Seit wann ist Information Management eigentlich intelligent?
Autor – Greg Milliken, Senior VP Marketing bei M-Files
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Greg Milliken ist Teilnehmer der Podiumsdiskussion auf der DCX
10.10.2018, 16.00–16.45 Uhr
ECM, Content Services, IM, Digital Workplace … and the Future of Information Management
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Bildlich gesprochen erleben wir derzeit so etwas wie den Zusammenschluss dreier Hochdruckgebiete im Informationsmanagement, der Unternehmen und Anwendern einen sonnigen Ausblick beschert. Technisch gesprochen bedeutet dies vor allem die Einführung dreier grundlegender Konzepte, die sich im Zusammenspiel gegenseitig enorm verstärken und das Informationsmanagement auf ein völlig neues Level heben können. Doch: Um welche drei Konzepte handelt es sich dabei, wie funktionieren sie und wie spielen sie zusammen?
Metadaten erzeugen Kontrolle und Kontext
Das erste Hochdruckgebiet kann beschrieben werden als umfassende Nutzung von Metadaten zur Steuerung des Umgangs mit Informationen. Metadaten sind nicht mehr lediglich eine hilfreiche Unterstützung bei der Suche – falls sie denn überhaupt jemand angegeben hat. Vielmehr steuern Metadaten heute alles: Sie schaffen eine mehrdimensionale Struktur der Ablage, die beliebige hierarchische oder nicht-hierarchische Sichten auf die Informationen erlaubt. Sie ermöglichen eine inhaltsbasierte Steuerung der Zugriffsrechte, bei der der Zugriff aufgrund von Klassifizierung geregelt wird und nicht mehr aufgrund des Ablageorts. Sie sind ein Trigger für die automatisch richtige Einsteuerung von Informationen in Workflows zur korrekten Behandlung.
Die wichtigste Eigenschaft von Metadaten jedoch ist – bei der Flut an Informationen – die Herstellung von Kontext, sprich des Zusammenhangs, in dem eine Information steht. Das kann beispielsweise die Zuweisung eines Vertrags zu einem Kunden, zu einem Projekt, zu Besprechungsprotokollen und Zahlungsströmen sein. Aus dem Kontext erschließt sich die Relevanz der Information für eine bestimmte Situation eines bestimmten Nutzers. Über Metadaten kann gesteuert werden, dass jeder Nutzer zu jedem Moment genau die Informationen erhält, die für die nächsten Arbeitsschritte notwendig sind. Metadaten sind der Superklebstoff, der alles zusammenhält, sind das Schmiermittel dafür, dass alle Prozesse sicher ineinandergreifen.
Künstliche Intelligenz schafft Klarheit und Automatisierung
Moderne Methoden der Künstlichen Intelligenz helfen bereits heute dabei, große Mengen an Informationen automatisiert zu klassifizieren und mit Metadaten anzureichern. Das beginnt bei der einfachen Identifikation von Kundennummern in Dokumenten und erstreckt sich über die automatische Zuweisung zu Dokumentenklassen bis hin zur modernen Sentiment-Analyse über den Tenor von Dokumenten.
In den Labs geht man jedoch schon einen Schritt weiter: Es wird mit der proaktiven Unterstützung der Nutzer experimentiert. So werden beispielsweise beim Beantworten einer E-Mail proaktiv die Dateien als Anhänge vorgeschlagen, die aufgrund des Inhalts und des Empfängers der Mail wahrscheinlich die richtigen sind. KI ist dabei der Schlüssel zur Automatisierung von Prozessen im Informationsmanagement, weil sie die Unmengen an unstrukturierten Informationen „versteht“ und richtig einordnen kann. Durch KI kann man nicht nur der Menge an Informationen Herr werden, sondern sich auf die wirklich interessanten Dinge konzentrieren.
Quellenneutralität bewirkt Reichweite und Flexibilität
Moderne Content-Services-Plattformen sind heute repository agnostic, sprich sie können standardmäßig Daten aus einer Vielzahl von Quellen nutzen und aufwerten, ohne diese zunächst migrieren oder kopieren zu müssen. Typische Quellen sind Netzwerkordner im File-System, bestehende Archiv-, DMS- und ECM-Systeme, SharePoint, Anwendungssysteme wie CRM oder ERP und viele mehr. Die Content-Services-Plattform nutzt die Daten, wo sie sind, und bildet alle Services, die die Quelle nicht bietet, transparent nach.
Ein Beispiel hierfür ist die Anreicherung von Dateien mit Metadaten. Diese können im File-System nicht effizient an die Dateien angehängt werden, also verwaltet die Content-Services-Plattform sie zentral. Je mehr bestehende Datenbestände angebunden werden können, desto besser. Da die vorhandenen Systeme und Prozesse dabei nicht gestört werden, können neue Lösungen sofort die bestehenden Daten nutzen, ohne dass eingespielte Prozesse und Nutzer verändert werden müssten. Trotz verkrusteter Strukturen lassen sich Innovationen sofort umsetzen und werden nicht durch aufwendige Migrations- und Change-Projekte aufgehalten.
Quellenneutralität schafft so zum einen sofort eine große Reichweite für die neuen Mechanismen und zum anderen befreit sie von einem der größten Hemmnisse für Innovation: der Notwendigkeit zur Migration von Altdaten und Prozessen.
Intelligentes Informationsmanagement durch große Schnittmenge
Das Besondere ist, dass diese drei Konzepte untereinander wie Katalysatoren wirken. Mit KI werden Metadaten im großen Stil automatisiert gewonnen und umgekehrt werden KI-Methoden umso genauer, je mehr Kontextinformationen in Form von Metadaten vorliegen. Je mehr Repositories bzw. Quellen einbezogen werden, desto vollständiger ist das Bild über einen Sachverhalt. Auch die Auswahl an kontextgenerierenden Metadaten ist breiter und dementsprechend größer ist der Nutzerkreis für die angereicherten Informationen. Gleiches gilt für die Wirtschaftlichkeit: Je mehr Datenquellen mit KI-Methoden angereichert und erschlossen werden können, desto mehr Wert entsteht daraus für die Organisation und desto besser verteilen sich die verbundenen Kosten und Aufwände.
Intelligentes Information Management benötigt große Schnittmenge zwischen Metadaten, KI und Quellenneutralität
Je größer die Überlappung von Metadatenfokus, Künstlicher Intelligenz und Quellenneutralität, umso mehr Wert entsteht also für das Unternehmen und umso mehr verwandelt sich das angestaubte Verwalten von Dokumenten und Informationen zu einem intelligenten Informationsmanagement, das kontextabhängig, proaktiv und automatisiert ist.
Fazit
Statt im Wirrwarr der Begrifflichkeiten unterzugehen, sollten Entscheider also genau prüfen, inwieweit die bisherigen oder neu anzuschaffenden Lösungen für das Informationsmanagement von diesen drei Konzepten Gebrauch machen. Ist die Überlappung dieser drei Konzepte groß, besteht die Aussicht auf einen „Endless Summer“ im Informationsmanagement.
M-Files bietet eine neue Generation an Softwareplattform für intelligentes Informationsmanagement an. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS/ECM-Systemen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files Informationssilos auf, indem es den Nutzern die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext erlaubt.
Greg Milliken ist Teilnehmer der Podiumsdiskussion auf der DCX
Content Services and Content Marketing Stage
Mittwoch, 10.10.2018, 16.00–16.45 Uhr
ECM, Content Services, IM, Digital Workplace … and the Future of Information Management
Moderator: Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT GmbH
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