit verfügbar sein. Den unberechtigten oder versehentlichen Zugriff Dritter verhindern entsprechende Zugriffsberechtigungen.
Fazit
Mit digitalen Akten können alle Dokumente schnell und einfach abgelegt, automatisch verschlagwortet und jederzeit sicher wiedergefunden werden. Geschäftsprozesse lassen sich oft automatisieren. Mit dem richtigen Konzept erfüllen digitale Akten außerdem alle denkbaren Compliance-Anforderungen und sichern Wettbewerbsvorteile.
www.agorum.com
Birgit Werthebach ist Marketing-Redakteurin bei der agorum® Software GmbH, dem Hersteller des Open Source DMS-Systems agorum® core, das bei Unternehmen jeder Größe und Branche ebenso im Einsatz ist wie bei Behörden und Institutionen. agorum® bietet seit über zehn Jahren individuelle DMS-Lösungen inklusive Beratung, Support und Schulung.
