Ménage-à-Trois: SharePoint, ECM & die Applikationen

 

SharePoint als leistungsstarke ECM-Basis-Technologie – funktionale Lücken lassen sich mit fach- und branchenspezifischen Anwendungen von ECM-Spezialisten professionell schließen.

 

Text: Markus Bütterhoff, Product Manager Microsoft Solutions bei der d.velop AG

 

“Mit den richtigen Erweiterungen wird aus SharePoint ein vollwertiges Dokumentenmanagement-system.“

 

 

 

 

Gartner kürte Microsoft im soeben veröffentlichten Magic Quadrant 2021 für Content Services Platforms (der frühere Magic Quadrant ECM) erneut zum führenden Anbieter im Markt. Die bekannten ECM-Spezialisten reihen sich dahinter ein. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die Microsoft Content Services keine vollständige ECM-Plattform sind. Auch Gartner selbst bescheinigte SharePoint bereits im vergangenen Jahr erhebliche Lücken bei ECM-Kernfunktionen, die durch ECM-Spezialisten zu schließen sind.

 ECM-Lösungen und Microsoft Content Services

Seit der Vorstellung von Microsoft 365 bezeichnet Microsoft all die Technologien als Content Services, die der digitalen Verwaltung von Dokumenten sowie der Automatisierung von Prozessen dienen. Namentlich handelt es sich dabei u.a. um SharePoint Online, OneDrive oder auch Bestandteile von Microsoft Azure. Schon diese Aufzählung macht klar, dass sich dahinter keine klassischen, kompletten ECM-Plattformen verbergen. Vielmehr handelt es sich um ECM-Basis-Technologien im Bereich der Ablage und Zusammenarbeit für Unter-nehmen, die strategisch auf Microsoft setzen.

Gartner selbst sieht es ähnlich. Schon in der Vergangenheit wurde von den Analysten darauf hingewiesen, dass Microsoft-Kunden häufig auf Drittanbieter setzen, um von dem Nutzen und Funktionsumfang klassischer ECM-Systeme zu profitieren. Selbst das von Microsoft ins Leben gerufene „Project Cortex“, inzwischen aufgegangen in Viva Topics und SharePoint Syntex, liefert vor diesem Hintergrund vor allem Basisfunktionalitäten im Bereich der Dokumentenerfassung und Metadaten-Extraktion. Microsofts Definition der Content Services unterstreicht indes die Bedeutung des Dokumentenmanagements im Rahmen der Prozessautomatisierung. Dadurch wird ECM oder DMS zur unverzichtbaren Grundlage jeder Digitalisierungsstrategie. Genau hier befindet sich der Ansatzpunkt für ECM-Spezialisten mit ihren ergänzenden Applikationen.

Unternehmen, die strategisch auf Microsoft setzen und tatsächlich nach einer passenden, leistungsfähigen und zukunftsorientierten ECM-Lösung suchen, werden im Microsoft Content Services Partner Programm fündig. Hier finden sie die Fach- oder Branchen-verfahren zertifizierter Partner des Softwareriesen, die den Microsoft Content Services die fehlenden Dienste hinzufügen.

Partner für neue Entwicklungen auf Basis von MS-Technologien

Die Bereitstellung fach- und branchenspezifischer Lösungen für konkrete Unternehmens-anforderungen gehört nicht zu den Zielen von Microsoft. Deren Entwicklung ist Gegenstand des Microsoft-Partnerprogramms. Hier erhalten Drittanbieter in enger Abstimmung mit dem Microsoft Development Unterstützung bei der Entwicklung eigener Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien und werden sehr frühzeitig in neue Entwicklungen eingebunden. So ist sichergestellt, dass sie ihre Lösungen rechtzeitig an Entwicklungen bei Microsoft 365 und die Content Services anpassen und das Microsoft-Basisangebot stets sinnvoll ergänzen und praktisch veredeln. Zudem besteht für sie die Möglichkeit, eigene Anregungen und Ideen mit Blick auf ihre Kunden bei Microsoft in der Entwicklung zur Diskussion zu stellen.

Microsofts Anforderungen an Mitglieder im Content Services Partner Programm sind genau definiert. Anbieter können nur dann Mitglied werden, wenn sie auf Basis von Microsoft-Produkten mit nachgewiesenem Erfolg Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeit mit ECM-Lösungen zu optimieren. Gemeint sind damit kompetente Beratung, erfolgreich implementierte Projekte sowie die Umsetzung digitaler Workflows. Das dabei betrachtete Spektrum reicht vom Scannen und Klassifizieren bis hin zu Lösungen für das umfassende, unternehmensweite Wissensmanagement. Gartner erwähnt in seinem aktuellen Magic Quadrant for Content Services Platforms 2021 das Third-Party Ökosystem mit Lösungen, die Microsoft 365 erweitern, als besondere Stärke.

SharePoint-Erweiterung für Informationsprozesse

Mit den richtigen Erweiterungen wird aus SharePoint (als zentralem Repository) ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem, mit dem sich Dokumente und Informationen in digitalen Akten unterschiedlichster Art strukturieren und workflowbasiert verarbeiten lassen. Entsteht dadurch innerhalb jeder Applikation der komplette Blick auf Kunden-informationen, bringt dies Transparenz und Standardisierung in Prozesse und Ablage-strukturen. Speziell darauf ausgerichtete SaaS-Angebote wie von d.velop sparen Zeit in der Implementierung. Standardisierte digitale Abläufe aus dem geschäftlichen Alltag können bei der Abbildung konkreter Anwendungsfälle helfen. Die Beispiele Dokumenten-management, Eingangsrechnungsverarbeitung und Vertragsverwaltung machen dies klar.

Digitales Dokumentenmanagement

Um fehlende Funktionen der Microsoft-Angebote erweitert, können digitale Akten Informationen strukturieren, die in SharePoint Online oder auch in Teams gespeichert werden und sich via Metadatensuche schnell finden lassen. Im diesjährigen Bericht weist Gartner darauf hin, dass viele Kunden berichten, dass Information in Microsoft 365 stark verteilt abgelegt werden. Digitale Akten sorgen hier für den notwendigen Überblick.

Besteht eine Outlook-Integration, lassen sich eingehende E-Mails einfach und schnell inklusive Anhängen archivieren und digitale Akten auch direkt in Outlook öffnen. Bietet die Erweiterung Schnittstellen zu gängigen Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder Salesforce, lassen sich abgelegte Dokumente im SharePoint Online auch von dort aus jederzeit aufrufen, nutzen und weiterverarbeiten.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Jede Kreditorenbuchhaltung kann mit einer für SharePoint optimierten digitalen Eingangs-rechnungsverarbeitung deutlich verbessert werden. Lösungsbausteine wie beispielsweise von d.velop machen die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangs-rechnungen auf Basis von Microsoft 365 durchführbar. Dies ermöglicht einen Kreditoren-Workflow, der für schnellere Zykluszeiten und höhere Transparenz an jeder Stelle im Prozess sorgt.

Vollständig in die Finanzbuchhaltung integriert, vereinfacht und beschleunigt sich die dortige Verarbeitung von Eingangsrechnungen erheblich, was unter anderem auch die Einhaltung von Skontofristen ermöglicht. Der Abgleich mit Stammdaten oder Bestellungen sowie die Übergabe der Rechnungsdaten erfolgt über die jeweils passende ERP-Schnitt-stelle. Unverzichtbare Features wie das Scannen eingehender Rechnungen beziehungsweise deren automatisches Auslesen aus eingehenden E-Mails sind selbstverständlich. Wichtige Metadaten sollte ein System ebenfalls automatisch erkennen. Alle Informationen und Dokumente werden sicher in SharePoint Online gespeichert und können von dort auch aufgerufen werden.

Vertragsverwaltung

Ein weiteres gutes Beispiel für die Integration etablierter DMS- bzw. ECM-Funktionalitäten in die Microsoft-Welt ist die digitale Vertragsverwaltung. Gute ECM-Lösungen ergänzen den Leistungsumfang von SharePoint um digitale Vertragsakten, die umfassende Suche anhand von Metadaten, ein Fristenmanagement sowie nicht zuletzt ein übersichtliches Dashboard. Sind diese Erweiterungen in Microsoft Office und Microsoft Teams integriert, sorgt dies für ein einheitliches Nutzererlebnis und den leichten Einstieg in die produktive Arbeit mit derartigen Services. Ist die Erweiterung dann auch noch über die API direkt in den Prozess eingebunden, kann sie so flexibel individualisiert werden, dass sich selbst komplexe, unternehmensspezifische Workflows schnell und einfach realisieren lassen.

Alle Dokumente sollten sich sicher in SharePoint Online speichern lassen und auch die (gemeinsame) Bearbeitung von Dokumenten in Word sowie das Teilen von Dokumenten sollten sichergestellt sein. In diesem Fall bieten die Microsoft 365 Standardfunktionalitäten bezüglich der Kollaboration gute Möglichkeiten.

Résumé

Unternehmen wie d.velop bietet seit vielen Jahren Services und Lösungen auf Grundlage von Microsoft-Technologien wie SharePoint an. Die Produkte veredeln die MS-Angebote und machen sie zu einem vollumfänglichen, medienbruchfreien Enterprise Content Management System. Dazu gehören Lösungen bzw. Cloud-Apps für die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen auf Basis von Microsoft 365, eine Vertragsverwaltung auf Basis von SharePoint und auch ein komplettes, professionelles ECM. All diese Angebote sind tief in die Microsoft-Welt integriert, sodass sie trotz hochgradiger Standardisierung für den einfachen Einstieg mit Microsoft-Bordmitteln auch an die spezifischen Bedürfnisse eines Anwenders angepasst werden können.

Anwender profitieren zudem, wenn sich die ECM-Erweiterungen eines Spezialisten über SharePoint hinaus in weitere Systeme, etwa aus der Microsoft Dynamics Welt, integrieren lassen. Ist dies gewährleistet, entsteht ein bidirektionales und ganzheitliches System für das Informationsmanagement mit SharePoint im Mittelpunkt. Weitere Möglichkeiten für unternehmensspezifische Anpassungen kommen hinzu: Beispielhafte Szenarien sind die Erstellung individueller Workflows, die Erarbeitung von Reports und Auswertungen oder der Aufbau von individuellen Formularen.

www.d-velop.de

d.velop stellt seit rund 30 Jahren intelligente digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. Mit seinen Lösungen hilft der ECM-Spezialist mittlerweile mehr als 12.500 Kunden jeder Branche und Größe mit über 2,9 Millionen Anwendern, ihr Potenzial komplett zu entfalten. ECM-Erweiterungen für Microsoft-Technologien sind seit vielen Jahren fester Bestandteil des Portfolios von d.velop. Ein professionelles, international aufgestelltes Netzwerk aus rund 360 spezialisierten Partnern machen diese sowie die weiteren Lösungen des Unternehmens weltweit verfügbar.