Agile Projektteams und effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern gehörten zu den unmittelbaren Zielen von Unternehmen im Rahmen ihrer Digitalisierung. Doch aktuell gestaltet sich digitale Zusammenarbeit noch eher ineffizient. Vor allem Ablage- und Kommunikationsprozesse, Informationsverbreitung und Wissensmanagement sind meist fehleranfällig – insbesondere dann, wenn Personen über mehrere Standorte oder Zeitzonen hinweg beteiligt sind. Schnell kommt es im Projektverlauf zu einem Sammelsurium einzelner Werkzeuge für die Zusammenarbeit, die nicht miteinander kompatibel sind und keine ganzheitliche Lösung bilden. Dann laufen Projekte unbemerkt aus dem Ruder, denn oftmals fehlt eine transparente, bereichsübergreifende Kommunikations- und Datenbasis – und damit ist eine agile, unternehmensweite Teambildung kaum möglich.
Autor – Volker Wiora ist Managing Director und Co-Founder von Linkando
Wie können Unternehmen es also schaffen, interne und externe Mitarbeiter zu effizienten Projektteams zu formen? Grundlegende Aufgabe ist, die Basis für agile Strukturen und Prozesse zu schaffen. Gleichzeitig müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter, externe Partner und Kunden „abholen“ und motivieren, sich bei agilen Projekten einzubringen.
Man nehme …
Für ein erfolgreiches Smart Work müssen Unternehmen also umdenken und Grenzen aufbrechen – sowohl räumlich als auch geistig: Unter Smart Work versteht man eine agile Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams unterschiedlicher Größe, Location und Unternehmenszugehörigkeit. Dabei sind verschiedene Formen der Zusammenarbeit intelligent miteinander verbunden.
Basis dafür sind intuitive Bedienbarkeit, Transparenz und klare Kommunikation sowie Zugriff auf die passenden, untereinander kompatiblen Tools. Künstliche Intelligenz (KI) verleiht Smart Work einen zusätzlichen Boost: Team-Mitglieder finden so zum Beispiel noch schneller das für sie relevante Wissen in Form von Expertise oder bereits erstellten Dokumenten. Projekt-Mitarbeiter erhalten Informationen über ideal ergänzende Experten für ihr Team und im Gegenzug werden Experten auf passende Projekte aufmerksam gemacht.
Smart Work: Agile Zusammenarbeit von dezentralen Projektgruppen
… und füge hinzu
Um agile Zusammenarbeit in Projektteams auf den Weg zu bringen, haben sich folgende Kernfragen als ausschlaggebend erwiesen:
Was zeichnet Mitarbeiter in agilen Projekten aus? Sie lieben es, virtuell zu arbeiten, sich auf kulturelle Unterschiede einzulassen und zeitlich flexibel zu sein.
Wie findet man die richtigen Experten für ein bestimmtes Projekt? Für diese Aufgabe eignet sich eine Plattform, auf der sich Experten mit ihren Skills und Interessen registrieren können. So entsteht ein produktives Sich-„Vernetzen“ und perfektes „Matching“ – Tinder für die Projektarbeit.
Was brauchen Projekt-Teams, um vernünftig arbeiten zu können? Auf einer ganzheitlichen Plattform können sie einfach und schnell miteinander kommunizieren. Virtuelle Arbeitsräume, die mit allen Tools ausgestattet sind, machen ein effizientes Arbeiten möglich – gerade bei internationaler Projektarbeit mit unterschiedlichen Zeitzonen und Vorgehensweisen der Mitstreiter. Wichtig ist dabei auch der KI-basierte schnelle Zugriff auf Expertise, Dokumente, Informationen und Ideen.
Sind diese drei Faktoren gegeben, sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start geschaffen.
… und würze das Ganze mit einer Smart-Work-Plattform
Ganzheitliche Plattformen sind das Mittel zur Wahl, wenn es um agiles Arbeiten geht. Denn sie schaffen einen klaren Ressourcen-Überblick und erleichtern so die komplette Zusammenarbeit: Umfassende Personenprofile unterstützen Projektleiter dabei, ideal besetzte Teams zusammenzustellen. Dokumente sind ausnahmslos auf der Plattform zu finden, auf die alle Beteiligten Zugriff haben: Die Team-Mitglieder können temporär oder dauerhaft mit verschiedenen Berechtigungen in Projekte eingebunden werden. Das fördert, genauso wie der sichtbare Bearbeitungsstatus von abgelegten Dokumenten, die effiziente Bearbeitung von Aufgaben.
Gleichzeitig sorgt eine Smart-Work-Plattform mit integrierten Blog-, Chat- und Conferencing-Funktionen für vereinfachte Absprachen und unkomplizierten Austausch untereinander. Ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz einer Smart Work-Lösung ist die intuitive Bedienbarkeit und die volle Integration der Tools, egal ob am Computer, Tablet oder Smartphone. KI kann das generierte Wissen intelligent für die Nachwelt erhalten, und zwar leicht abrufbar und interpretierbar. Wie ein digitaler Concierge vermittelt KI zwischen den Plattform-Usern und unterstützt sie in ihrer täglichen Arbeit und Kommunikation.
Fazit
Smart Work bedeutet also, innerhalb eines dynamischen Netzwerks schnell zu interagieren, gemeinsam neue Ideen zu generieren und gesteckte Ziele zu erreichen. Ganzheitliche Plattformen wie Linkando lösen dafür die alten, starren Strukturen auf. Die Made-in-Germany-Plattform bietet alle Werkzeuge für eine effiziente Zusammenarbeit, ist flexibel einsetzbar und einfach zu bedienen. Hinzu kommt: Es gibt keine Tools, die nicht mit der Plattform kompatibel sind – Smart Work leicht gemacht.
Linkando ist eine ganzheitliche Plattform für Smart Work. Als Basis für digitale Ökosysteme integriert Linkando alle Informationen und Kommunikationswege auf einer zentralen Plattform. „Link and Do“ steht für einen durchgängigen Ansatz, der es Konzernen, Firmennetzwerken, Verbänden, Vereinen, Projektorganisationen oder Communities ermöglicht, sich auf Basis ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen zu vernetzen.
